Często spotykam się z klientami, którzy postanowili rozpocząć swoją przygodę z rozwiązaniami Business Intelligence. W przypadku danych sprzedażowych nikt nie ma wątpliwości, że można je prezentować wizualnie. Jednak dość powszechna jest opinia, że dane finansowe można przedstawiać wyłącznie w postaci tabel. Wynika to z faktu, że często w tych danych porównujemy wskaźniki w czasie, zestawiamy je z innymi wskaźnikami i badamy ich udziały. Czy rzeczywiście tak jest?

Przez chwilę pomyślmy, skąd wzięła się powszechna opinia o wyższości danych numerycznych nad wizualizacją, szczególnie często spotykana w przypadku danych finansowych.

Jako przyczynę często podaje się jedno z głównych narzędzi kalkulacyjnych – Excel. Zdominował on rynek aplikacji służących do obliczeń. Tym samym, również z racji powszechnego dostępu do aplikacji, łatwości jego użycia oraz relatywnie niskiej ceny, aplikacja zaczęła być używana zarówno jako baza danych (a Excel ma spore ograniczenia, jeśli chodzi o tę funkcjonalność), jak również jako narzędzie do wizualizacji danych. W tym drugim zastosowaniu spotykamy się nie tylko z ograniczeniami w funkcjonalnościach w porównaniu do narzędzi przeznaczonych do wizualizacji danych, jak  Tableau, ale również z niewłaściwymi typami wizualizacji, takimi jak wykresy 3D czy pasiaste wzory na słupkach.

Excel jest natomiast bardzo dobry w tworzeniu tabel z liczbami. Z tego powodu właśnie raportowanie w postaci tabel jest najczęściej spotykane, szczególnie w przypadku danych finansowych. W tym szczególnym przypadku porównujemy bardzo wiele wartości – w czasie, w relacji do innych. Sprawdzamy, jakie relacje zachodzą między poszczególnymi elementami. Stąd suma naszych nawyków, narzędzi i potrzeb spowodowała, że finansowe dane są analizowane w tabelach. Czy faktycznie jest tak, jak się wydaje?

Przyjrzyjmy się przez chwilę, w jaki sposób dokonujemy wyborów w życiu codziennym. Jeśli popatrzymy na prostą decyzję, jaką jest przejście przez ulicę, używamy naszego wzroku. Oceniamy odległości, szacujemy prędkości pojazdów, porównujemy do naszej prędkości, możliwości etc. W ciągu sekund wybieramy właściwy moment i… przechodzimy. A teraz wyobraźmy sobie podjęcie takiej decyzji, gdybyśmy dostali liczby. Analiza danych i podjęcie decyzji zajęłyby nieporównywalnie więcej czasu. Używamy więc naszego wzroku, aby najszybciej uzyskać i przetworzyć otaczające nas informacje. Dlaczego więc nie korzystamy z tej przewagi w biznesie? Szczególnie w finansach?

Jeśli porównamy dane finansowe z danymi sprzedażowymi czy jakimikolwiek innymi, okazuje się, że właściwie niewiele się one od siebie różnią. Oczywiście nie co do stopnia komplikacji czy specyfiki, jednakże wciąż możemy pokazywać miary, porównywać je w czasie czy do innych miar. To oznacza, że każde dane możemy wizualizować, niektóre tylko trudniej wyliczyć.

W przypadku danych finansowych szczególnie ważna jest możliwość pokazania wielu wskaźników obok siebie, jednocześnie z informacją o tym, jak dany KPI zmienia się w czasie czy też jak możemy go porównać do innych wartości. Ta opinia wynika najczęściej z faktu, że dane finansowe na ogół prezentowane są w postaci arkuszy z danymi, w podziale na kategorie. Nawyk wyrobiony przez czytanie tego rodzaju raportu powoduje, że osoby zajmujące się danymi nie widzą możliwości zastosowania analizy wizualnej do prezentacji danych finansowych.

Tymczasem, jeśli popatrzymy na dane, w zasadzie nie różnią się one od innych. Oczywiście, dane dotyczą głownie finansów, ale to nadal liczby. KPI’s nadal są liczone według określonych wzorów, mogą być więc pokazywane w taki sam sposób jak jakiekolwiek inne wskaźniki.

Powyższa konkluzja oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć narzędzi do wizualizacji w celu oszczędzenia czasu i przyspieszenia analizy danych.

Tableau jako narzędzie do wizualizacji danych. Każdych danych!

Kluczem do wyboru narzędzia do analizy wizualnej jest dobór odpowiedniego rozwiązania. Tableau, aplikacja służąca do analizy wizualnej, ma nie tylko narzędzia odpowiednie do przygotowania warstwy wizualnej analizy, ale również łatwość użycia tych funkcjonalności przez biznesowego użytkownika.

Dzięki doborowi właściwego narzędzia nie tylko oszczędzamy czas podczas tworzenia wizualnego dashboardu, ale również oszczędzamy czas podczas analizy danych.

Przewagą Tableau jest użycie technologii drag & drop, która pozwala na intuicyjną pracę, począwszy od zbudowania modelu danych, przez uporządkowanie wymiarów i miar, aż po stworzenie warstwy wizualnej raportu. Dzięki takiemu podejściu możemy w krótkim czasie uzyskać analizy, które mogą być później również udostępniane całej organizacji za pomocą Tableau Servera.

Tableau daje nam również możliwość kreatywnego podejścia do wizualizowania danych poprzez możliwość użycia podstawowych typów wizualizacji oraz ich modyfikacji. Podstawowe typy wizualizacji są możliwe do wywołania jednym kliknięciem poprzez unikalną funkcjonalność ShowMe.

Po najechaniu na konkretną wizualizację otrzymujemy również informację, jakich elementów potrzebujemy, aby otrzymać jej dany typ.

Możemy wybrać wymiary i miary za pomocą klawisza CTRL (wybór wielokrotny), a następnie wybrać typ wizualizacji.

Następnie należy wybrać typ wizualizacji, klikając ikonkę w liście ShowMe.

Jak widać na powyższym rysunku, pigułki z panelu danych zostały automatycznie umieszczone na odpowiednich półkach. Użytkownik wciąż jednak może modyfikować widok poprzez przenoszenie, dodawanie pigułek, jak również formatowanie widoku poprzez użycie półek w Marks Card.

Ta intuicyjna i szybka praca w Tableau powoduje, że w wygodny i optymalny sposób możemy stworzyć widoki analityczne, które ułatwiają pracę z danymi.

Podsumowując, wybór narzędzia, które pozwoli nam szybciej analizować dane, jest kluczowy, szczególnie kiedy mówimy o wciąż rosnącej ich liczbie, szczególnie w przypadku danych finansowych.

Prezentacja finansowych KPI’s

Kiedy mówimy o danych finansowych, posługujemy się określoną specyfiką, wynikającą z metod i procesów związanych z finansami. Jednakże te KPI’s możemy podzielić na kilka grup, a następnie dobrać do nich określony sposób wizualizacji.

Popatrzmy przez chwilę na dane giełdowe. Rozwój aplikacji mobilnych spowodował powszechne użycie aplikacji do monitorowania danych finansowych na giełdach światowych. Bardzo dużo danych, wiele spółek, możliwość analizy trendów – to wszystko w postaci aplikacji mobilnej jest o wiele prostsze do analizy niż tabele tekstowe. Zadziwiające, że kilka wielkich monitorów może nie wystarczyć, a aplikacja na niewielkim smartfonie, używająca prostych narzędzi wizualnych, da nam potrzebne informacje szybciej i wygodnie.

Ten prosty przykład daje nam wyobrażenie, jak możemy wizualizować dane finansowe, zamiast przedstawiać je w postaci danych tabelarycznych.

Aby móc użyć Tableau w celu prezentacji KPI’s finansowych, musimy więc stworzyć formuły (kalkulacje), które wykonujemy za pomocą opcji Calculated Field.

Przy pracy z kalkulacjami możemy operować dowolnymi formułami dostępnymi w Tableau. Po stworzeniu kalkulacji możemy już zacząć prezentować wizualne wyniki.

Dobór odpowiedniej wizualizacji

Bardzo ważnym aspektem projektowania wizualizacji jest jej odpowiedni dobór. W zależności od typu danych i sposobu ich prezentacji możemy wybrać wizualizację z kilku typów.

Dla porównywania różnych danych między sobą najlepiej użyć wykresów słupkowych, poziomych lub pionowych. Pionowe pozwalają dodatkowo lepiej zobaczyć ranking wartości.

Bardzo dobrze działa też mapa obszarowa. Kolorami możemy oznaczyć wielkości danej miary i porównywać wyniki w regionach.

Wreszcie, do porównywania celu z wykonaniem świetnie posłuży wykres typu Bullet Graph, używający linii referencyjnej i wykresów słupkowych.

Jeśli chcemy porównywać proporcje i udziały, możemy użyć na przykład pie chartów lub ich specyficznej odmiany, czyli donut chartów.

Dobrym przykładem jest też bubble chart, na którym możemy jednocześnie pokazać aż trzy.

Relację udziałów do całości w efektywny sposób pokaże  poziomy wykres słupkowy, na którym udziały posortowane są malejąco według udziałów. Dla relacji między kategoriami lub miarami możemy użyć wizualizacji typu scatter plot.

W tym typie wizualizacji możemy jednocześnie analizować wiele obiektów, na przykład klientów, patrząc na dwa KPI umieszczone na osi pionowej i poziomej, dzięki czemu łatwo możemy dostrzec trendy, zidentyfikować outliery i to nimi zająć się w pierwszej kolejności.

Doskonałym sposobem porównywania przecięcia kategorii – na przykład segmentu i regionu – będzie heat mapa, czyli wizualizacja używająca kolorów do określenia punktów nas interesujących – hot spotów.

Ostatnim z podstawowych typów porównań jest porównanie danych w czasie. W takim przypadku możemy użyć wykresów liniowych, obszarowych, słupkowych czy kalendarzy.

Sposób doboru typów wizualizacji jest kluczowy w procesie projektowania efektywnej analizy, dlatego warto poświęcić mu więcej czasu. Tableau pozwala na testowanie różnych typów za pomocą kilku kliknięć myszą, co zaoszczędzi nam czas podczas tego etapu procesu przygotowywania analiz.

Jak użyć Tableau w celu pokazania KPI?

W ostatniej części artykułu postaram się pokazać, jak w prosty sposób możemy skonstruować widok pokazujący wartość KPI i jego porównanie w czasie. Za przykład posłuży nam podsumowanie KPI w postaci Tile, czyli płytki.

Tile – czyli inaczej płytka – pokazuje wartość KPI, razem ze zmianą w stosunku do poprzedniego okresu. Układ wielu płytek obok siebie jest bardzo łatwy do stworzenia w Tableau. Tworzymy płytkę jako Worksheet, a następnie na dashboardzie układamy je obok siebie.

Duże liczby pokazują wartość KPI, małą czcionką po prawej stronie pokazujemy wzrost/spadek procentowy w porównaniu do poprzedniego okresu. Dodatkowo kolorowe trójkąty pokazują spadki/wzrosty. Na górze płytki mamy informację o czasie oraz nazwie pokazywanego wskaźnika.

Jak to zrobić?

Krok 1 – ustawienie elementów podstawowych

Ustawiamy wskaźniki (pole Type) i daty (Start Date) w kolumnach. Dodatkowo filtrujemy widok dla miesiąca daty, aby filtr pokazywał bieżący i poprzedni miesiąc.

Następnie musimy ukryć poprzedni miesiąc poprzez opcję Hide w menu pigułki. To pozwoli na użycie kalkulacji tablicowej przy pokazywaniu tylko bieżącego miesiąca.

Krok 2 – typ wykresu

W półce Marks Card wybieramy opcję Shape, dzięki czemu będziemy mogli uzyskać efekt strzałki w górę/dół i dodania wartości miar.

Krok 3 – kalkulacje dodatkowe

W trzecim kroku dodamy kalkulację tablicową, liczącą różnicę okres do okresu oraz dodatkowe kalkulacje oznaczające wzrost/spadek wskaźnika. Kalkulacja Difference pozwala na wyliczenie wzrostów i spadków. W bazie danych liczymy liczbę rekordów, ale może to być jakakolwiek inna miara.

Kolejne kalkulacje pozwalają dodać inne kształty i kolory przy wzroście/spadku miary.

W kolejnym kroku wstawiamy do Marks Card miary i wskaźniki. Tile jest specyficzną formą wizualizacji, gdyż używa tekstu/labelki jako jednej warstwy, a kształtu jako drugiej.

Następnie formatujemy labelkę, edytując półkę Label.

Dzięki temu mamy już warstwę tekstową labelki. Pole Difference dodajemy do półki Shape i Color – następnie wybieramy odpowiednie kształty i kolory , klikając na odpowiednie półki. Chowamy również nagłówki (Show Header) dla wymiarów dodanych w kolumnach. Następnie formatujemy wielkość okienka, przesuwając odpowiednio linie graniczne lub używając opcji Fit: Entire View.

Podsumowanie

W naszej pracy, ale nie tylko, analizujemy coraz więcej danych. Jeśli chcemy oszczędzić czas i szybciej otrzymywać odpowiedzi na biznesowe pytania, musimy użyć naszego największego atutu: wzroku. Analiza wizualna pozwoli nam na szybkie uzyskanie informacji. Należy tylko wybrać odpowiednie, efektywne narzędzie oraz zacząć zmieniać swoje nawyki. Dane finansowe to wciąż dane. Jak każde inne.

Share This