KSeF Connector: integracja systemów z KSeF

Wybierz punkt startu

Najważniejsze możliwości

Zobacz zakres techniczny

Gotowy komponent pozwala systemowi ERP lub księgowemu korzystać z jednego interfejsu API. Warstwa integracyjna obsługuje komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur, walidację dokumentów, statusy i potwierdzenia.

Wyzwanie: złożona komunikacja z KSeF

Każdy system źródłowy ma własny model danych i sposób obsługi dokumentów. Przy wymianie z KSeF potrzebne są wysyłka i pobieranie faktur, śledzenie statusów oraz obsługa niedostępności systemu zewnętrznego.

Błąd struktury lub brak wymaganych danych może zatrzymać dokument. Budowanie całej warstwy komunikacyjnej osobno dla każdego systemu wydłuża projekt i utrudnia późniejsze utrzymanie.

Rozwiązanie: jeden komponent dla systemu ERP lub księgowego

Astrafox przygotował komponent, który przejmuje techniczną komunikację z KSeF. System źródłowy przekazuje i odbiera dane przez stabilne API.

KSeF Connector działa jako automatyczna usługa integracyjna. Rozszerzamy go o repozytorium dokumentów w AMODIT, w którym zespół pracuje z fakturami, uprawnieniami i obiegiem dokumentów.

Jeżeli firma pracuje na Comarch ERP XL, KSeF Connector nadal może pełnić rolę wspólnej warstwy integracyjnej. Pomocniczy opis obsługi faktur i UPO w środowisku Comarch ERP XL pokazuje również funkcje i procesy dostępne bezpośrednio wokół tego systemu.

Efekt: integracja bez budowania całej warstwy od początku

Zespół odpowiedzialny za ERP lub system księgowy korzysta z jednego interfejsu. Walidacja wykrywa problemy przed wysyłką, a zadania w tle obsługują rutynowe sprawdzanie statusów i odbiór dokumentów. Logi oraz statystyki ułatwiają monitorowanie i diagnozowanie problemów.

Architektura wielu podmiotów pozwala wykorzystać rozwiązanie zarówno w jednej organizacji, jak i w środowisku obsługującym kilka spółek.

Korzyści dla organizacji

• Jeden komponent integruje wiele systemów ERP używanych przez wiele spółek.
• Monitoring wykrywa brak odpowiedzi systemu uczestniczącego w procesie i kieruje informację do administratorów.
• Dodatkowa walidacja przed wysyłką pomaga wychwycić błędy, zanim dokument trafi do KSeF.
• Wspólna obsługa statusów, UPO i błędów ułatwia nadzór nad wymianą faktur w rozproszonym środowisku.

Jak wygląda wdrożenie

Oferta łączy gotowe funkcje KSeF Connectora z projektem wdrożeniowym dopasowanym do systemów i procesu klienta.

1. Analiza przedwdrożeniowa. Doprecyzowujemy wymagania techniczne i biznesowe, walidacje, sposób wysyłki faktur oraz obieg dokumentów. Ustalamy też integracje i kanały wymiany danych: SOAP lub REST API, widok bazy danych, pliki udostępniane na dysku albo import z pliku. Określamy formaty danych, między innymi XML, JSON, Excel lub uzgodniony plik tekstowy, oraz komunikację zwrotną obejmującą status wysyłki, datę przyjęcia faktury, numer KSeF i UPO. Wynikiem jest zatwierdzony przez obie strony dokument analizy.
2. Architektura rozwiązania. Przygotowujemy schemat architektury dla środowiska testowego i produkcyjnego, rekomendowaną konfigurację oraz sizing rozwiązania.
3. Instalacja i konfiguracja. Konfigurujemy KSeF Connector do wysyłania i odbierania faktur w kontekście klienta. Jeśli ERP działa na serwerach firmy, instalujemy komponent CloudAgent zapewniający komunikację bez otwierania dostępu do ERP z zewnątrz.
4. Integracja z systemami klienta. Łączymy KSeF Connector z uzgodnionymi systemami finansowo-księgowymi i workflow zgodnie z dokumentem analizy.
5. Mapowanie pól. Wbudowany maper przypisuje dane z formatu źródłowego do odpowiednich pól formatu KSeF na podstawie zatwierdzonej analizy.
6. Testy w środowisku klienta. Łączymy rozwiązanie z testowym środowiskiem KSeF i sprawdzamy konfigurację, integracje, przepływ informacji zwrotnej oraz mapowanie pól przed uruchomieniem produkcyjnym.
7. Uruchomienie produkcyjne. Po zakończeniu testów przełączamy aplikację na produkcyjne środowisko KSeF i uruchamiamy rzeczywistą wymianę dokumentów.
8. Dokumentacja końcowa. Po wdrożeniu przekazujemy zaktualizowaną dokumentację rozwiązania.
9. Szkolenie wdrożeniowe. Na życzenie przeprowadzamy szkolenie dla wybranej grupy użytkowników i administratorów objętych wdrożeniem.

Część techniczna

Integracja i komunikacja z KSeF

• połączenie z dowolnym systemem ERP lub workflow,
• mapowanie pól z formatu systemu klienta na format KSeF,
• zakładanie i prowadzenie sesji oraz obsługę uwierzytelniania i certyfikatów,
• ręczne, uruchamiane na żądanie, i automatyczne pobieranie e-faktur kosztowych,
• ręczne i automatyczne wysyłanie oraz pobieranie e-faktur sprzedażowych,
• przekazywanie pobranych dokumentów do powiązanych systemów ERP i workflow,
• wysyłkę wielu faktur jednocześnie,
• walidacje techniczne i biznesowe przed wysłaniem dokumentu,
• wykrywanie duplikatów faktur,
• odbieranie statusów, numeru referencyjnego KSeF, daty faktury i UPO,
• cykliczne sprawdzanie statusów i pobieranie dokumentów,
• tryb awaryjny na czas niedostępności KSeF,
• monitorowanie dostępności systemów uczestniczących w procesie oraz powiadamianie administratorów klienta i Astrafox o problemach z komunikacją,
• powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach,
• obsługę wielu podmiotów z oddzielnymi parametrami i certyfikatami.

Repozytorium dokumentów w AMODIT (rozszerzenie)

• pobieranie i przechowywanie Urzędowych Poświadczeń Odbioru,
• generowanie PDF z numerem KSeF, datą i kodami QR,
• wizualizację faktur sprzedażowych i kosztowych w polskiej oraz angielskiej wersji,
• powiadomienia mailowe o nowych fakturach,
• zarządzanie uprawnieniami dostępu do faktur,
• przypisywanie faktur konkretnym osobom według parametrów dokumentu, na przykład NIP-u kontrahenta,
• obsługę procesu i obiegu faktur w AMODIT,
• raporty, zestawienia, statystyki, logi i rejestr operacji.

ERP na serwerach firmy: komponent CloudAgent. Gdy system ERP działa w infrastrukturze firmy (on-premise), a firma nie chce otwierać połączeń z zewnątrz do swojego ERP, KSeF Connector łączy się z nim przez komponent CloudAgent. CloudAgent zapewnia połączenie między KSeF Connectorem a systemem ERP bez otwierania dostępu do ERP z zewnątrz.

Sposoby komunikacji i formaty wymiany danych

Kanał komunikacji dobieramy do specyfiki systemu klienta. KSeF Connector obsługuje:

• WebService SOAP oraz REST API,
• widok bazy danych,
• pliki udostępniane na dysku,
• import z pliku.

Obsługiwane formaty danych to XML, JSON, pliki Excel oraz pliki tekstowe o uzgodnionym formacie.

Komponent ma wieloplatformową architekturę .NET i współpracuje z różnymi silnikami bazodanowymi. Oddziela klienta KSeF, warstwę danych, mechanizm zadań cyklicznych i interfejs użytkownika. API ma dokumentację, a rozwiązanie obejmuje autoryzację, rejestrowanie operacji oraz mechanizmy kontroli stanu usługi.

Przepływ faktur między systemami

KSeF Connector rozwijamy z procesem obsługi znanych podatności i aktualizacji bezpieczeństwa; zobacz, jak odnosimy produkt do wymagań KSeF i CRA.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF Connector zastępuje system ERP?

Nie. Jest warstwą integracyjną pomiędzy istniejącym systemem ERP lub księgowym a KSeF.

Czy komponent obsługuje wiele spółek?

Tak. Każdy podmiot ma oddzielne ustawienia, uwierzytelnianie i certyfikaty.

Czy trzeba otwierać dostęp do ERP z zewnątrz?

Nie. Jeśli ERP działa na serwerach firmy, połączenie z KSeF Connectorem zapewnia komponent CloudAgent, bez otwierania połączeń z zewnątrz do systemu ERP.

Czy system przechowuje potwierdzenia?

Tak. Pobiera i przechowuje Urzędowe Poświadczenia Odbioru oraz informacje o statusie dokumentów.

Zobacz także

• Platforma elektronicznego obiegu faktur
• Platforma integracyjna do elektronicznego fakturowania