KSeF Connector
KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów służący do wysyłki oraz odbioru faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). System powstał w celu zbierania, analizy i kontroli danych wystawianych faktur. Administratorem gromadzonych danych jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Start produkcyjny systemu odbył się 1 stycznia 2022 r., jednak na chwilę obecną faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. Na chwilę obecną nie jest znana data, od której wysyłka faktur do KSeF będzie obligatoryjna (przewidywany termin to początek stycznia 2024 r.).
Podstawowe założenia KSeF
KSeF jako system ma szereg odgórnych założeń, które należy uwzględnić podczas wdrożenia rozwiązania umożliwiającego wysyłkę eFaktur:
- KSeF obsługuje tylko dokumenty XML zgodne ze schemą udostępnioną przez MF.
- Przekazane faktury są przetwarzane zgodnie z mechanizmem WORM – Write Once Read Many. Nie ma możliwości edycji, wycofania i kasowania zapisanych danych.
- System będzie przechowywał wszystkie faktury przez okres 10 lat.
- Każda poprawnie przyjęta faktura będzie miała nadany unikany w skali systemu numer KSeF.
- Datą wystawienia faktury jest data przyjęcia dokumentu do KSeF.
- Przesłany dokument staje się formalnie fakturą dopiero w momencie poprawnego przetworzenia przez system KSeF i nadaniu unikalnego identyfikatora ksefRefNumber.
- Walidacja przesyłanych faktur ogranicza się do sprawdzenia XML-a pod kątem zgodności ze schemą.
- KSeF obsługuje tylko sprzedawców posiadających polski nr NIP.
- Faktury wystawiane dla klientów zagranicznych muszą być rejestrowane w KSeF.
- KSeF nie obsługuje załączników do faktur.
KSeF Connector
KSeF Connector jest usługą sieciową łączącą oprogramowanie klienta z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). System składa się z dwóch modułów służących do wysyłki faktur sprzedażowych oraz odbierania faktur zakupowych. Dzięki końcówce instalowanej u klienta KSeF Connector umożliwia integrację z dowolnym systemem ERP. Oprogramowanie dostępne jest w dwóch wariantach:
Automatyczna usługa
KSeF Connector jako automatyczna usługa do wymiany danych, bez interfejsu użytkownika. W tym wariancie usługa jest całkowicie automatyczna i wszystko działa bez ingerencji użytkownika. Dane są pobierane z systemu ERP, przetwarzane, walidowane pod względem poprawności oraz wysyłane do Krajowego Systemu eFaktur. Również odpowiedź z KSeF jest pobierana automatycznie i przekazywana do systemu ERP.
Repozytorium dokumentów
KSeF Connector z funkcjonalnością repozytorium dokumentów. Posiada wszystkie funkcjonalności opisane w punkcie 1 i udostępniony jest także interfejs użytkownika, za pomocą którego pracownicy mogą przeglądać wysłane oraz odebrane faktury bezpośrednio w systemie KSeF Connector.
Podstawowe funkcjonalności KSeF Connector:
- Moduł integracyjny z dowolnym systemem ERP Workflow.
- Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie eFaktur kosztowych z KSeF.
- Przekazywanie pobranych eFaktur do systemów powiązanych (ERP, workflow).
- Ręczne (na żądanie) i automatyczne pobieranie i wysyłka eFaktur sprzedażowych.
- Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
- Walidacja przesłanych dokumentów przed wysyłką do KSeF.
- Odpowiedzi zwrotne z KSeF wraz z ksefRefNumber, datą faktury oraz UPO.
- Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
- Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
- Mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie. Ponieważ KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie oraz systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziome komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają, zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie klienta oraz administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.
- Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
- Zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
- Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów z faktury (np. NIP kontrahenta).
- Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector.
- Raporty i zestawienia faktur.
Sposoby komunikacji oraz formaty wymiany danych
W zależności od specyfiki klienta w KSeF Connector przewidziano następujące kanały komunikacyjne:
- WebService SOAP oraz REST API.
- Widok bazy danych.
- Pliki udostępniane na dysku.
- Import z pliku.
KSeF Connector obsługuje następujące formaty danych:
- XML.
- JSON.
- Pliki Excel.
- Pliki testowe o ustalonym formacie.
Architektura KSeF Connector
Architektura KSeF Connector dostępna jest w dwóch poniższych wariantach:
- Usługa dostępna w chmurze.
- Aplikacja instalowana na środowisku klienta.
Poniżej przedstawiono przykładowy diagram wizualizujący proces wysyłki i odbioru faktur:
Korzyści z zastosowania KSeF Connector
- Integracja wielu systemów ERP wielu spółek.
- Obsługa załączników.
- Moduł monitorujący dostępność systemów.
- Dodatkowa walidacja przed wysłaniem dokumentu do KSeF.
Ofertę można podzielić na dwie części:
Wdrożenie aplikacji
KSeF Connector – główne funkcjonalności dostarczone wraz z rozwiązaniem
W ramach wdrożenia oferujemy:
1) Analizę przedwdrożeniową.
Na samym początku wdrożenia zostanie przeprowadzona analiza techniczna, która składać się będzie z dwóch etapów:
- Etap 1
Doprecyzowanie wymagań technicznych oraz biznesowych. Zostaną omówione i spisane wymagania klienta oraz do każdego wymagania zostanie zaproponowane rozwiązanie. W ramach etapu 1 zostaną omówione wszelkie walidacje, obsługa załączników, wysyłki FV oraz obieg dokumentów.
- Etap 2
Integracje z innymi systemami – wspólnie z klientem zostanie wypracowany najlepszy sposób integracji (dostępne kanały to: WebService SOAP oraz REST API, Widok bazy danych, Pliki udostępniane na dysku, Import z pliku) oraz uzgodnione zostaną formaty przekazywanych danych (XML, JSON, Pliki Excel, Pliki testowe o ustalonym formacie). Dodatkowo zostanie zaplanowana komunikacja zwrotna z KSeF, w ramach której zostaną ustalone kanały komunikacyjne i miejsce dostarczenia informacji (status wysyłki, data przyjęcia FV, nr KSeF oraz UPO).
- Etap 3
Mapowanie pól z formatu udostępnionego przez klienta na format KSeF. W ramach tego etapu wspólnie z klientem zostaną przeanalizowane dane udostępnione przez system finansowo-księgowy klienta oraz zostanie zaproponowane mapowanie danych źródłowych do formatu KSeF.
Wynikiem powyższych etapów będzie zatwierdzony przez obie strony dokument analizy przedwdrożeniowej.
2) Opracowanie architektury technicznej rozwiązania – zostanie opracowany schemat architektury technicznej rozwiązania wraz z rekomendowaną konfiguracją sprzętową środowiska. Opracowanie przewiduje zarówno środowisko produkcyjne, jak i testowe).
Wynikiem prac będzie schemat architektury technicznej, konfiguracja oraz sizing rozwiązania.
3) Instalację i konfigurację aplikacji – na środowisku klienta zostanie zainstalowany Cloud Agent, który umożliwi komunikację na zewnątrz bez potrzeby robienia wyjątków na poziomie firewall, zostanie skonfigurowany KSeF Connector umożliwiając wysyłkę i odbiór FV z KSeF w kontekście klienta.
4) Integrację z systemami klienta – na podstawie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej zostanie przeprowadzona integracja KSeF Connectora z systemami klienta. Integracja będzie obejmowała zarówno systemy finansowo-księgowe, jak i workflow.
5) Mapowanie pól – do mapowania pól z formatu źródłowego do formatu KSeF służy wbudowany maper. Każdą daną źródłową będzie można przypisać w odpowiednie pole w formacie KSeF. Mapowanie odbędzie się na podstawie zatwierdzonego dokumentu analizy.
6) Testy na środowisku klienta – na etapie testów KSeF Connector zostanie podłączony do środowiska Demo KSeF MF i na to środowisko będą wysyłane wszystkie FV. Środowisko demo posiada pełną funkcjonalność środowiska produkcyjnego, ale przekazane tam FV nie mają skutku prawnego. Dzięki takiemu podejściu w bezpieczny sposób zostanie sprawdzona konfiguracja oraz mapowanie pól.
7) Uruchomienie produkcyjne – po przeprowadzonych testach aplikacja przejdzie w tryb produkcyjny i dokumenty będą wysyłane na produkcyjne środowisko KSeF.
8) Dokumentację końcową – po zakończeniu wdrożenia zostanie dostarczona zaktualizowana dokumentacja końcowa.
9) Szkolenia – istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia dla wybranej grupy osób.
10) Utrzymanie powdrożeniowe w ramach utrzymania aplikacji.
11) Pewność aktualizacja do najnowszego formatu KSeF w ramach maintenance lub subskrypcji.
KSeF Connector – główne funkcjonalności aplikacji
Wraz z wdrożeniem zostanie udostępniona aplikacja, która będzie posiadała co najmniej poniższe funkcjonalności:
1) Mapę pól z formatu klienta na format KSeF.
2) Wysyłkę faktur sprzedażowych wraz z obsługą statusów wysyłki oraz informacją zwrotną (datą przyjęcia FV, nr KSeF, UPO).
3) Odbiór faktur zakupowych.
4) Walidacje techniczne – pewność zgodności z formatem KSeF przed wysyłką do KSeF MF.
5) Walidacje biznesowe (do trzech indywidualnych walidacji).
6) Powiadomienia o błędach w przesyłanych fakturach.
7) Wykrywanie duplikatów faktur.
8) Wysyłka wielu faktur jednocześnie.
9) Wizualizacja faktur sprzedażowych i kosztowych.
10) Powiadomienia mailowe o nowych fakturach.
11) Z poziomu repozytorium dokumentów zarządzanie uprawnieniami dostępowymi do faktur.
12) Możliwość przypisywania faktur konkretnym osobom w zależności od parametrów faktury (np. NIP kontrahenta).
13) Procesowanie i workflow faktur bezpośrednio w KSeF Connector.
14) Raporty i zestawienia faktur.
15) Automatyczne monitorowanie dostępności systemów – mechanizm sprawdzania dostępności wszystkich systemów biorących udział w procesie.
Ponieważ KSeF Connector integruje różne systemy (np. kilka systemów sprzedażowych w firmie plus systemy workflow do akceptacji dokumentów) a proces wysyłki i odbioru faktur powinien być realizowany w sposób ciągły, został zastosowany mechanizm diagnozujący usterki na poziome komunikacji pomiędzy systemami. Jeśli z jakiegoś powodu zintegrowane systemy nie odpowiadają zostaje wysłany komunikat do administratora po stronie klienta oraz administratora Astrafox. Mechanizm ten zabezpieczy ciągłość wysyłki faktur do KSeF.
Podsumowanie
W ramach projektu KSeF Connector oferujemy:
- Rozwiązanie oparte na sprawdzonej platformie (interfejsem użytkownika jest system AMODIT rozwijany i wdrażany w wielu przedsiębiorstwach od ponad 12 lat).
- Możliwość integracji z dowolnym systemem ERP.
- Historię pobierania oraz wysyłki, statusy, numery FV oraz UPO.
- Pełną integrację z systemem AMODIT.
- Obsługę wielu spółek.
- Obsługę wielu systemów ERP i workflow w ramach jednego wdrożenia.
- Maksymalną automatyzację.
- Wsparcie od procesu analizy, poprzez wdrożenie do wsparcia operacyjnego.
- Warsztaty i szkolenia.