Zakup przed fakturą
Zapotrzebowanie przechodzi kontrolę kompetencji, budżetu i akceptacji. Zamówienie staje się punktem odniesienia dla faktury oraz odbioru.
Strona główna › Specjalizacje › Obieg faktur kosztowych i zakupów
Specjalizacja Astrafox
Obieg faktur kosztowych bez maili, przepisywania i zgadywania
Faktura wpływa z KSeF albo poczty, ale księgowość nadal szuka właściciela kosztu, zamówienia i właściwej ścieżki akceptacji. Łączymy cały proces — od dokumentu i zakupu przez budżet oraz ERP aż po przygotowanie płatności.
Od wpływu faktury do księgowania i płatności
Dokument przechodzi jedną kontrolowaną drogę od wpływu do płatności
Na platformie AMODIT projektujemy role, reguły, wyjątki i historię decyzji. Integracje przekazują dane między KSeF, obiegiem, systemem ERP lub finansowo-księgowym oraz bankiem, bez tworzenia kolejnej wyspy informacyjnej.
Faktura wpływa z KSeF, poczty, skanu albo jest dodawana przez użytkownika
OCR lub AI odczytuje dane, a operator sprawdza wynik
Dokument łączy się z kontrahentem, zamówieniem, umową i budżetem
Osoby odpowiedzialne opisują koszt, dekretują i zatwierdzają fakturę
Zatwierdzone dane trafiają do ERP lub systemu finansowo-księgowego
Proces przygotowuje płatność, zapisuje status i zasila raportowanie
Wyjątki mają właściciela
Brak zamówienia, przekroczenie budżetu, duplikat albo różnica danych trafiają do osoby, która ma podjąć decyzję.
Status bez kolejnego maila
Finanse i właściciele kosztów widzą etap dokumentu, historię decyzji, terminy oraz dane potrzebne do analizy zobowiązań.
Przed wdrożeniem i po wdrożeniu — pięć sytuacji z pracy finansów
Przed wdrożeniem
Faktura wraca między księgowością, zamawiającym i przełożonym, bo brakuje zamówienia lub właściciela kosztu.
Po wdrożeniu
Dokument jest powiązany z zamówieniem, budżetem i regułą akceptacji, a wyjątek trafia do właściwej osoby.
Faktura i zamówienie
Przed wdrożeniem
CFO dostaje prognozę po terminie, bo działy przesyłają różne wersje arkuszy.
Po wdrożeniu
Dane mają wspólne definicje, harmonogram i walidację, a odchylenia są widoczne przed publikacją.
Prognoza i budżet
Przed wdrożeniem
Controller uzgadnia marżę zamiast analizować przyczynę odchylenia.
Po wdrożeniu
Uzgodniony model łączy sprzedaż, rabaty, koszty i dokumenty źródłowe.
Marża i rentowność
Przed wdrożeniem
Analityk wykrywa błąd dopiero po opublikowaniu raportu.
Po wdrożeniu
Kontrole jakości i pochodzenia danych wskazują niepełny zestaw przed publikacją.
Jakość danych
Przed wdrożeniem
Księgowa dostaje kategorię kosztu bez informacji, na jakiej podstawie została wskazana.
Po wdrożeniu
AI proponuje kategorię lub priorytet, a księgowa widzi dane wejściowe i zatwierdza wybór.
AI pod kontrolą
Zapotrzebowania, zamówienia i budżetowanie to osobna specjalizacja. Obejmuje zapotrzebowania z akceptacją według kompetencji, zbieranie ofert, zamówienia dla dostawców, rezerwacje i kontrolę budżetu oraz powiązanie zamówień z fakturami i dokumentami magazynowymi.
AI i OCR pozostają pod kontrolą użytkownika. Odczytują dokument, proponują dane i wskazują wyjątki, a człowiek sprawdza i zatwierdza wynik. Korzystamy z istniejących modeli i konfigurujemy je pod proces klienta — nie trenujemy modeli LLM ani OCR. Dane AI przetwarzamy w kontrolowanym środowisku, w regionach UE; modele nie są trenowane na danych klienta, co zapewnia zgodność z RODO i AI Act.
Jak to działa
Od źródła dokumentu po płatność i dane do decyzji
Zakres procesu dopasowujemy do organizacji. Niezmienne pozostają cel oraz połączenie dokumentów, ludzi i systemów w jedno środowisko pracy.
Uniwersalna ścieżka pokazuje, co obejmuje specjalizacja. Role, reguły akceptacji i integracje konfigurujemy zgodnie ze środowiskiem firmy.
-
Wpływ dokumentu
Faktura trafia do procesu niezależnie od kanału i formatu.
-
Odczyt i weryfikacja
OCR i AI proponują dane, a użytkownik sprawdza wynik.
-
Opis i akceptacja
AMODIT prowadzi dokument przez role, opis kosztu i zatwierdzenia.
-
Księgowanie
Zatwierdzone dane i dekretacja trafiają do systemu finansowego.
-
Płatność i raportowanie
Proces zasila płatności, statusy oraz analizę kosztów i zobowiązań.
AMODIT spina role i obieg, a KSeF Connector oraz integracje wymieniają dokumenty, dane i statusy z otoczeniem procesu.
AMODIT
Obieg, role, reguły, AI i historia decyzji.
- KSeF Connector
-
Przepływ: dokumenty.
Źródła dokumentów
- KSeF
- poczta
- skan
-
Przepływ: dane i sugestie.
AI i odczyt
- OCR i AI
- dane KSeF
- weryfikacja człowieka
-
Przepływ: zatwierdzenia.
Ludzie i role
- właściciel kosztu
- akceptujący
- księgowość
-
Przepływ: dane i statusy.
Systemy finansowe i ERP
- SAP
- Symfonia
- Comarch ERP XL i Optima
- enova365
-
Przepływ: płatności.
Bank i płatności
- paczki przelewów
- status płatności
-
Przepływ: dane do analizy.
Raportowanie i BI
- koszty
- zobowiązania
- etapy procesu
Więcej niż workflow
Technologie i usługi w obiegu faktur
Dobieramy elementy do architektury firmy. Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne produkty Astrafox, a rozwiązania innych dostawców włączamy wtedy, gdy wynikają ze środowiska klienta.
AMODIT
Na platformie Astrafox budujemy obieg faktur, zakupów, budżetów i akceptacji z rolami, terminami, powiadomieniami oraz śladem decyzji.
Zobacz AMODIT →
KSeF Connector
Własny produkt Astrafox łączy KSeF z dowolnym ERP lub systemem księgowym i obsługuje komunikację, mapowanie, walidację, statusy oraz UPO.
Zobacz KSeF Connector →
AI i OCR
Odczytujemy nagłówki oraz pozycje faktur, rachunków i paragonów. Dokumenty z KSeF korzystają z danych ustrukturyzowanych, a pozostałe kanały z OCR.
Zobacz rozwiązania AI →BI kosztów i zobowiązań
Łączymy dane procesu i systemów finansowych w raportach pokazujących koszty, zobowiązania, budżety, terminy oraz wąskie gardła.
Zobacz Dane i BI →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, z ustalonym dostępem, kopiami i odpowiedzialnością za utrzymanie.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →Integracje z ERP i systemami finansowymi
Łączymy obieg z SAP, Symfonią, Comarch ERP XL i Optimą, enova365, TETA, Microsoft Dynamics i innymi systemami: słowniki, faktury, dekretacja, statusy księgowania i płatności.
Zobacz software i integracje →Controlling, należności i infrastruktura finansów
Raportowanie finansowe wspiera analizę przyczyn, gdy miary mają wspólne definicje, dane przechodzą kontrolę jakości, a użytkownik może przejść od wyniku do źródła.
P&L i marża
Przychody, koszty i wynik są liczone według wspólnej metodologii, a każda wartość ma ścieżkę do źródła.
Budżet i prognoza
Plan, wykonanie i odchylenia są widoczne w tym samym kontekście okresu, spółki i odpowiedzialności.
Należności i płynność
Zespół analizuje terminy, strukturę należności i pozycje wymagające uwagi bez ręcznego scalania danych.
AI Business Indicators
Łączy wskaźniki finansowe i sprzedażowe, pokazuje metodologię oraz przygotowuje wnioski AI z dostępem do danych źródłowych.
Zobacz produkt →DataFlow
Porządkuje zasilanie raportów, testy danych, pochodzenie wartości i publikację zmian z pomocą AI.
Zobacz produkt →Chmura dla finansów
Łączymy kontrolę kosztów środowiska, rozdział dostępu oraz kopie i odtwarzanie danych na Azure, Google Cloud lub AWS.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →Integracje
Obieg współpracuje z systemem, w którym firma już prowadzi finanse
W projektach łączyliśmy procesy fakturowe i zakupowe m.in. z SAP, Symfonią, Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, enova365, TETA, Microsoft Dynamics i Exact. Integrujemy także inne systemy finansowe i ERP, jeżeli udostępniają interfejs potrzebny do bezpiecznej wymiany.
Wymiana obejmuje zależnie od procesu słowniki, kontrahentów, zamówienia, konta i MPK, faktury, dekretację, status księgowania oraz status płatności.
Dobieramy sposób wymiany do systemu
- konektory i dostępne API, w tym REST API;
- usługi WebService i bezpieczna wymiana plików;
- tabele pośrednie SQL;
- pliki XML i inne uzgodnione formaty;
- obsługa błędów, ponowień i statusów wymiany.
Typowy zakres
Proces uwzględnia dokumenty, wyjątki i reguły działające w Twojej organizacji
Nie ograniczamy projektu do faktury podstawowej. Porządkujemy także powiązane zakupy, budżety i płatności.
Korekty, proformy i zaliczki
Powiązania z dokumentem pierwotnym i właściwa ścieżka obsługi.
Waluty, spółki i oddziały
Odrębne słowniki, uprawnienia i reguły dla jednostek organizacji.
Duplikaty i kompletność
Kontrola danych, dokumentów poufnych B2B i przypadków wymagających decyzji.
Matryce kompetencji
Akceptacja według roli, kwoty, MPK, projektu, spółki i rodzaju zakupu.
Zapotrzebowania i zamówienia
Oferty dostawców, zamówienia oraz powiązanie faktury z zakupem i przyjęciem.
Budżety i rezerwacje
Plan, wykorzystanie, rezerwacje środków i sygnały o przekroczeniach.
Dekretacja i księgowanie
Konta, MPK, projekty i inne wymiary przekazywane do systemu finansowego.
Paczki przelewów
Płatności krajowe i zagraniczne, Elixir oraz płatność podzielona.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach faktur i zakupów
Zestawienie łączy powtarzalne i wyspecjalizowane zakresy projektów: od dokumentów i reguł procesu po integracje, płatności oraz raportowanie. Pokazuje elementy, które dobieramy do procesu i środowiska firmy.
Systemy i integracjeAMODIT, KSeF i KSeF 2.0, AMODIT KSeF Connector i CloudAgent dla systemów on-premise, SAP ERP, SAP Business One, SAP Retail i SAP PI, Oracle JD Edwards (JDE) i inne
AMODITKSeF i KSeF 2.0AMODIT KSeF Connector i CloudAgent dla systemów on-premiseSAP ERP, SAP Business One, SAP Retail i SAP PIOracle JD Edwards (JDE)Symfonia Finanse i Księgowość, Handel i 50cloudComarch ERP XL, Optima i Altumenova365TETAMicrosoft Dynamics 365, AX, Navision i Business CentralExactStreamsoft VERTOWaproSubiekt nexo, Rewizor nexo, Navireo i SferaKAMSOFT FKWInfor ERPRAKSRekordSIMPLE ERPSoftlabKsenofontsystemy hotelowe Protel i Operasystemy transportowe i logistycznesystemy medyczne i rozliczeniowesystemy zakupowe i e-commercededykowane systemy finansowe i operacyjneSharePoint i Power Appsskanuj.toAMODIT AI OCR i SmartOCRABBYY FineReader, Alphamoon OCR i OCR w Microsoft AzureGUS, biała lista VAT, VIES i kursy walut NBPintegracje bankowe przez API i plikimBank, Pekao, Santander i BNP Paribaskrajowe i zagraniczne formaty bankowe, w tym paczki ElixirREST API, WebService i konektory systemowetabele pośrednie, widoki SQL i procedury składowane w MS SQL i MySQLODBCSFTP i FTPIDocXML i XSLTCSV, TXT, Excel i XLSXPDF, DOCX, poczta elektroniczna i zasoby sieciowekody kreskowe i kody QRSSO, CAS SSO, Azure AD, tokeny i certyfikaty KSeF, SSL oraz tunele VPNMicrosoft Azure, Debian Linux i infrastruktura klienta on-premise
Rodzaje dokumentów i wariantówfaktury kosztowe, zakupowe i przychodzące, faktury sprzedażowe, faktury administracyjne, prowizyjne i szkodowe, faktury materiałowe, magazynowe i towarowe, faktury inwestycyjne, CAPEX i projektowe i inne
faktury kosztowe, zakupowe i przychodzącefaktury sprzedażowefaktury administracyjne, prowizyjne i szkodowefaktury materiałowe, magazynowe i towarowefaktury inwestycyjne, CAPEX i projektowefaktury właścicielskie, wewnętrzne i handlowefaktury poufne i tajne B2Bfaktury krajowe, zagraniczne i walutowefaktury wydatkowe oraz za media, energię i konserwacjęfaktury kosztów transportu, hoteli i produkcjifaktury korygujące i noty korygującenoty memoriałowe, obciążeniowe i dowody wewnętrzneproformy, faktury zaliczkowe i przedpłatyfaktury gotówkowe i opłacone kartąrachunki i paragonydokumenty księgowe, proste i celno-podatkowefaktury do refundacji lub zapłatybilety i dokumenty delegacyjnezapotrzebowania oraz zamówienia wewnętrzne i do dostawcówoferty dostawców i powiązane umowydokumenty PZ, WZ i przyjęcia magazynowebudżety, prognozy, rezerwacje, kosztorysy i plany kosztówpaczki płatności i pliki przelewówfaktury ustrukturyzowane KSeFskany PDF, obrazy dokumentów i załączniki z pocztydokumenty pierwotne i powiązanedane rachunków bankowych i kody SWIFTkartoteki kontrahentów i dostawcówrozliczenia zaliczek i wydatków
Scenariusze procesupobieranie faktur z KSeF, rejestracja z poczty, skanu, folderu sieciowego lub ręcznie, rozdzielanie wielu faktur z jednej wiadomości lub paczki plików, klasyfikacja dokumentów do właściwego obiegu, odczyt przez OCR lub AI OCR z weryfikacją, korektą i ponownym odczytem i inne
pobieranie faktur z KSeFrejestracja z poczty, skanu, folderu sieciowego lub ręcznierozdzielanie wielu faktur z jednej wiadomości lub paczki plikówklasyfikacja dokumentów do właściwego obieguodczyt przez OCR lub AI OCR z weryfikacją, korektą i ponownym odczytempomijanie OCR, mapowanie XML i wizualizacja PDF dla faktur z KSeFkontrola duplikatów, kompletności, zgodności formalnej, rachunkowej i księgowejweryfikacja VAT, VIES, GUS i białej listytworzenie kartoteki kontrahenta i weryfikacja rachunku bankowegołączenie korekt z dokumentami pierwotnymipowiązanie obiegu faktur z umowami i podpisamidekretacja na konta, MPK i projekty oraz podział kosztu między jednostki i obiektyszablony i podpowiedzi dekretacji według kontrahenta i historiimatryce akceptacji według kwoty, roli, MPK, projektu i rodzaju zakupuakceptacja jedno-, wielopoziomowa, równoległa i warunkowa z zastępstwami i eskalacjącofanie, zwroty i obsługa błędów procesuodrębne ścieżki dla spółek i oddziałów oraz poufność dokumentów B2Bzapotrzebowanie, zbieranie ofert i generowanie zamówień dla dostawcówdostęp dostawcy do terminu realizacji i komentarzyautomatyczne zamówienia z budżetu lub umowywiązanie faktur z zapotrzebowaniami, zamówieniami, umowami, PZ i WZrozliczanie i porównanie wielu faktur, zamówień, odbiorów i danych ERPimport planu oraz rezerwowanie, wykorzystywanie i przywracanie budżetusygnalizowanie przekroczeń i dodatkowa akceptacja limitówprzekazywanie faktur i dekretacji oraz odbieranie statusów z ERPkontrola statusu płatnościkrajowe i zagraniczne paczki przelewów, w tym Elixirkomasacja, split payment, kompensaty i planowane płatnościwysyłka sprzedaży, pobieranie zakupów i samofakturowanie w KSeFtryby online i offline, ponawianie, anulowanie, statusy i kody QR KSeFawaryjne pobieranie XML i wyszukiwanie dokumentów powiązanycharchiwum, historia zmian, retencja i wyszukiwanie dokumentówpowiadomienia, monity i przypomnieniaobsługa dokumentów po polsku, angielsku i w innych językach
Raporty i analizystatus dokumentu, bieżący etap, czas i opóźnienia, historia akceptacji i zmian, terminy płatności, status księgowania i płatności, zobowiązania, planowane płatności i dokumenty do przelewu i inne
status dokumentu, bieżący etap, czas i opóźnieniahistoria akceptacji i zmianterminy płatnościstatus księgowania i płatnościzobowiązania, planowane płatności i dokumenty do przelewukoszty według kont i MPKkoszty według projektów, budów, lokalizacji, oddziałów, obiektów i pojazdówplan, rezerwacje, wykorzystanie i dostępny budżetprzekroczenia budżetu i limitówfaktury i dokumenty nieprzypisanezapotrzebowania oraz otwarte i rozliczone zamówieniapowiązanie zamówień, faktur i przyjęćdostawcy i rachunki bankowebłędy, duplikaty i braki danychstatusy, błędy i potwierdzenia KSeFrozliczenia zaliczek, kart, wydatków, refundacji i płatnościprognozy i rezerwy kosztoweraporty miesięczne i roczneraporty przestawne, widoki operacyjne i pulpity zarządczeeksporty do Excel, CSV i PDF
Skala i środowiskawdrożenia w setkach organizacji, projekty udokumentowane od 2011 roku, do 60 spółek w jednym zakresie KSeF, do 23 000 dokumentów zakupu miesięcznie w największym zakresie, do 1700 licencji produkcyjnych w jednej organizacji i inne
wdrożenia w setkach organizacjiprojekty udokumentowane od 2011 rokudo 60 spółek w jednym zakresie KSeFdo 23 000 dokumentów zakupu miesięcznie w największym zakresiedo 1700 licencji produkcyjnych w jednej organizacjiSaaS, chmura klienta i instalacje on-premise
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy obieg faktur kosztowych i zakupów w setkach organizacji
Zakresy obejmują firmy od jednej spółki po grupy wielospółkowe i organizacje wielooddziałowe. W tym zakresie obsługujemy m.in. firmy: Rossmann, Neuca, Deutsche Bank, Weco-Travel, Netia, PCBC, Santander, Sportano i Polmlek.
Dlaczego u nas
- Mamy doświadczenie w organizacjach wielospółkowych i wielooddziałowych, w których reguły akceptacji oraz systemy różnią się między jednostkami.
- Imienny zespół odpowiada za proces, OCR i AI oraz opiekę po uruchomieniu.
- Gdy faktura przechodzi przez kilka systemów, łączymy KSeF Connector, obieg w AMODIT, dowolny ERP, bank i raportowanie.
Wybrane wdrożenia finansowe
Grupa Żywiec
Elektroniczny obieg umów, faktur i dokumentów wewnętrznych
- Wyzwanie biznesowe
- W dużej organizacji ręczne podpisy i papierowy obieg dokumentów wydłużały pracę wielu uczestników procesu.
- Rozwiązanie
- Umowy zakupowe, faktury, grafiki i regulaminy przechodzą elektroniczne ścieżki akceptacji i podpisu w AMODIT.
- Efekt dla firmy
- Grupa Żywiec wyeliminowała papier z tych procesów, skróciła ich przebieg i ułatwiła pracę uczestnikom.
ResInvest Energy Chorzów
Obiegi dokumentów połączone z systemem ERP
- Wyzwanie biznesowe
- Wymiana głównego ERP wymagała oddzielenia obiegów dokumentów od starszych systemów i zachowania swobody dalszych zmian.
- Rozwiązanie
- Korespondencja, umowy, zakupy, magazyny, faktury i procesy HR działają w AMODIT połączonym z ERP.
- Efekt dla firmy
- Firma rozwija obiegi na jednej platformie i może dostosowywać je do potrzeb użytkowników oraz zmian systemów zewnętrznych.
6 wdrożeń tego typu
Raportowanie finansowe i zarządcze
- Wyzwanie biznesowe
- Rozproszone raporty i arkusze utrudniały zarządom oraz finansom uzyskanie wspólnego obrazu wyników.
- Rozwiązanie
- Wskaźniki finansowe i zarządcze są prezentowane w raportach Power BI lub Tableau zamiast w oddzielnych zestawieniach.
- Efekt dla firmy
- Decydenci analizują koszty, przychody, marże i pozostałe wyniki we wspólnych widokach.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, integracje i odpowiedzialność po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z zasad bezpieczeństwa, integracji oraz odpowiedzialności operacyjnej organizacji.
Analiza i projekt procesu
Porządkujemy role, dokumenty, reguły, wyjątki, źródła danych, zakres migracji oraz scenariusze testowe.
Testy i szkolenia
Przygotowujemy środowiska, prowadzimy testy z użytkownikami oraz szkolenia dopasowane do ról biznesowych i administracyjnych.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, wsparcie użytkowników oraz rozwój procesu po zmianach organizacyjnych i prawnych.
Zobacz opiekę SLA →Od czego zależy zakres i koszt
Procesy i wyjątki
Faktury, zamówienia, budżety, należności oraz warianty akceptacji.
Źródła i integracje
ERP, system finansowo-księgowy, bank, KSeF, CRM, hurtownie, pliki i API.
Jakość danych
Definicje, kompletność, mapowanie, historia i reguły walidacji.
Skala organizacji
Liczba spółek, lokalizacji, użytkowników, walut i planów kont.
Bezpieczeństwo i audyt
Uprawnienia, ślad decyzji, retencja i scenariusze odbiorowe.
Utrzymanie
Monitoring, odpowiedzialność za błędy, wsparcie i dalszy rozwój.
Powiązana wiedza
Jak przygotować firmę do zmiany obiegu faktur
Poradniki pomagają rozdzielić rolę KSeF, workflow i ERP oraz przygotować kryteria wyboru rozwiązania.
Akceptacja faktur kosztowych
Co naprawdę skraca obieg dokumentu i które etapy warto uporządkować przed automatyzacją.
Przeczytaj artykuł →KSeF, ERP i obieg faktur
Jak rozdzielić odpowiedzialność między system krajowy, warstwę integracyjną, workflow i księgowość.
Przeczytaj przewodnik →Wybór systemu obiegu dokumentów
Pytania o procesy, integracje, bezpieczeństwo i utrzymanie, które warto zadać przed zakupem.
Przeczytaj poradnik →Pokazujemy tu, jak wdrażamy i integrujemy rozwiązanie w środowisku firmy. Szczegółowy opis funkcji produktu znajduje się w serwisie AMODIT.
Funkcje systemu w AMODIT →Rozwiązania finansowe zbudowane przez Astrafox
KSeF Connector: integracja systemów z KSeF
- Wyzwanie
- System ERP lub księgowy potrzebuje stabilnego połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.
- Po wdrożeniu
- Jeden komponent obsługuje komunikację, walidację, statusy i potwierdzenia.
Platforma masowych rozliczeń podatkowych
- Wyzwanie
- Duży wolumen deklaracji, dane z wielu źródeł i sztywne terminy tworzyły ryzyko błędów oraz kosztowną pracę ręczną.
- Po wdrożeniu
- Proces wsadowy agreguje dane, waliduje je, generuje dokumenty, obsługuje wysyłkę i zachowuje historię korekt.
Platforma zarządzania gospodarką odpadami
- Wyzwanie
- Dane o odbiorach, lokalizacjach, pojemnikach, dokumentach i kosztach były rozproszone w arkuszach oraz e-mailach.
- Po wdrożeniu
- Platforma łączy harmonogramy, ewidencję odbiorów, dokumentację, koszty i uczestników procesu.
Firma produkcyjna: ERP, faktury z KSeF, eTeczka i logowanie na kioskach
- Wyzwanie
- Firma produkcyjna potrzebowała spójnego wsparcia ERP, uporządkowania obiegu faktur i dokumentów kadrowych oraz wygodnego logowania dla pracowników na stanowiskach wspólnych.
- Po wdrożeniu
- ERP, faktury i dokumenty kadrowe działają w jednym środowisku: faktury z KSeF są kierowane bez ręcznego odczytu, a osoby na stanowiskach wspólnych logują się kartą i PIN-em.
Platforma elektronicznego obiegu faktur
- Wyzwanie
- Wiele lokalizacji, papierowy obieg i różne systemy utrudniały zachowanie spójnych danych oraz statusów faktur.
- Po wdrożeniu
- Centralna platforma automatyzuje obieg, synchronizuje statusy i kontroluje dostęp według lokalizacji oraz roli.
Platforma integracyjna do elektronicznego fakturowania
- Wyzwanie
- Różne źródła i formaty dokumentów wymagały ręcznego przepisywania, konwersji i kontroli.
- Po wdrożeniu
- Platforma automatyzuje pobieranie, transformację i walidację danych bez wymiany systemów źródłowych.
Platforma procesów majątkowych i akceptacji
- Wyzwanie
- Rozproszone dokumenty i ręczne korekty utrudniały kontrolę akceptacji, limitów oraz budżetu.
- Po wdrożeniu
- Jeden system prowadzi dokument przez decyzje i rozliczenie, rejestruje zmiany oraz egzekwuje reguły budżetowe.
System obsługi JPK dla wielu spółek
- Wyzwanie
- Dane sprzedażowe wielu spółek trzeba było przetworzyć do wymaganej struktury i bezpiecznie przekazać jako JPK.
- Po wdrożeniu
- Jeden system generuje pliki XML zgodne ze schematem Ministerstwa Finansów i obsługuje ich wysyłkę.
System wykrywania podejrzanych transakcji
- Wyzwanie
- Organizacja potrzebowała przeanalizować wszystkie transakcje i wyodrębnić operacje, które powinny zostać sprawdzone.
- Po wdrożeniu
- System wskazuje podejrzane transakcje i przygotowuje raport na potrzeby Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
System zarządzania procesami premiowymi
- Wyzwanie
- Wieloetapowe decyzje premiowe wymagały spójnych kryteriów, poufności i dopasowania do struktury organizacji.
- Po wdrożeniu
- System porządkuje ocenę celów, akceptacje i historię decyzji, zachowując kontrolę dostępu.
FAQ
Najczęstsze pytania o obieg faktur i zakupów
Czy rozwiązanie integruje się z naszym ERP?
Tak, jeżeli system udostępnia interfejs potrzebny do uzgodnionej wymiany. Łączyliśmy procesy m.in. z SAP, Symfonią, Comarch ERP XL i Optimą, enova365, TETA, Microsoft Dynamics oraz Exact. Dla innego ERP najpierw sprawdzamy dostępne API, usługi, tabele albo formaty plików.
Czy KSeF zastępuje obieg akceptacji faktur?
Nie. KSeF odpowiada za fakturę ustrukturyzowaną i komunikację z systemem krajowym. Firma nadal potrzebuje reguł opisu kosztu, kontroli merytorycznej, dekretacji, akceptacji, obsługi wyjątków oraz przekazania danych do księgowania i płatności.
Co dzieje się z fakturami spoza KSeF?
Dokumenty z poczty, skanera albo dodane ręcznie przechodzą przez OCR lub AI, weryfikację danych i tę samą kontrolowaną ścieżkę. Proces rozróżnia źródło dokumentu bez tworzenia osobnego obiegu dla każdego kanału.
Czy proces obejmuje zakupy i kontrolę budżetu?
Tak. Zakres łączy zapotrzebowanie, matrycę kompetencji, akceptację budżetu, oferty, zamówienie, przyjęcie oraz fakturę. Budżet pokazuje plan, rezerwacje i wykorzystanie oraz sygnalizuje przekroczenia.
Jak kontrolowany jest wynik AI i OCR?
AI lub OCR odczytuje dokument i proponuje dane, ale użytkownik weryfikuje wynik przed przekazaniem go do dalszego procesu. System zachowuje status, osobę odpowiedzialną i historię zmian.
Jak uzgadniacie marżę i P&L?
Najpierw ustalamy definicje przychodów, kosztów, okresów i wyjątków. Następnie łączymy potrzebne źródła, budujemy kontrolę jakości i umożliwiamy przejście od wyniku do danych źródłowych.
Jak wygląda ślad audytowy?
Proces zapisuje właściciela, status, decyzje, komentarze i historię zmian, a warstwa danych — definicje, testy, wykonania i publikacje.
Od czego zależy koszt projektu?
Od liczby procesów i wyjątków, źródeł oraz integracji, jakości danych, skali organizacji, wymagań bezpieczeństwa, migracji historii i zakresu utrzymania.
Czy rozwiązanie działa w chmurze i on-premise?
Tak. Uruchamiamy je w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo w jego infrastrukturze. Projekt określa miejsca przetwarzania danych, dostęp, kopie, integracje i odpowiedzialność za utrzymanie. Po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA, aktualizacje i dalszy rozwój.
Co daje połączenie producenta AMODIT i zespołu wdrożeniowego w Astrafox?
Jeden zespół odpowiada za proces, integrację KSeF, połączenia z dowolnym ERP i bankami oraz utrzymanie rozwiązania. Produkt i wdrożenie są objęte jedną odpowiedzialnością, także wtedy, gdy faktura przechodzi przez kilka systemów.
Zacznijmy od miejsca, w którym faktura dziś zatrzymuje proces
Opisz źródła dokumentów, system ERP i krok, który wymaga najwięcej ręcznej pracy. Uporządkujemy zakres procesu, integracji i odpowiedzialności.
Opisz swój problem