Podpis elektroniczny w procesach firmy

Od przygotowania dokumentu do archiwizacji

Dokument wraca podpisany do właściwej sprawy i systemu

Projektujemy podpis jako etap procesu biznesowego, a nie osobną skrzynkę do wysyłania plików. Dokument może powstać w AMODIT, CRM, systemie HR, ERP albo aplikacji obsługi klienta. Po podpisaniu wraca razem ze statusem i historią do miejsca, w którym organizacja prowadzi sprawę.

Dokument powstaje, a proces wybiera osoby podpisujące i właściwe pliki

Ustalamy role, kolejność, termin, sposób dostępu i dopuszczalne podpisy

Uczestnik składa podpis prosty, zaawansowany SMS, kwalifikowany, odręczny albo jednorazowy kwalifikowany

Proces kontroluje status, wysyła przypomnienia i obsługuje odmowę albo zmianę podpisującego

Podpisane pliki, daty, statusy i komentarze wracają do systemu źródłowego

Dokument trafia do archiwum, eTeczki, obiegu umów lub kolejnego etapu obsługi

Ikona osób zewnętrznych podpisujących dokument przez link i kod SMS

Osoby z zewnątrz bez konta

Kontrahent, kandydat albo pracownik otrzymuje spersonalizowany link. Dostęp i tożsamość zabezpiecza wskazany mechanizm, np. kod SMS.

Ikona seryjnego podpisywania i pieczętowania dokumentów

Serie zamiast pojedynczych operacji

Dokumenty kadrowe, umowy i skany podpisujemy albo pieczętujemy partiami, także do 100 dokumentów przy jednym uwierzytelnieniu.

Ikona weryfikacji podpisu i integralności pliku

Weryfikacja i spójność pliku

System sprawdza podpis, autentyczność i integralność dokumentu oraz zapisuje historię działań wraz z podpisaną wersją.

Więcej niż narzędzie do podpisu

Technologie i usługi w obiegu podpisu

Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne rozwiązania Astrafox. Następnie łączymy je z usługami podpisu oraz systemami działającymi już w organizacji.

AMODIT i TrustCenter

Na własnej platformie Astrafox prowadzimy przygotowanie, akceptację i dalszy obieg dokumentu, a AMODIT TrustCenter obsługuje podpisy oraz współpracę z osobami zewnętrznymi.

Zobacz AMODIT →

Ikona agenta AI opiniującego umowę przed podpisaniem

Agent AI do pracy z umowami

Agent AI pełni rolę wirtualnego działu prawnego: opiniuje umowę i nanosi poprawki przed akceptacją oraz podpisem, a człowiek zatwierdza wynik. Dane AI przetwarzamy w kontrolowanym środowisku, w regionach UE; modele nie są trenowane na danych klienta, co zapewnia zgodność z RODO i AI Act.

Zobacz agenta AI do umów →

Ikona dedykowanej integracji podpisu z systemem klienta

Integracje i aplikacje na zamówienie

Budujemy warstwę wymiany z CRM, HR, ERP i systemami obsługi klienta. System przekazuje dokument, a odbiera podpisany plik, status, datę i komentarz.

Zobacz software i integracje →

Ikona raportowania statusów i terminów podpisów

BI procesu podpisu

Raporty pokazują dokumenty oczekujące, odrzucone i przeterminowane, czas na etapach, wolumeny oraz obciążenie poszczególnych procesów i jednostek.

Zobacz raportowanie procesów →

Ikona środowiska chmurowego lub lokalnego dla procesu podpisu

Chmura lub on-premise

Obieg i integracje uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo na jego infrastrukturze. Dobieramy model do bezpieczeństwa, dostępów i architektury organizacji.

Zobacz chmurę i infrastrukturę →

Ikona integracji z usługami podpisu elektronicznego innych dostawców

Usługi podpisu innych dostawców

Integrujemy proces z SimplySign, SignApp, SIGNIUS, DocuSign, Szafir, Papirus i innymi usługami wynikającymi z wymagań oraz środowiska klienta.

Jak to działa

Od dokumentu po podpis i archiwum

Proces dopasowujemy do zasad organizacji i rodzaju dokumentu. Wspólna pozostaje kontrolowana droga podpisu oraz wymiana plików, statusów i danych między ludźmi a systemami firmy.

Przygotowanie dokumentu

Dokument powstaje w AMODIT lub systemie źródłowym i trafia do procesu podpisu.
- AMODIT
- system źródłowy
- plik lub formularz
Wybór podpisujących i kolejności

Proces wskazuje osoby, role, sekwencję podpisów oraz termin wykonania zadania.
- role
- kolejność
- termin
Podpis

Uczestnik składa podpis odpowiedni dla dokumentu i zasad organizacji.
- prosty
- zaawansowany
- kwalifikowany
Status i przypomnienia

Proces śledzi odpowiedzi, przypomina o terminie i obsługuje odmowę albo zmianę osoby.
- status
- SMS i e-mail
- wyjątki
Podpisany plik i archiwum

Dokument, status i historia wracają do sprawy, eTeczki lub systemu źródłowego.
- archiwum
- eTeczka
- system źródłowy

Proces + platforma

AMODIT

Role, kolejność, statusy i historia podpisu.

TrustCenter

Ludzie wewnętrzni i zewnętrzni

Przepływ: zadania i podpisy.
- pracownicy
- kontrahenci
- kandydaci
Dostawcy podpisu

Przepływ: podpis i weryfikacja.
- SimplySign
- SIGNIUS
- DocuSign
- Szafir
- Papirus
Systemy źródłowe

Przepływ: dokumenty i dane.
- CRM
- HR
- obieg umów
Archiwum i eTeczka

Przepływ: podpisane pliki.
- repozytorium
- eTeczka
- historia sprawy
Powiadomienia

Przepływ: wiadomości i odpowiedzi.
- SMS
- e-mail
- przypomnienia
Raportowanie

Przepływ: dane do kontroli.
- statusy
- terminy
- opóźnienia

Integracje

Podpis działa tam, gdzie dokument już powstaje

Łączymy podpisy z AMODIT, eTeczką, obiegiem umów, portalem pracownika, kancelarią obsługującą e-Doręczenia i eNadawcę oraz systemami CRM, HR, ERP i obsługi klienta. Pracownik nie musi ręcznie pobierać pliku, wysyłać go do kolejnego narzędzia i ponownie przypisywać do sprawy.

W projektach integrowaliśmy SimplySign, SignApp, SIGNIUS, DocuSign, Szafir, Papirus, Profil Zaufany i eDO. Zakres obejmuje także specyfikacje połączeń z Autenti oraz integracje dedykowane przez API.

Wymiana obejmuje cały cykl dokumentu

przekazanie pliku, osób, ról, kolejności i rodzaju podpisu;
uwierzytelnienie JWT, REST API, tabele i widoki SQL;
tworzenie, edycję i wysyłkę kopert DocuSign;
odbieranie statusów, dat, komentarzy i podpisanych plików;
obsługę błędów, ponowień oraz bezpieczne archiwum.

Zobacz integracje systemów →

Typowy zakres

Projekt obejmuje dokument, uczestników, wyjątki i dalszy obieg

Dobieramy rodzaj podpisu do zasad procesu ustalonych przez organizację. Następnie konfigurujemy drogę dokumentu, integracje i kontrolę potrzebną po wysłaniu.

Ikona umów i dokumentów przygotowanych do podpisu

Dokumenty i pakiety

Umowy, aneksy, pełnomocnictwa, dokumenty HR, formularze, korespondencja i paczki wielu plików.

Ikona ról i kolejności osób podpisujących

Role i kolejność

Podpisujący, parafujący i obserwatorzy działają równolegle albo w określonej sekwencji.

Ikona wiadomości z linkiem i kodem SMS dla osoby zewnętrznej

Dostęp zewnętrzny

Spersonalizowany link, kod SMS, termin dostępu i podpis bez zakładania konta w systemie źródłowym.

Ikona przypomnień i obsługi odmowy podpisu

Przypomnienia i wyjątki

Odmowa, przerwanie, zmiana podpisującego, poprawa dokumentu i ponowne wysłanie mają własną ścieżkę.

Podpisy i pieczęcie masowe

Podpisywanie i pieczętowanie partii dokumentów, także dokumentacji pracowniczej i skanów.

Ikona sprawdzania podpisu i integralności dokumentu

Weryfikacja

Kontrola podpisu, tożsamości, autentyczności i integralności pliku przed dalszym etapem procesu.

Powrót i archiwum

Podpisany dokument trafia do repozytorium, eTeczki, obiegu umów albo systemu, który go wystawił.

Ikona raportu statusów podpisywania dokumentów

Statusy i raporty

Widać osoby oczekujące, odmowy, terminy, opóźnienia, wolumeny i historię całego przebiegu.

Podpis jest często ostatnim etapem wcześniejszego procesu. Łączymy go z dokumentami fakturowymi, zamówieniami i akceptacją zakupu, aby podpisany plik wrócił do właściwej sprawy.

Zobacz obieg faktur → Zobacz zakupy i zamówienia → Zobacz umowy i dział prawny →

Katalog doświadczenia

Z czym pracujemy w projektach podpisów elektronicznych

Zestawienie pokazuje zakresy łączone w rzeczywistych projektach: usługi podpisu, rodzaje dokumentów, role, wyjątki, integracje, raportowanie oraz środowiska. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.

Systemy i integracjeAMODIT TrustCenter, SimplySign, SIGNIUS, DocuSign, AMODIT SignApp i inne

AMODIT TrustCenterSimplySignSIGNIUSDocuSignAMODIT SignAppSzafir i KIRPapirusspecyfikacja integracji z AutentiProfil ZaufanyeDO App i eDO App HUBSignHubOffice 365 i SharePointsystemy CRM, HR, kadrowo-płacowe i ERPsystemy obsługi klienta i portale pracownikaeTeczka, obieg umów, kancelaria i korespondencja w AMODITREST API AMODIT TrustCenter i systemów klientauwierzytelnianie JWTtabele i widoki SQLzasoby sieciowe Windowsroboty pobierające i odkładające plikie-mail i SMSPDF i scalanie plików PDFXML podpisanych formularzypaczki ZIP dokumentówintegracje dedykowane

Rodzaje podpisów i dokumentówpodpis prosty, podpis zaawansowany potwierdzany SMS, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, podpisywanie seryjne i masowe i inne

podpis prostypodpis zaawansowany potwierdzany SMSpodpis kwalifikowanypieczęć kwalifikowanapodpisywanie seryjne i masowejednorazowy podpis kwalifikowanypodpis odręczny na ekranie, także potwierdzany SMSpodpis biometrycznypodpis oparty na blockchainpodpis wewnętrzny i zewnętrznypodpis pojedynczy i wielostronnyparafowanie dokumentówwizualne oznaczenie podpisuumowy z klientami, dostawcami i kontrahentami zagranicznymiumowy o pracę, umowy zlecenia, aneksy i porozumienia zmieniającedokumenty pracownicze, dokumenty eTeczki i świadectwa pracypełnomocnictwa i listy uprawnieńgwarancje bankoweprotokoły i formularze wnioskówkorespondencja wychodzącafaktury i dokumenty powiązane z fakturąpodpisywane formularze XMLskany dokumentów pieczętowane masowopakiety wielu dokumentówdokumenty tworzone w systemie CRM, HR lub ERPdokumenty digitalizowane

Scenariusze procesu podpisuprzygotowanie albo wygenerowanie dokumentu, wybór osób, ról i kolejności podpisów, udział osoby zewnętrznej przez link i kod SMS, bez konta w systemie źródłowym, podpisy równoległe i sekwencyjne, podpis jako etap obiegu umów, eTeczki, korespondencji lub portalu pracownika i inne

przygotowanie albo wygenerowanie dokumentuwybór osób, ról i kolejności podpisówudział osoby zewnętrznej przez link i kod SMS, bez konta w systemie źródłowympodpisy równoległe i sekwencyjnepodpis jako etap obiegu umów, eTeczki, korespondencji lub portalu pracownikałączenie wielu plików w jeden PDFwskazanie dopuszczalnego rodzaju podpisurole podpisującego, parafującego i obserwatorazmiana osoby podpisującejdodanie kolejnej osoby w trakcie podpisywaniauwierzytelnienie kodem PIN albo SMS i termin dostępności dokumentuszablony wiadomości w wybranym języku i z identyfikacją wizualną organizacjiautomatyczne wysłanie dokumentu albo ręczne uruchomienie sprawy podpisukontrola oraz automatyczne i ręczne pobieranie statusuodmowa, przerwanie lub anulowanie podpisywaniaponowne udostępnienie dokumentu po poprawkach albo odrzuceniuzwrot podpisanego pliku, statusu, daty i komentarza do systemu źródłowegodystrybucja podpisanych kopii do uczestnikówzapis podpisanego dokumentu i przebiegu sprawy w repozytoriumautomatyczny zapis dokumentu do eTeczkiweryfikacja podpisu, autentyczności i integralności plikuwskazanie miejsca podpisu na dokumenciepodpisanie dokumentu wcześniej opatrzonego podpisem kwalifikowanymmasowe pieczętowanie skanów, do 100 dokumentów przy jednym uwierzytelnieniu lub w partiizbiorcze wysłanie dokumentów w paczce ZIPpobranie plików z zasobu sieciowego i odłożenie podpisanych wersjitworzenie, edycja i wysyłka kopert DocuSignjednorazowy podpis kwalifikowany z weryfikacją tożsamości

Statusy, raporty i kontrolabieżący status dokumentu, osoby, które podpisały dokument lub oczekują na podpis, dokumenty podpisane, odrzucone i przeterminowane, status odmowy lub przerwania podpisywania, data wysłania i data podpisu i inne

bieżący status dokumentuosoby, które podpisały dokument lub oczekują na podpisdokumenty podpisane, odrzucone i przeterminowanestatus odmowy lub przerwania podpisywaniadata wysłania i data podpisuhistoria przypomnień, komunikacji, ról, kolejności i zmian osoby podpisującejkomentarze zwracane do systemu źródłowegoraport wolumenu według typu dokumentu, procesu i okresuraport według spółki albo jednostki organizacyjnejczas oczekiwania na podpis i opóźnieniastatus wymiany przez API i błędy integracjiweryfikacja podpisu i spójności plikurepozytorium podpisanych dokumentówproste raporty operacyjne AMODIT

Skala, modele i środowiskablisko 100 organizacji, ponad 100 przeanalizowanych projektów, projekty udokumentowane od 2018 roku, ponad 1,5 mln podpisanych dokumentów, pakiety do 200 000 dokumentów i inne

blisko 100 organizacjiponad 100 przeanalizowanych projektówprojekty udokumentowane od 2018 rokuponad 1,5 mln podpisanych dokumentówpakiety do 200 000 dokumentówprocesy dla kontrahentów z Polski i 14 innych krajówpojedyncze procesy i grupy wielospółkowe z wieloma procesamiSaaS w chmurze Astrafox, chmura klienta i instalacje on-premiseśrodowiska testowe i produkcyjne z opieką SLA oraz dalszym rozwojem

Skala i doświadczenie

Wdrożyliśmy podpisy elektroniczne w blisko 100 organizacjach

W obsługiwanych procesach podpisano ponad 1,5 mln dokumentów. Doświadczenie obejmuje proste procesy podpisu, masową dokumentację pracowniczą, wielostronne umowy z osobami zewnętrznymi oraz integracje z systemami źródłowymi. W tym zakresie obsługujemy m.in. firmy: PWPW, Rohlig Suus, LPP, Rossmann, Polpharma, Adecco, Weco-Travel, Gi Group i ResInvest Energy.

Dlaczego u nas

Ponad 1,5 mln podpisanych dokumentów potwierdza doświadczenie w procesach o dużej skali.
Imienny zespół odpowiada za drogę dokumentu od przygotowania przez podpis po powrót do właściwej sprawy i opiekę SLA.
Gdy podpis jest częścią większego procesu, łączymy AMODIT TrustCenter i zewnętrzne usługi podpisu z HR, CRM, ERP, eTeczką oraz obiegiem umów.

Dlaczego Astrafox →

Wdrożenie i utrzymanie

Odpowiadamy za proces, integracje i działanie po uruchomieniu

Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Projekt obejmuje sposób przygotowania dokumentu, reguły podpisu, wymianę z systemami, testy oraz odpowiedzialność operacyjną.

Ikona analizy dokumentów, ról i wyjątków w procesie podpisu

Analiza i projekt procesu

Porządkujemy dokumenty, role, kolejność, rodzaje podpisu, dostęp zewnętrzny, wyjątki, archiwum i odpowiedzialność.

Ikona integracji, testów i uruchomienia procesu podpisu

Integracje, testy i uruchomienie

Konfigurujemy środowiska, łączymy systemy, przygotowujemy proces, prowadzimy testy użytkowników, szkolenia i uruchomienie produkcyjne.

Ikona opieki serwisowej SLA nad podpisami elektronicznymi

Opieka SLA i rozwój

Zapewniamy obsługę zgłoszeń, monitoring integracji, aktualizacje, doradztwo i rozwój procesu po zmianach dokumentów oraz organizacji.

Zobacz opiekę SLA →

Powiązana wiedza

Jak przygotować proces do podpisu elektronicznego

Materiały pokazują podpis jako część większej drogi dokumentu: od wyboru systemu przez role uczestników po kontrolę kompletności.

Jak wybrać system obiegu dokumentów

Pytania o role, integracje, podpis, bezpieczeństwo i utrzymanie, które warto zadać przed wyborem rozwiązania.

Przeczytaj poradnik →

Kandydat bez wizyty w kadrach

Jak połączyć dostęp bez konta, kod SMS, pakiet dokumentów, termin i obsługę odmowy podpisu.

Przeczytaj artykuł →

Zatrudnienie w sześciu rolach

Jak przygotowanie umowy, podpis pełnomocnika i podpis kandydata współpracują z zadaniami HR, BHP, IT i przełożonego.

Przeczytaj artykuł →

Pokazujemy tu, jak wdrażamy podpis i integrujemy go ze środowiskiem firmy. Szczegółowy opis funkcji AMODIT TrustCenter znajduje się w serwisie produktowym.

Funkcje systemu w AMODIT →

FAQ

Najczęstsze pytania o podpisy elektroniczne

Jakie rodzaje podpisu obsługuje proces?

Zakres obejmuje podpis prosty, odręczny, zaawansowany potwierdzany SMS, kwalifikowany, jednorazowy kwalifikowany oraz pieczęć kwalifikowaną. Organizacja wraz z osobami odpowiedzialnymi za prawo i bezpieczeństwo wskazuje formę właściwą dla danego rodzaju dokumentu, a my odwzorowujemy ją w procesie.

Czy osoba spoza firmy musi mieć konto?

Nie. Kontrahent, kandydat albo pracownik otrzymuje spersonalizowany link do dokumentu. Proces ustala sposób dostępu, np. kod SMS, termin ważności oraz rodzaj podpisu dostępny dla tej osoby.

Czy podpis można dodać do naszego CRM, HR albo ERP?

Tak. AMODIT TrustCenter udostępnia REST API, a Astrafox buduje także integracje dedykowane. System źródłowy przekazuje dokument, osoby, role i parametry podpisu, a następnie odbiera statusy, daty, komentarze oraz podpisany plik.

Czy rozwiązanie obsługuje podpisywanie i pieczętowanie wielu dokumentów?

Tak. W projektach uruchamiamy podpisywanie seryjne i masowe, pieczętowanie dokumentów oraz paczki wielu plików. Zakresy obejmują do 100 dokumentów przy jednym uwierzytelnieniu albo w partii, zależnie od użytego mechanizmu.

Co dzieje się po odmowie albo braku podpisu?

Proces zapisuje status i kieruje sprawę zgodnie z regułą organizacji: wysyła przypomnienie, zmienia osobę podpisującą, przerywa podpisywanie, zwraca dokument do poprawy albo uruchamia ponowną wysyłkę. Historia pozostaje przy sprawie.

Czy rozwiązanie działa w chmurze i on-premise?

Tak. Obieg i integracje uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo na jego infrastrukturze. Projekt określa dostęp, środowiska testowe i produkcyjne, monitoring, kopie oraz odpowiedzialność za utrzymanie. Po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA i dalszy rozwój.

Jakie doświadczenie w podpisywaniu dokumentów ma Astrafox?

Rozwiązania Astrafox obsłużyły ponad 1,5 mln podpisanych dokumentów. Projektujemy całą drogę dokumentu: przygotowanie, wybór osoby i rodzaju podpisu, integrację z usługą podpisu, kontrolę statusu oraz zapis podpisanego pliku w systemie firmy.