Kompletność sprawdzana po drodze
Brak dokumentu, podpisu albo metadanej zatrzymuje właściwy etap i trafia do osoby odpowiedzialnej, zanim problem przejdzie dalej.
Strona główna › Specjalizacje › Kadry i elektroniczna teczka pracownika
Specjalizacja Astrafox
Elektroniczna teczka pracownika i dokumentacja kadrowa pod kontrolą
Dokumentacja pracownicza jest rozproszona, kadry sprawdzają kompletność akt ręcznie, a ustalenia dotyczące onboardingu są rozproszone między kilkoma skrzynkami. Porządkujemy drogę pracownika od rekrutacji i zatrudnienia po zmiany oraz odejście. Proces łączymy z eTeczką, podpisami, systemem kadrowo-płacowym i raportami.
Zobacz też: administrację i obsługę pracowników: sprzęt, dostępy, delegacje, wnioski →
Od rekrutacji do odejścia pracownika
Dokumentacja pracownicza przechodzi jedną kontrolowaną drogę
Projektujemy proces ponad istniejącymi systemami. Dane podane przez rekrutera i kandydata zasilają dokumenty, eTeczkę oraz system kadrowo-płacowy, a HR, przełożony, IT, BHP, administracja i finanse widzą zadania właściwe dla swojej roli.
Rekrutacja i zatrudnienie zbierają dane oraz warunki bez wielokrotnego przepisywania
Onboarding uruchamia dokumenty, podpisy i zadania dla działów wspierających
eTeczka porządkuje części akt, kategorie, metadane, kompletność, terminy i retencję
Aneksy, zmiany stanowiska i danych trafiają do procesu oraz systemu kadrowego
Oceny, cele, rozwój i premiowanie mają role, terminy, historię oraz raporty
Offboarding zamyka dokumentację, dostępy, wyposażenie i obowiązki między działami
Każda rola zna swój krok
Kandydat, HR, przełożony, IT, BHP i administracja pracują na jednej sprawie, ale widzą tylko potrzebny zakres danych.
Akta gotowe do wyszukania i eksportu
Części akt, kategorie, numeracja, wersje i terminy są uporządkowane, a eksport obejmuje dokumentację razem z metadanymi.
Przed wdrożeniem i po wdrożeniu — sześć sytuacji z pracy HR
Przed wdrożeniem
Rekruter wpisuje adres kandydata osobno do skierowania, umowy i kwestionariusza.
Po wdrożeniu
Dane kandydata wpisane raz trafiają do skierowania, umowy i kwestionariusza.
Dane w wielu dokumentach
Przed wdrożeniem
Nowy pracownik zaczyna pracę, a laptop i dostęp nadal czekają na zamówienie.
Po wdrożeniu
IT dostaje zadanie już po podpisaniu umowy, więc laptop i dostępy są gotowe na pierwszy dzień.
Onboarding między działami
Przed wdrożeniem
Kadry kompletują teczkę po fakcie i szukają brakujących podpisów.
Po wdrożeniu
Dokumenty trafiają do eTeczki w trakcie procesu, a brakujący podpis widać w statusie sprawy.
Dokumentacja pracownicza
Przed wdrożeniem
Przełożony pyta HR o status zatrudnienia, bo nie widzi całej ścieżki.
Po wdrożeniu
Przełożony sam widzi, na jakim etapie jest zatrudnienie i kto ma kolejny krok.
Status procesu
Przed wdrożeniem
Kadrowa sprawdza kilka ekranów, zanim przygotuje dane do wyrejestrowania pracownika.
Po wdrożeniu
Funkcja Comarch ERP Optima przygotowuje dane do wyrejestrowania, a kadrowa je sprawdza i zatwierdza.
Kadry i płace w ERP
Przed wdrożeniem
Raport pokazuje wzrost absencji, ale nie uwzględnia zmiany wielkości zespołu.
Po wdrożeniu
Raport pokazuje absencje razem z liczebnością zespołu i daje właściwy kontekst do oceny trendu.
Kontekst i definicje miar
Zobacz proces zatrudnienia na trzech ekranach
AI i OCR przygotowują dane, człowiek je sprawdza i zatwierdza. Rozwiązanie odczytuje dokument albo wskazuje informację z zatwierdzonej wiedzy, ale decyzje o zatrudnieniu, warunkach, dokumentacji i sytuacji pracownika pozostają po stronie uprawnionej osoby. Korzystamy z istniejących modeli i konfigurujemy je pod proces klienta — nie trenujemy modeli LLM ani OCR. Dane AI przetwarzamy w kontrolowanym środowisku, w regionach UE; modele nie są trenowane na danych klienta, co zapewnia zgodność z RODO i AI Act.
eTeczka i dostęp
Kompletne akta bez otwierania danych wszystkim uczestnikom procesu
Kartoteka łączy dokumenty z właściwym pracownikiem. Części akt A–E, kategorie, metadane, chronologiczna numeracja, wersjonowanie i kontrola duplikatów porządkują dokumentację od wpływu do archiwizacji albo usunięcia po terminie.
Role organizacyjne i wielopoziomowe uprawnienia ograniczają widoczność danych. Historia zmian, podpisów i dostępu wspiera kontrolę, a retencja, brakowanie i eksport są częścią zaprojektowanego procesu zgodnego z politykami organizacji.
Portal pracownika zamyka obieg dokumentu
- formularze i dokumenty dostępne dla właściwej osoby;
- PIT, RMUA i paski płacowe z szyfrowaną dystrybucją;
- podpis dokumentu i zapis podpisanego pliku do eTeczki;
- powiadomienia o brakach, zadaniach i terminach;
- dostęp pracownika i menedżera zgodny z ich rolą.
Jak to działa
Od zatrudnienia po archiwum dokumentacji
Proces dopasowujemy do struktury i zasad organizacji. Wspólna pozostaje jedna droga danych, dokumentów i zadań przez cały cykl zatrudnienia.
Uniwersalna ścieżka pokazuje etapy cyklu zatrudnienia. Role, dokumenty, terminy oraz wyjątki konfigurujemy zgodnie z procesami firmy.
-
Zatrudnienie i dane
Kandydat i HR podają dane raz, a proces zasila kartotekę oraz dokumenty.
-
Onboarding i dokumenty
Umowa, podpisy i zadania trafiają do właściwych osób przed pierwszym dniem pracy.
-
eTeczka
Dokumenty są porządkowane, a kompletność, duplikaty i terminy kontrolowane.
-
Zmiany i oceny
Aneksy, zmiany stanowiska, cele i oceny przechodzą przez role oraz akceptacje.
-
Zakończenie i archiwum
Offboarding zamyka zadania i dostępy, a dokumentacja trafia do właściwej retencji.
AMODIT prowadzi sprawę i zapisuje historię odpowiedzialności, a integracje wymieniają dane, dokumenty oraz statusy z otoczeniem procesu HR.
AMODIT
Cykl zatrudnienia, eTeczka, role i terminy.
- AMODIT TrustCenter
-
Przepływ: zadania, dane i decyzje.
Ludzie i role
- kadrowa
- przełożony
- pracownik
-
Przepływ: kartoteki, dokumenty i statusy.
Systemy kadrowo-płacowe
- SAP HR
- TETA
- Workday
- enova365
- Business Central
-
Przepływ: dokumenty i status podpisu.
Podpisy i dokumenty
- podpis elektroniczny
- pieczęć
- PDF i DOCX
-
Przepływ: wnioski, dokumenty i powiadomienia.
Portal pracownika
- formularze
- PIT i RMUA
- samoobsługa
-
Przepływ: dane do analizy.
Raportowanie HR i BI
- statusy procesów
- terminy
- trendy HR
-
Przepływ: archiwizacja i usuwanie.
Archiwum i retencja
- metadane XML
- eksport PDF
- retencja
Więcej niż workflow
Technologie i usługi dla HR
Najpierw wykorzystujemy AMODIT i rozwiązania budowane przez Astrafox. Następnie łączymy je z systemami kadrowo-płacowymi i usługami innych dostawców działającymi w środowisku organizacji.
AMODIT
Na własnej platformie Astrafox budujemy procesy HR, eTeczkę, portal pracownika, podpisy, role, terminy, powiadomienia i historię decyzji.
Zobacz AMODIT →
AI i OCR pod kontrolą HR
Odczytujemy dokumenty i podajemy zatwierdzoną wiedzę w kroku procesu. Użytkownik weryfikuje wynik przed jego użyciem.
Zobacz rozwiązania AI →
Dedykowane systemy HR
Budujemy aplikacje do ocen, celów, rozwoju, premiowania i samoobsługi, gdy złożone reguły organizacji wykraczają poza konfigurację gotowego rozwiązania.
Zobacz software i integracje →
BI dla HR
Łączymy zatrudnienie, zmiany, absencje, terminy i statusy procesów w raportach z właściwym poziomem agregacji i kontrolą dostępu.
Zobacz Dane i BI →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, z kontrolą dostępu, kopiami, monitoringiem i ustaloną odpowiedzialnością.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →
Systemy kadrowo-płacowe i ERP
Łączymy proces z dowolnym systemem kadrowo-płacowym. Wdrażamy i rozwijamy także Comarch ERP Optima i Comarch HR; Agent dokumentacji ZWUA pozostaje funkcją producenta.
Zobacz Optimę i Comarch HR →Raportowanie HR bez automatycznego oceniania pracownika
Raport ma prowadzić do pytania o organizację pracy, a nie automatycznie diagnozować konkretną osobę. Wspólne definicje, właściwy poziom agregacji i ograniczony dostęp nadają danym potrzebny kontekst.
Zatrudnienie i zmiany
Stan i przepływy w czasie, z jasną definicją okresu, populacji oraz odbiorcy raportu.
Absencje i planowanie
Widok dopasowany do roli użytkownika, bez nadmiernego ujawniania danych jednostkowych.
Rotacja
Sygnały i porównania wskazują obszary do analizy. Sama korelacja nie dowodzi przyczyny odejścia.
Integracje
Proces HR współpracuje z systemem, który prowadzi dane pracownika
Łączyliśmy procesy HR i eTeczki m.in. z SAP HR i SAP HCM, TETA, Workday, enova365, Microsoft NAV i Business Central, Comarch ERP Optima i Comarch HR oraz Microsoft AX. Integrujemy także inne systemy kadrowo-płacowe przez udostępnione interfejsy.
Wymiana obejmuje kartoteki, strukturę organizacyjną, formularze, dokumenty, metadane, czas pracy, wnioski, statusy podpisu i informacje zwrotne. Active Directory, LDAP, Microsoft Entra i SSO łączą konta, grupy i uprawnienia.
Dane przechodzą między systemami bez ponownego wpisywania
- REST API oraz interfejsy systemów HR i ERP;
- tabele pośrednie i widoki SQL;
- pliki Excel, CSV, XML, PDF i DOCX;
- SFTP, zasoby sieciowe i bezpieczna poczta;
- statusy, obsługa błędów, ponowienia i historia wymiany.
Typowy zakres
Łączymy dokumentację pracowniczą z procesami całego cyklu zatrudnienia
Zakres nie kończy się na repozytorium plików. Obejmuje role, dokumenty, podpisy, dane, integracje, wyjątki oraz odpowiedzialność po uruchomieniu.
Zatrudnienie i onboarding
Dane kandydata, umowa, badania, podpisy oraz zadania dla HR, przełożonego, IT, BHP i administracji.
eTeczka i kartoteka
Części akt A–E, kategorie, metadane, numeracja, wersje, wyszukiwanie i kontrola kompletności.
Dokumenty dla pracownika
PIT, PIT-2, RMUA, paski płacowe, oświadczenia, formularze i szyfrowana dystrybucja.
Podpisy w procesie
Podpisy proste, zaawansowane i kwalifikowane, pieczęć, podpisy masowe oraz zapis dokumentu do teczki.
Zmiany i offboarding
Aneksy, stanowisko, warunki, kolejne umowy, wypowiedzenie oraz rozliczenie dostępów i wyposażenia.
Oceny i rozwój
Cele, kompetencje, oceny okresowe, rozmowy rozwojowe, szkolenia, odwołania i plany działań.
Premiowanie i raporty
Modele premiowania, akceptacje, poufność, historia decyzji oraz raporty dla pracownika, menedżera i HR.
Digitalizacja i retencja
Skanowanie, poprawa jakości, OCR, indeksacja, migracja, eksport, archiwizacja, brakowanie i usuwanie po terminie.
Onboarding i offboarding uruchamiają także wnioski administracyjne, podpisy, zakupy sprzętu i usług oraz obieg faktur za benefity, szkolenia lub medycynę pracy.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach kadr i eTeczki
Zestawienie pokazuje procesy, dokumenty, integracje, kontrole i raporty łączone w środowisku organizacji. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.
Systemy i integracjeAMODIT, SAP HR, SAP HCM i SAP Employee Central, TETA, Workday, enova365 i inne
- AMODIT
- SAP HR, SAP HCM i SAP Employee Central
- TETA
- Workday
- enova365
- Microsoft Dynamics NAV, Business Central i AX
- Comarch ERP Optima i Comarch HR
- Comarch ERP XL
- SAP MM
- systemy kadrowo-płacowe klienta
- portale pracownika, menedżera i samoobsługi pracowniczej
- systemy rejestracji czasu pracy
- AMODIT TrustCenter
- SimplySign
- SIGNIUS
- SignHub
- Office 365 i SharePoint
- Active Directory, LDAP, Microsoft Entra, SSO i MFA
- Google Workspace, Google Drive i Google Sheets
- EasyRedmine
- systemy BHP i ServiceDesk
- PUE ZUS
- poczta elektroniczna i bramki SMS
- REST API
- tabele pośrednie i widoki SQL
- importy i eksporty Excel oraz CSV
- PDF, DOCX i metadane XML
- SFTP i tunele VPN
- foldery i zasoby sieciowe
- Cloud Agent
- OCR, indeksowanie, skanery, urządzenia wielofunkcyjne, kody kreskowe i podział skanów
Dokumenty i obszary HRelektroniczna teczka, kartoteka pracownika i części akt A–E, dokumenty obecnych i byłych pracowników, umowy o pracę, aneksy i zmiany warunków zatrudnienia, umowy cywilnoprawne, rachunki i dokumenty B2B, wypowiedzenia i świadectwa pracy i inne
- elektroniczna teczka, kartoteka pracownika i części akt A–E
- dokumenty obecnych i byłych pracowników
- umowy o pracę, aneksy i zmiany warunków zatrudnienia
- umowy cywilnoprawne, rachunki i dokumenty B2B
- wypowiedzenia i świadectwa pracy
- wnioski o zatrudnienie, awans i zapotrzebowania rekrutacyjne
- formularze kandydata, pracownika i kwestionariusze osobowe
- opisy stanowisk i dane organizacyjne
- skierowania, badania i orzeczenia medycyny pracy
- szkolenia BHP i dokumentacja szkoleniowa
- uprawnienia zawodowe, certyfikaty i świadectwa kwalifikacyjne
- PIT, PIT-2, RMUA i paski płacowe
- karty wynagrodzeń i dokumentacja premiowania
- zgłoszenia członków rodziny i formularze ZUS ZCNA
- dane rachunku bankowego i sposobu wypłaty
- deklaracje i wnioski PPK
- świadczenia socjalne, zasiłki, opieka medyczna i benefity
- wyposażenie pracownika
- dokumentacja urlopów i uprawnień rodzicielskich przekazywana do akt
- ewidencja czasu pracy, obecności, nadgodzin i nieobecności
- cele i ich realizacja, oceny okresowe oraz arkusze kompetencji
- rozmowy rozwojowe i indywidualne plany rozwoju
- wnioski, plany i dokumentacja szkoleń
- odwołania od ocen
- oświadczenia i obowiązki informacyjne
- dokumenty tymczasowe
- szablony dokumentów i formularzy
- skany papierowych akt
- pliki podpisane elektronicznie
- archiwa PDF z metadanymi XML
Scenariusze procesurekrutacja, wniosek o zatrudnienie i zdalne zebranie danych przez link i kod SMS, weryfikacja kompletności i walidacja danych, generowanie umowy i pakietu dokumentów z szablonów, akceptacja warunków zatrudnienia, podpis prosty, zaawansowany i kwalifikowany oraz pieczęć pracodawcy i inne
- rekrutacja, wniosek o zatrudnienie i zdalne zebranie danych przez link i kod SMS
- weryfikacja kompletności i walidacja danych
- generowanie umowy i pakietu dokumentów z szablonów
- akceptacja warunków zatrudnienia
- podpis prosty, zaawansowany i kwalifikowany oraz pieczęć pracodawcy
- masowe podpisywanie, kontrola statusu i weryfikacja podpisu
- zapis podpisanych dokumentów do eTeczki
- onboarding z zadaniami dla HR, IT, BHP i administracji oraz przygotowaniem stanowiska
- tworzenie kartoteki, eTeczki, części akt i kategorii
- metadane, indeksowanie, numeracja i wersjonowanie dokumentów
- wykrywanie duplikatów oraz kontrola kompletności teczki
- kontrola ważności i powiadomienia o brakach dokumentów
- zmiana stanowiska, warunków i wymiaru czasu pracy, aneksy oraz kolejne umowy
- zmiana danych osobowych i rachunku bankowego
- samoobsługa pracownika i menedżera
- szyfrowana dystrybucja PIT, RMUA i pasków płacowych
- masowe generowanie dokumentów i inicjowanie spraw z pliku Excel
- rejestrowanie dokumentów z poczty i zasobów sieciowych
- digitalizacja akt: transport, próbne skanowanie, OCR i indeksacja
- migracja teczek oraz import dokumentów i metadanych
- eksport teczek, dokumentów i metadanych
- retencja, archiwizacja, brakowanie i zatarcie kar po terminie
- zakończenie zatrudnienia, offboarding między działami i archiwizacja teczki
- odebranie dostępów i rozliczenie wyposażenia
- wymiana danych, dokumentów i statusów z systemem kadrowym
- obsługa błędów integracji, ponowień i informacji zwrotnych
- oceny pracownicze, cele, kompetencje i rozmowy rozwojowe
- plany szkoleń i monitorowanie działań rozwojowych
- procesy premiowe dla różnych grup pracowników
- odwołania, korekty i ponowne otwieranie spraw
- zastępstwa i delegowanie uprawnień
- odrębne reguły dla spółek, oddziałów i grup pracowników
- wielopoziomowe uprawnienia oraz historia zmian, decyzji i dostępu
- formularze i procesy w wielu językach
- obsługa mobilna procesu pracowniczego
Kontrole, raporty i analizykompletność teczki, braki i terminy ważności dokumentów, status zatrudnienia i bieżący etap procesu, historia akceptacji, podpisów i zmian, dokumenty aktywne, nieaktywne i przeznaczone do usunięcia, kończące się badania i szkolenia i inne
- kompletność teczki, braki i terminy ważności dokumentów
- status zatrudnienia i bieżący etap procesu
- historia akceptacji, podpisów i zmian
- dokumenty aktywne, nieaktywne i przeznaczone do usunięcia
- kończące się badania i szkolenia
- status onboardingu i offboardingu
- zadania według osób, działów i terminów
- podpisane, odrzucone i przeterminowane dokumenty
- statusy importów, eksportów i integracji
- dane o zatrudnieniu i zmianach organizacyjnych
- czas pracy, obecności, absencje i karty czasu pracy
- raporty wynagrodzeń
- postęp i wyniki ocen, cele oraz kompetencje
- mapy kompetencji zespołów
- realizacja działań rozwojowych i szkoleń
- status procesów premiowych
- raporty dla pracownika, menedżera, HR i administratora
- raporty operacyjne i zarządcze
- raporty generowane w tle
- statystyki digitalizacji: liczba dokumentów, stron i teczek
- eksporty do Excel, CSV i PDF
- pulpity BI dla HR
- trendy zatrudnienia, absencji i rotacji w kontekście wielkości zespołu
Skala i środowiskawdrożenia w ponad 40 organizacjach, projekty udokumentowane od 2012 roku, ponad 100 tys. elektronicznych teczek pracowniczych w naszych wdrożeniach, ponad 40 000 eTeczek w jednej organizacji, migracje obejmujące około 3,8 miliona dokumentów i inne
- wdrożenia w ponad 40 organizacjach
- projekty udokumentowane od 2012 roku
- ponad 100 tys. elektronicznych teczek pracowniczych w naszych wdrożeniach
- ponad 40 000 eTeczek w jednej organizacji
- migracje obejmujące około 3,8 miliona dokumentów
- pakiety do 200 000 dokumentów do podpisu
- grupy wielospółkowe, wielooddziałowe i międzynarodowe
- chmura Astrafox, chmura klienta i instalacje on-premise
- opieka SLA i rozwój po uruchomieniu
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy cyfrową obsługę kadr i eTeczki w ponad 40 organizacjach
Nasze wdrożenia obejmują ponad 100 tys. elektronicznych teczek pracowniczych. Największy zakres to ponad 40 000 eTeczek w jednej organizacji; realizowaliśmy także migrację około 3,8 miliona dokumentów oraz pakiety do 200 000 dokumentów do podpisu. W tym obszarze obsługujemy m.in. firmy: LPP, Adecco, Polpharma, Holcim, Currenda, Grupa Pracuj i Rossmann.
Dlaczego u nas
- Ponad 100 tys. elektronicznych teczek pracowniczych w naszych wdrożeniach potwierdza doświadczenie w dużej skali.
- Imienny zespół prowadzi migrację, dokumenty, podpisy i uprawnienia, a po uruchomieniu zapewnia opiekę SLA.
- Gdy projekt wymaga szerszego zakresu, łączymy eTeczkę z SAP HR/HCM, TETA, Workday, enova365, Comarch HR oraz innymi systemami kadrowo-płacowymi.
Wybrane wdrożenia HR i konteksty organizacji
Gi Group Holding
Ujednolicenie procesów HR po akwizycjach, integracja różnych systemów i rozwój rozwiązania po uruchomieniu.
Zobacz case study →Polpharma
eTeczka, dokumentacja pracownicza, cyfryzacja podpisów i integracje opisane w publicznym case study.
Zobacz case study →Adecco
Centralizacja zadań, zastępowalność i dostęp do dokumentacji pracowniczej opisane na stronie klientów AMODIT.
Zobacz klientów AMODIT →Projekt dopasowujemy do struktury firmy, lokalizacji i ról: od grup po akwizycjach, przez zdrowie i farmację, po transport, logistykę oraz organizacje technologiczne.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, migrację, integracje i odpowiedzialność po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z zasad bezpieczeństwa, lokalizacji danych, integracji i sposobu pracy organizacji.
Analiza i projekt
Porządkujemy role, dokumenty, części akt, wyjątki, uprawnienia, retencję, dane źródłowe, integracje i scenariusze testowe.
Migracja, testy i szkolenia
Przygotowujemy import albo digitalizację, środowiska, testy użytkowników, pilotaż, instrukcje i szkolenia dla HR, administratorów oraz IT.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, monitoring integracji i rozwój procesu po zmianach organizacyjnych lub prawnych.
Zobacz opiekę SLA →Od czego zależy zakres i koszt
Role, kroki i wyjątki
HR, przełożeni, kandydaci, IT, BHP i administracja oraz warianty procesu.
Dokumenty i podpisy
Formularze, wzory, eTeczka, rodzaje podpisu i wymagany obieg akceptacji.
Integracje kadrowe
System kadrowo-płacowy, ERP, AMODIT, poczta, tożsamość i raportowanie.
Migracja danych
Zakres historii, jakość danych, mapowanie i sposób bezpiecznego przeniesienia.
Bezpieczeństwo i testy
Dostęp do danych pracowniczych, wymagania zgodności i scenariusze odbiorowe.
Licencje i utrzymanie
Wybrane produkty, liczba użytkowników oraz odpowiedzialność po uruchomieniu.
Powiązana wiedza
Jak przygotować zatrudnienie i eTeczkę do automatyzacji
Materiały pokazują role, ścieżkę kandydata oraz kontrolę kompletności dokumentów w rzeczywistym procesie HR.
Zatrudnienie w sześciu rolach
Jak połączyć rekrutera, kandydata, HR, BHP, pełnomocnika i przełożonego bez ponownego wpisywania danych.
Przeczytaj artykuł →Kandydat bez wizyty w kadrach
Jak zaprojektować dostęp bez konta, formularze z podpowiedziami, podpis online i bezpieczną ścieżkę kandydata.
Przeczytaj artykuł →Osiem bramek kompletności
Jak sprawdzać dane, badania, umowę, podpisy i zapis do eTeczki na kolejnych etapach, a nie dopiero na końcu.
Przeczytaj artykuł →Pokazujemy tu, jak wdrażamy i integrujemy rozwiązanie w środowisku firmy. Szczegółowy opis funkcji HR i elektronicznej dokumentacji pracowniczej znajduje się w serwisie produktu.
Funkcje systemu w AMODIT →Skala, którą obsługujemy w HR
Dla dużej grupy z branży energetycznej od lat rozwijamy i utrzymujemy rodzinę systemów HR: samoobsługę pracowników, elektroniczną teczkę, rozmowy rozwojowe i cele kadry zarządzającej. W największych wdrożeniach system samoobsługi HR obsługuje nawet 1 mln wniosków rocznie i 20+ tys. użytkowników.
Zobacz opis wdrożenia →Systemy HR zbudowane przez Astrafox
Systemy HR dla dużej grupy energetycznej: nawet 1 mln wniosków rocznie
- Wyzwanie
- Wiele spółek grupy prowadziło procesy kadrowe w różny sposób, z papierowymi dokumentami, ręcznymi przekazaniami i oddzielnymi rejestrami. Rosła liczba wniosków oraz użytkowników, a każda zmiana organizacyjna wymagała szybkiej adaptacji.
- Po wdrożeniu
- Wspólne systemy obsługują pracowników i działy kadr w całej grupie. System samoobsługi HR przetwarza nawet 1 mln wniosków rocznie dla 20+ tys. użytkowników.
Platforma HR zintegrowana z SAP
- Wyzwanie
- Papierowe formularze, e-maile i ręczna wymiana danych utrudniały obsługę wielu procesów pracowniczych.
- Po wdrożeniu
- Jedna konfigurowalna platforma prowadzi wnioski i synchronizuje zatwierdzone dane z SAP.
Bezpieczny kanał zgłoszeń dla sygnalistów
- Wyzwanie
- E-mail i telefon nie zapewniały anonimowej komunikacji zwrotnej, uporządkowanych danych ani kontroli nad wrażliwymi plikami.
- Po wdrożeniu
- Szyfrowany kanał prowadzi zgłoszenie, dialog i status sprawy, a dane trafiają do systemu obsługi postępowań.
Firma produkcyjna: ERP, faktury z KSeF, eTeczka i logowanie na kioskach
- Wyzwanie
- Firma produkcyjna potrzebowała spójnego wsparcia ERP, uporządkowania obiegu faktur i dokumentów kadrowych oraz wygodnego logowania dla pracowników na stanowiskach wspólnych.
- Po wdrożeniu
- ERP, faktury i dokumenty kadrowe działają w jednym środowisku: faktury z KSeF są kierowane bez ręcznego odczytu, a osoby na stanowiskach wspólnych logują się kartą i PIN-em.
System okresowych ocen pracowniczych
- Wyzwanie
- Papierowe formularze, złożone zależności służbowe i ręczne pilnowanie terminów utrudniały ocenę pracowników.
- Po wdrożeniu
- System automatyzuje etapy, przypisania i przypomnienia oraz zapisuje wyniki i odwołania wraz z pełną historią zmian.
System planowania rozwoju pracowników
- Wyzwanie
- Ustalenia dotyczące kompetencji, celów i kariery były trudne do prowadzenia oraz monitorowania w jednym procesie.
- Po wdrożeniu
- Pracownik, przełożony i HR pracują na wspólnym planie rozwoju z kontrolowanym dostępem do danych.
System zarządzania procesami premiowymi
- Wyzwanie
- Wieloetapowe decyzje premiowe wymagały spójnych kryteriów, poufności i dopasowania do struktury organizacji.
- Po wdrożeniu
- System porządkuje ocenę celów, akceptacje i historię decyzji, zachowując kontrolę dostępu.
FAQ
Najczęstsze pytania o kadry i elektroniczną teczkę pracownika
Czy trzeba wymienić obecny system kadrowo-płacowy?
Nie. Ustalamy rolę systemu źródłowego i łączymy go z procesem, eTeczką, podpisami, portalem oraz raportowaniem. Integrujemy rozwiązania m.in. z SAP HR i SAP HCM, TETA, Workday, enova365, NAV i Business Central, Comarch ERP Optima i Comarch HR oraz innymi systemami udostępniającymi potrzebny interfejs.
Co obejmuje elektroniczna teczka pracownika?
Zakres obejmuje kartotekę, części akt A–E, kategorie dokumentów, metadane, numerację, wersje, kontrolę kompletności i duplikatów, terminy, uprawnienia, retencję, archiwizację oraz eksport dokumentów z metadanymi. Projekt określa dokumenty i reguły właściwe dla organizacji.
Czy digitalizujecie papierowe akta?
Tak. Zakres obejmuje bezpieczne przekazanie akt, próbne skanowanie, poprawę jakości, indeksowanie według części dokumentacji, eksport PDF z metadanymi XML, import do eTeczki oraz odtworzenie i zwrot papierowej dokumentacji.
Czy podpisane dokumenty trafiają automatycznie do eTeczki?
Tak. Proces przygotowuje dokumenty, kieruje je do podpisu, kontroluje status i zapisuje podpisane pliki w kartotece właściwego pracownika. Obsługujemy podpisy proste, zaawansowane i kwalifikowane, pieczęć oraz podpisywanie masowe.
Czy można zacząć od jednego procesu HR?
Tak. Dobrym punktem startu jest proces z jasnym właścicielem, powtarzalnymi krokami i widocznym problemem: przepisywaniem danych, brakiem statusu albo nieobsłużonymi wyjątkami.
Jak kontrolujecie dostęp do danych pracowniczych?
Widoczność wynika z roli, jednostki organizacyjnej, etapu procesu i uprawnień do konkretnego zakresu danych. Konfigurujemy uwierzytelnianie, SSO, grupy, historię zmian oraz dostęp pracownika, menedżera, HR i administratora zgodnie z politykami organizacji.
Jak chronić dane w raportach HR?
Ustalamy cel analizy, odbiorców, poziom agregacji, definicje miar i zasady dostępu. Raport pokazuje sygnały i kontekst do oceny przez uprawnioną osobę, nie diagnozuje automatycznie konkretnego pracownika.
Czy rozwiązanie działa w chmurze i on-premise?
Tak. Uruchamiamy je w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo w jego infrastrukturze. Projekt określa lokalizację danych, środowiska, dostęp, kopie, monitoring, integracje i odpowiedzialność za utrzymanie. Po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA oraz rozwój.
Jaką skalę elektronicznych teczek pracowniczych obsługuje Astrafox?
Obsługujemy 100 tys. eTeczek. Łączymy dokumentację pracowniczą z procesami HR, podpisami, portalami oraz systemami kadrowo-płacowymi, a po uruchomieniu zapewniamy opiekę nad całym rozwiązaniem.
Zacznijmy od dokumentu albo zadania, które dziś gubi się między HR a innymi działami
Opisz proces, dokumentację pracowniczą i systemy kadrowe. Uporządkujemy zakres eTeczki, integracji, migracji oraz odpowiedzialności.
Opisz swój problem