Wyzwanie: decyzje i rozliczenia w wielu miejscach
Dokumenty związane z majątkiem, akceptacją i rozliczeniami przechodziły przez wiele osób oraz zespołów. Rozproszenie utrudniało sprawdzenie aktualnego etapu i odpowiedzialności. Ręczne przeliczenia zwiększały ryzyko pomyłek, a brak automatycznej kontroli limitów utrudniał pilnowanie reguł budżetowych.
Organizacja potrzebowała także pełnej historii zmian i kolejnych wersji dokumentu na potrzeby kontroli oraz audytu.
Rozwiązanie: proces sterowany regułami organizacji
Astrafox zbudował platformę webową prowadzącą dokument od utworzenia przez weryfikację i akceptację do rozliczenia oraz archiwizacji.
Rozwiązanie zapewnia:
- automatyczne kierowanie zadań do właściwych osób,
- zatwierdzanie, odrzucanie i ponowne przypisywanie spraw,
- kontrolę wartości względem progów i reguł budżetowych,
- obsługę korekt parametrów rozliczeniowych,
- historię wszystkich operacji,
- wersjonowanie dokumentów bez utraty poprzednich stanów,
- masowy import i eksport danych z arkuszy,
- raporty porównujące wartości aktualne i historyczne,
- konfigurację reguł oraz parametrów procesu.
Efekt: kontrola budżetu i gotowość do audytu
Dokumenty trafiają do osób wynikających z reguł procesu. System sprawdza limity, wykonuje przeliczenia i zapisuje kolejne decyzje. Dzięki temu zespół ogranicza ręczne operacje, a osoby kontrolujące mogą odtworzyć przebieg sprawy wraz z wcześniejszymi wersjami dokumentów.
Masowy import, eksport i raportowanie ułatwiają pracę z dużymi zbiorami informacji.
Część techniczna
Platforma działa w przeglądarce. Integruje się z firmowym katalogiem użytkowników i obsługuje zintegrowane uwierzytelnianie. REST API umożliwia wymianę danych z innymi rozwiązaniami w środowisku IT.
Najczęstsze pytania
Czy system zachowuje wcześniejsze wersje dokumentu?
Tak. Rewizje i historia operacji pozwalają odtworzyć wcześniejszy stan oraz przebieg decyzji.
Czy reguły akceptacji można zmieniać?
Tak. Moduł ustawień pozwala dopasować proces, limity i parametry do procedur organizacji.