Administracja z właścicielem
Sprzęt, dostęp, samochód, zgłoszenie albo zmiana kartoteki trafiają do odpowiedzialnej osoby i mają termin oraz status.
Strona główna › Specjalizacje › Administracja i obsługa pracowników
Specjalizacja Astrafox
Administracja i obsługa pracowników bez maili i papieru
Sprzęt i dostępy wydawane na ustne prośby, samochód rezerwowany w arkuszu, kartoteka kontrahenta poprawiana mailem, a po zagranicznej delegacji faktury i kursy walut uzgadniane przez kilka tygodni. Prowadzimy sprawy administracyjne i obsługę pracowników w jednym procesie: od zgłoszenia, przez akceptację i realizację, po rozliczenie, z integracją z kadrami, finansami i raportowaniem. Wnioski urlopowe to tylko jeden z wielu przykładów.
Zobacz też: eTeczkę, dokumentację pracowniczą i onboarding →
Od wniosku do decyzji i realizacji
Każda sprawa administracyjna ma właściciela, termin i status
Na platformie AMODIT projektujemy formularze, role, limity, zastępstwa i wyjątki dla wniosków, zgłoszeń i zleceń. Integracje pobierają dane z systemów kadrowych i finansowych oraz przekazują zatwierdzony wynik bez ponownego przepisywania.
Pracownik składa wniosek z potrzebnymi danymi, dokumentami i terminem
Proces sprawdza saldo, limit, dostępność, MPK albo inne reguły
Sprawa trafia do właściwych osób zgodnie z matrycą akceptacji
Zadania, rezerwacje, zaliczki i zastępstwa uruchamiają się po decyzji
Dokumenty i wydatki są dołączane, kontrolowane oraz rozliczane
Zatwierdzone dane trafiają do kadr, finansów, ERP i raportowania
Delegacja rozliczona w procesie
Zgoda, zaliczka, diety, ryczałty, przewalutowanie, faktury i pozostałe wydatki tworzą jedną sprawę z historią.
Urlop z widocznym saldem
Wniosek uwzględnia nieobecność, limit, kalendarz zespołu i zastępstwo, a wynik wraca do systemu kadrowego.
Bezpieczny kanał naruszeń prawa opisujemy jako osobną usługę: zobacz ochronę sygnalistów →
Delegacja łączy się z zakupem i dokumentem kosztowym. Wniosek o wyjazd lub zaliczkę może uruchomić zakup, a faktura, rachunek albo paragon trafiają do właściwego obiegu i pozostają powiązane z rozliczeniem podróży.
Więcej niż workflow
Technologie i usługi dla administracji i obsługi pracowników
Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne produkty Astrafox. Pozostałe rozwiązania dobieramy do dokumentów, danych i systemów działających w organizacji.
AMODIT
Na własnej platformie Astrafox budujemy obiegi urlopów, delegacji, zaliczek, sprzętu, floty, dostępów, Master Data i specjalistycznych wniosków.
Zobacz AMODIT →
KSeF Connector
Własny produkt Astrafox przekazuje fakturę z KSeF do obiegu kosztowego, gdzie dokument jest łączony z delegacją albo wydatkiem i trafia do księgowości.
Zobacz KSeF Connector →
AI i OCR dokumentów
AI OCR odczytuje dane z faktur, rachunków i paragonów, a użytkownik sprawdza i zatwierdza wynik. Korzystamy z istniejących modeli i konfigurujemy je pod proces klienta — nie trenujemy modeli.
Zobacz rozwiązania AI →
BI kosztów podróży i wniosków
Raporty pokazują koszty delegacji, wykorzystanie zaliczek, czas na etapach, powroty spraw, obciążenie zespołów i wąskie gardła.
Zobacz raportowanie procesów →Kadry, finanse i ERP
Wymieniamy salda, absencje, harmonogramy, pracowników, MPK, kontrahentów, delegacje i dokumenty rozliczeniowe z systemami źródłowymi.
Zobacz software i integracje →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, z kontrolą dostępu, kopiami, monitoringiem i odpowiedzialnością za utrzymanie.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →AI pozostaje pod kontrolą człowieka. Użytkownik zatwierdza odczytane dane przed ich użyciem w rozliczeniu. Pełna kontrola miejsca przetwarzania danych, regiony UE i modele nietrenowane na danych klienta zapewniają zgodność z RODO i AI Act.
Jak to działa
Od wniosku do realizacji, rozliczenia i raportu
Proces dopasowujemy do rodzaju sprawy i zasad organizacji. Wspólne pozostają czytelna odpowiedzialność oraz wymiana danych między ludźmi, zasobami i systemami firmy.
Uniwersalna ścieżka obejmuje codzienne wnioski, delegacje i sprawy administracyjne. Role, reguły, wyjątki oraz zakres rozliczenia konfigurujemy zgodnie z procesem firmy.
-
Wniosek lub zgłoszenie
Pracownik opisuje potrzebę, termin i dane niezbędne do rozpoczęcia sprawy.
-
Akceptacja
Proces sprawdza reguły, limity i dostępność, a sprawa trafia do właściwych osób.
-
Realizacja
Decyzja uruchamia zakup, rezerwację, wydanie zasobu albo zadanie administracyjne.
-
Rozliczenie
Delegacje, zaliczki, diety i wydatki są kontrolowane oraz przekazywane do finansów.
-
Raport i archiwum
Statusy, koszty i historia decyzji zasilają raporty oraz pozostają w archiwum.
AMODIT prowadzi sprawę i zapisuje historię odpowiedzialności, a integracje wymieniają dane i statusy z systemami kadrowymi, finansowymi oraz operacyjnymi.
AMODIT
Wnioski, role, reguły, zadania i historia decyzji.
-
Przepływ: Odpowiedzialność, decyzje i zastępstwa..
Ludzie i role
- wnioskujący
- akceptujący
- realizujący
-
Przepływ: Dane pracowników, limity i wynik rozliczenia..
Systemy kadrowe i finansowe
- pracownicy
- salda
- rozliczenia
-
Przepływ: Rezerwacje, wydania, zwroty i terminy..
Kalendarze i zasoby
- flota
- sprzęt
- dostępność
-
Przepływ: Zlecenia po decyzji i status ich realizacji..
Helpdesk i zadania
- zgłoszenia
- kolejki
- terminy
-
Przepływ: Dane podstawowe, kontrola kompletności i zmiany..
Master Data i kontrahenci
- kartoteki
- MPK
- walidacja
-
Przepływ: Statusy, koszty i dane do decyzji..
Raportowanie i BI
- koszty
- czas etapów
- obciążenie
Integracje
Wniosek nie kończy się na zatwierdzeniu
Łączyliśmy procesy wnioskowe i administracyjne m.in. z SAP HR, TETA, Symfonią, Comarch ERP XL i Optimą, enova365, Microsoft Business Central, Dynamics, Office 365 i SharePoint. Integrujemy także inne systemy kadrowe, finansowe i ERP.
Wymiana obejmuje pracowników, salda, absencje, harmonogramy, zastępstwa, MPK, kontrahentów, kursy walut, delegacje, zaliczki, dokumenty kosztowe i statusy rozliczenia.
Dobieramy sposób wymiany do systemu
- REST API, SOAP API i usługi WebService;
- widoki SQL, ODBC i bazy pośrednie;
- pliki XML, CSV, Excel, PDF i DOCX;
- bezpieczna wymiana przez SFTP, pocztę i portale;
- kontrola błędów, ponowienia i historia synchronizacji.
Typowy zakres
Od wyposażenia i dostępów po samoobsługę pracownika
Projektujemy wspólną odpowiedzialność, dane i integracje, ale każdy rodzaj sprawy zachowuje własne reguły oraz uczestników.
Sprzęt i dostępy
Wydanie, zwrot i inwentaryzacja wyposażenia oraz nadawanie, zmiana i odbieranie dostępów.
Flota i paliwo
Rezerwacje, wydanie i zwrot aut, karty paliwowe, przebiegi, kilometrówki i rozliczenia.
Helpdesk i goście
Zgłoszenia, zadania grupowe i cykliczne, rejestracja wizyt oraz powiadomienia ochrony.
Kontrahenci i Master Data
Tworzenie i zmiana kartotek, kontrola kompletności, równoległe uzupełnianie i zatwierdzanie danych.
Delegacje i zaliczki
Zgoda, rezerwacje, diety, ryczałty, waluty, wydatki, faktury i rozliczenie.
Urlopy i nieobecności
Salda, limity, kalendarze, harmonogramy, zastępstwa i wymiana z systemem kadrowym.
Czas i miejsce pracy
Praca zdalna, potwierdzanie obecności, nadgodziny, czas wolny oraz harmonogramy.
Wnioski specjalistyczne
Dotacje, dofinansowania, procesy bankowe, certyfikacja, zalecenia audytowe i sprawy branżowe.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach administracji i obsługi pracowników
Zestawienie łączy powtarzalne i wyspecjalizowane zakresy: od samoobsługi pracownika przez administrację zasobami i danymi po procesy bankowe oraz publiczne. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.
Systemy, rejestry i integracjeAMODIT, SAP ERP i SAP HR, TETA, Symfonia i Symfonia Finanse i Księgowość, Comarch ERP XL i Optima i inne
- AMODIT
- SAP ERP i SAP HR
- TETA
- Symfonia i Symfonia Finanse i Księgowość
- Comarch ERP XL i Optima
- enova365
- Microsoft Dynamics 365, Business Central i Navision
- Office 365 i SharePoint
- EasyRedmine
- wFirma
- systemy kadrowo-płacowe, finansowo-księgowe i ERP
- systemy bankowe i operacyjne
- repozytoria dokumentów i hurtownie danych
- systemy flotowe i dane kart paliwowych
- AMODIT KSeF Connector
- GUS, VIES i biała lista VAT
- kursy walut NBP
- rejestry publiczne i branżowe
- REST API
- SOAP API i WebService
- SQL, ODBC, widoki SQL i bazy pośrednie
- SFTP
- XML i XSLT
- CSV, Excel i pliki tekstowe
- PDF i DOCX
- poczta elektroniczna i bramki SMS
- formularze WWW i portale zewnętrzne
- dedykowane aplikacje operacyjne
Rodzaje wniosków i sprawdelegacje krajowe i zagraniczne, wnioski urlopowe, nieobecności i dni wolne, zaliczki, wydatki i rozliczenia delegacji, zgody na wyjazd, bilety, noclegi i usługi operatora podróży, diety, ryczałty, koszty dodatkowe i rozliczenia walutowe i inne
- delegacje krajowe i zagraniczne
- wnioski urlopowe, nieobecności i dni wolne
- zaliczki, wydatki i rozliczenia delegacji
- zgody na wyjazd, bilety, noclegi i usługi operatora podróży
- diety, ryczałty, koszty dodatkowe i rozliczenia walutowe
- przekroczenia granicy, kilometrówki i użycie auta prywatnego
- salda, limity, harmonogramy i kalendarze nieobecności
- zastępstwa i czasowe uprawnienia
- praca zdalna, obecność, nadgodziny i czas wolny
- wnioski szkoleniowe
- rezerwacje, wypożyczenia i zwroty samochodów
- karty paliwowe, przebiegi, rozliczenia paliwa i rejestry floty
- zakup, wydanie, zwrot i inwentaryzacja sprzętu oraz telefonów
- rejestry środków trwałych, dokumenty OT i likwidacje
- nadawanie, zmiana i odbieranie dostępów
- helpdesk oraz zadania grupowe i cykliczne
- rejestracja gości i planowanych wizyt
- wnioski dotyczące MPK
- kartoteki klientów, dostawców i kontrahentów, także dualnych
- indeksy towarowe i dane Master Data
- wnioski do zarządu
- procedury, instrukcje i dokumenty jakościowe
- zgody na wykorzystanie zdjęć i utworów
- dotacje, dofinansowania, działalność naukowa i programy publiczne
- wnioski o certyfikację
- wnioski i propozycje faktoringowe
- akceptacje produktów bankowych
- przeglądy klientów, kredytów i roszczeń
- zlecenia i zdarzenia operacyjne oraz kontrola transakcji
- zalecenia audytowe i oceny ryzyka projektów oraz dostawców
- zlecenia i rozliczenia transportu medycznego
- protokoły zmiany danych w usługach masowych
- oświadczenia podatkowe
- reklamacje i propozycje zmian
Scenariusze procesuzłożenie wniosku w jednym formularzu, akceptacja według roli, jednostki, MPK i kwoty, sprawdzenie salda, limitu i dostępności, wskazanie i uruchomienie zastępstwa, wniosek o zaliczkę i jej wypłata i inne
- złożenie wniosku w jednym formularzu
- akceptacja według roli, jednostki, MPK i kwoty
- sprawdzenie salda, limitu i dostępności
- wskazanie i uruchomienie zastępstwa
- wniosek o zaliczkę i jej wypłata
- odrębne ścieżki dla spółek i jednostek
- akceptacja jedno-, wielopoziomowa i równoległa
- cofnięcie, poprawa, ponowne złożenie lub anulowanie wniosku
- walidacja wymaganych pól i załączników
- kontrola kompetencji osoby zatwierdzającej
- powiadomienia, przypomnienia i eskalacje
- dostęp mobilny do wniosku i akceptacji
- automatyczne tworzenie dokumentów z szablonów
- podpisywanie, archiwizacja i historia zmian dokumentów
- planowanie podróży oraz zamawianie biletu, noclegu lub waluty
- wyliczanie diet, ryczałtów i kosztów dodatkowych
- kursy NBP i rozliczanie zaliczek walutowych
- dołączanie faktur, rachunków i paragonów do delegacji
- kontrola księgowa i blokada rozliczenia przed końcem wyjazdu
- przekazanie danych do systemu finansowego i paczek przelewów
- wymiana absencji, harmonogramów i kalendarzy pracowników
- rejestracja pracy zdalnej, obecności i nadgodzin
- rezerwacja, wydanie i zwrot auta z właściwej puli
- import kart paliwowych, przebiegów i rozliczeń paliwa
- wydanie, potwierdzenie i inwentaryzacja wyposażenia
- zmiany dostępów oraz zadania grupowe i cykliczne
- rejestracja wizyty i powiadomienie ochrony
- tworzenie i aktualizacja kartoteki oraz równoległe uzupełnianie Master Data
- weryfikacja kontrahenta w rejestrach zewnętrznych
- kontrola kompletności i odpowiedzialności za dane
- import, migracja i masowa aktualizacja danych z arkuszy
- czasowy dostęp oraz obsługa wniosku i statusów w portalu zewnętrznym
- generowanie PDF i zestawień wynikowych
- archiwizacja, retencja oraz monitorowanie terminów i zaleceń
- obsługa wyjątków i błędów integracji
Raporty i analizystatus wniosku i bieżący etap, liczba spraw według rodzaju, osoby składającej i obsługującej, czas na etapach i opóźnienia, sprawy cofnięte, odrzucone i złożone ponownie, historia decyzji i zmian i inne
- status wniosku i bieżący etap
- liczba spraw według rodzaju, osoby składającej i obsługującej
- czas na etapach i opóźnienia
- sprawy cofnięte, odrzucone i złożone ponownie
- historia decyzji i zmian
- salda urlopowe i wykorzystanie limitów
- obecności, nieobecności, praca zdalna, nadgodziny i czas pracy
- koszty podróży krajowych i zagranicznych
- koszty według MPK, projektu i spółki
- diety, ryczałty i koszty dodatkowe
- zaliczki wypłacone, wykorzystane i nierozliczone
- wydatki według sposobu zapłaty
- powiązanie faktur z delegacjami i terminowość rozliczeń
- wykorzystanie aut, kart paliwowych, przebiegi i spalanie
- sprzęt wydany, zwrócony i niepotwierdzony
- dostępy według użytkowników i systemów
- statusy zgłoszeń, zadań administracyjnych i wizyt
- kompletność kartotek kontrahentów i Master Data
- błędy walidacji oraz historia aktualizacji danych
- wnioski dotacyjne i programy wsparcia
- operacje, transakcje i zalecenia wymagające kontroli
- raporty operacyjne, zarządcze i pulpity BI
- eksporty do Excel, CSV i PDF
Skala i środowiska100 organizacji, blisko 150 projektów, projekty udokumentowane od 2011 roku, firmy średnie, duże i Enterprise, co najmniej 1500 użytkowników w największym programie i inne
- 100 organizacji
- blisko 150 projektów
- projekty udokumentowane od 2011 roku
- firmy średnie, duże i Enterprise
- co najmniej 1500 użytkowników w największym programie
- około 20 000 operacji miesięcznie w dużym procesie bankowym
- polskie i międzynarodowe grupy wielospółkowe
- SaaS, chmura klienta i instalacje on-premise
- opieka SLA, aktualizacje i dalszy rozwój
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy cyfrową administrację i obsługę pracowników w około 100 organizacjach
Zakresy obejmują samoobsługę pracowników, podróże i wydatki, administrację zasobami, procesy Master Data oraz wyspecjalizowane sprawy operacyjne. W tym zakresie obsługujemy m.in. firmy: Rhenus, Netia, Currenda, PCBC, Polmlek, Infor, Gi Group i Holcim.
Dlaczego u nas
- Doświadczenie z około 100 organizacji obejmuje samoobsługę pracowników, podróże, wydatki i sprawy administracyjne.
- Imienny zespół porządkuje role, limity, reguły i wyjątki, a po uruchomieniu zapewnia opiekę SLA.
- Gdy wniosek uruchamia dalsze działania, łączymy go z kadrami, finansami, ERP, KSeF i raportowaniem.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, integracje i odpowiedzialność po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z zasad bezpieczeństwa, integracji, skali użytkowników i sposobu pracy organizacji.
Analiza i projekt procesu
Porządkujemy role, formularze, reguły, limity, wyjątki, źródła danych, integracje, migrację i scenariusze testowe.
Testy i szkolenia
Przygotowujemy środowiska, prowadzimy testy z użytkownikami oraz szkolenia dla pracowników, akceptujących, finansów, kadr i administratorów.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, monitoring integracji i dalszy rozwój po zmianach organizacyjnych oraz prawnych.
Zobacz opiekę SLA →Powiązana wiedza
Jak przygotować firmę do automatyzacji administracji i obsługi pracowników
Materiały pomagają uporządkować wymagania procesu, odpowiedzialność za dane i integracje oraz wybrać rozwiązanie, które rozwija się razem z organizacją.
Jak wybrać system obiegu dokumentów
Kryteria dotyczące ról, zastępstw, wyjątków, integracji, bezpieczeństwa i utrzymania platformy workflow.
Przeczytaj poradnik →Cyfryzacja HR to więcej niż eTeczka
Dlaczego samo archiwum dokumentów nie zastępuje całego procesu, zadań, akceptacji i wymiany danych między działami.
Przeczytaj artykuł →Jakość danych i Master Data
Jak spójność, aktualność i kompletność danych wpływają na procesy, integracje, raportowanie i rozwiązania AI.
Przeczytaj artykuł →Pokazujemy tu, jak wdrażamy i integrujemy rozwiązanie w środowisku firmy. Szczegółowy opis funkcji produktu znajduje się w serwisie AMODIT.
Funkcje systemu w AMODIT →FAQ
Najczęstsze pytania o administrację i obsługę pracowników
Czym ta specjalizacja różni się od kadr i eTeczki?
Kadry i eTeczka dotyczą dokumentacji pracowniczej, akt osobowych, onboardingu i offboardingu. Ta specjalizacja obejmuje codzienną administrację i obsługę pracowników: sprzęt, dostępy, flotę, helpdesk, goście, Master Data, delegacje i wnioski. Procesy łączą się: np. onboarding uruchamia wydanie sprzętu i dostępów, a wnioski urlopowe zasilają system kadrowy.
Czy jeden system obsługuje urlopy, delegacje i procesy administracyjne?
Tak. Każdy proces ma własny formularz, role, dane, reguły i uprawnienia, ale działa na wspólnej platformie. Organizacja zachowuje jeden sposób logowania, historię spraw, raportowanie i model utrzymania.
Jak rozwiązanie obsługuje delegacje zagraniczne?
Proces prowadzi zgodę na wyjazd, zaliczkę, diety, ryczałty, koszty dodatkowe, kursy walut, faktury i rozliczenie. Dane po zatwierdzeniu trafiają do systemu finansowego lub ERP, a dokumenty pozostają powiązane z delegacją.
Czy system sprawdza saldo urlopowe i zastępstwo?
Tak. Integracja pobiera saldo, nieobecności i harmonogram z systemu kadrowego, a proces kontroluje limit oraz wskazanie zastępcy. Po zatwierdzeniu przekazuje wynik z powrotem do systemu źródłowego.
Czy można połączyć wnioski z dowolnym systemem kadrowym lub ERP?
Tak, jeżeli system udostępnia interfejs potrzebny do wymiany. Łączyliśmy procesy m.in. z SAP HR, TETA, Symfonią, Comarch ERP XL i Optimą, enova365, Microsoft Business Central i Dynamics. Dla innego systemu sprawdzamy API, usługi, widoki SQL albo formaty plików.
Jak kontrolowane są dane odczytane przez AI lub OCR?
AI OCR proponuje dane z faktury, rachunku albo paragonu, a użytkownik sprawdza wynik przed jego użyciem w rozliczeniu. System zapisuje status, osobę odpowiedzialną i historię zmian.
Czy rozwiązanie działa w chmurze i on-premise?
Tak. Uruchamiamy je w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo w jego infrastrukturze. Projekt określa miejsca przetwarzania danych, dostęp, kopie, integracje i odpowiedzialność za utrzymanie. Po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA, aktualizacje i dalszy rozwój.
Jak Astrafox zapewnia ciągłość odpowiedzialności za proces administracyjny?
Projekt prowadzi imienny zespół: opiekun, kierownik projektu i zastępca. Ta sama odpowiedzialność obejmuje obieg wniosków, połączenia z systemami kadrowymi i ERP oraz opiekę SLA po uruchomieniu.
Zacznijmy od sprawy, która dziś krąży w mailach albo czeka na realizację
Opisz rodzaj sprawy, role uczestników i systemy, z którymi proces ma się łączyć. Uporządkujemy zakres procesu, integracji i odpowiedzialności.
Opisz swój problem