Właściwa wersja dokumentu
Każda zmiana, opinia i decyzja pozostaje przy umowie. Prawnik nie odtwarza przebiegu uzgodnień z kilku skrzynek i folderów.
Strona główna › Specjalizacje › Umowy i dział prawny
Specjalizacja Astrafox
Umowy pod kontrolą od pierwszej wersji do ostatniego terminu
Umowa krąży w załącznikach, uzgodnienia zostają w mailach, a o wypowiedzeniu ktoś przypomina sobie za późno. Łączymy przygotowanie dokumentu, opiniowanie, akceptację, podpis, rejestr i archiwum w jeden proces z widoczną odpowiedzialnością.
Od zgłoszenia umowy do podpisu i archiwizacji
Jedna sprawa prowadzi umowę przez cały cykl życia
Projektujemy proces wokół odpowiedzialności prawników, właścicieli biznesowych, osób akceptujących i reprezentantów. Dokument, wersje, komentarze, decyzje i terminy pozostają powiązane bez względu na to, ile systemów uczestniczy w obsłudze umowy.
Formularz i szablon tworzą pierwszą wersję dokumentu z danymi kontrahenta
Umowa przechodzi konsultacje, opiniowanie prawne i matrycę akceptacji
Uzgodniony dokument trafia do podpisu elektronicznego albo tradycyjnego
Podpisana umowa zasila rejestr z metadanymi i odpowiedzialnością
Proces pilnuje terminów, aneksów, przedłużeń, wypowiedzeń i zakończenia
Archiwum zachowuje wersje, relacje, historię decyzji i dostęp do dokumentów
Jasna odpowiedzialność
Matryca kieruje dokument do właściwego działu, prawnika, akceptanta i reprezentanta, z obsługą zastępstw oraz wyjątków.
Terminy bez osobnego arkusza
Rejestr przypomina o końcu obowiązywania, aneksie, wypowiedzeniu i innych datach wymagających działania.
Więcej niż workflow
Technologie i usługi dla działu prawnego
Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne produkty Astrafox. Następnie łączymy je z usługami podpisu, pakietem biurowym oraz systemami działającymi w środowisku klienta.
AMODIT
Na własnej platformie Astrafox budujemy obieg, rejestr, matryce akceptacji, terminy, wersje, powiązania dokumentów i kontrolę dostępu.
Zobacz AMODIT →
Agent AI do umów
Własny produkt Astrafox przygotowuje opinię i poprawki w dokumencie, a prawnik sprawdza rezultat i podejmuje decyzję.
Zobacz Agenta AI →Podpis elektroniczny i tradycyjny
Łączymy proces z podpisem prostym, zaawansowanym lub kwalifikowanym, kontrolą statusu, podpisem seryjnym oraz obsługą papierowego oryginału i skanu. Zobacz podpis elektroniczny w procesach firmy →
BI procesu prawnego
Raporty pokazują terminy, etapy, opóźnienia, odpowiedzialność i powiązania dokumentów. Dane procesu łączymy z informacjami finansowymi i operacyjnymi.
Zobacz Dane i BI →
Integracje z systemami firmy
Wymieniamy dane z dowolnym ERP, CRM i systemem finansowym: kontrahenci, zamówienia, faktury, statusy i identyfikatory dokumentów.
Zobacz software i integracje →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa i integracji.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →Własny produkt Astrafox
Agent AI opiniuje umowę i nanosi propozycje poprawek
Agent pełni rolę wirtualnego działu prawnego: analizuje dokument, przygotowuje opinię i nanosi propozycje zmian bezpośrednio w umowie. Prawnik ocenia ryzyko, koryguje materiał i zatwierdza odpowiedź lub kolejny krok negocjacji.
Najczęściej włączamy agenta do procesu AMODIT, dzięki czemu pracuje na dokumentach udostępnionych w danej sprawie, z kontrolą uprawnień i pełną historią. Gdy firma nie korzysta z AMODIT, integrujemy produkt bezpośrednio z jej systemami.
AI rekomenduje, człowiek zatwierdza
- prawnik zachowuje odpowiedzialność za ocenę ryzyka i decyzję;
- konfigurujemy istniejący model pod proces i wiedzę organizacji;
- nie trenujemy modeli LLM ani OCR;
- AI uruchamiamy w regionach Unii Europejskiej;
- modele nie są trenowane na danych klienta, co zapewnia zgodność z RODO i AI Act.
Jak to działa
Od pierwszej wersji umowy po terminy i archiwum
Proces dopasowujemy do zasad organizacji. Wspólna pozostaje kontrolowana droga dokumentu oraz połączenie ludzi, wersji, decyzji, podpisu i systemów firmy.
Uniwersalna ścieżka pokazuje pełny cykl życia umowy. Role, matryce akceptacji, warianty podpisu i terminy konfigurujemy zgodnie z procesem firmy.
-
Przygotowanie
Formularz, dane kontrahenta i zatwierdzony szablon tworzą pierwszą wersję umowy.
-
Uzgodnienia i akceptacje
Biznes, prawnicy i reprezentanci pracują na kolejnych wersjach według właściwej ścieżki.
-
Podpis
Uzgodniony dokument trafia do podpisu elektronicznego albo tradycyjnego, ze śledzeniem statusu.
-
Rejestr i terminy
Podpisana umowa zasila rejestr z odpowiedzialnością, datami i przypomnieniami.
-
Aneksy, wypowiedzenia i archiwum
Dokumenty następcze i zakończenie umowy pozostają powiązane z jej historią oraz archiwum.
AMODIT prowadzi cykl życia umowy i zapisuje historię odpowiedzialności. Agent AI oraz integracje wymieniają dokumenty, dane i statusy z narzędziami prawnika i systemami biznesu.
AMODIT
Umowy, uzgodnienia, decyzje i historia odpowiedzialności.
-
Przepływ: dokument, opinia i propozycje zmian.
Agent AI do umów
- własny produkt Astrafox
- wirtualny dział prawny
- opinia i poprawki
-
Przepływ: opinie, decyzje i odpowiedzialność.
Ludzie i role
- biznes
- prawnicy
- kancelaria zewnętrzna
-
Przepływ: pliki, wersje i komentarze.
Edycja dokumentów
- Office 365
- SharePoint
- wersje
-
Przepływ: dokumenty i statusy podpisu.
Podpis elektroniczny
- AMODIT TrustCenter
- DocuSign
- Autenti
-
Przepływ: kontrahenci, dokumenty i statusy.
Systemy zakupowe i finansowe
- ERP
- CRM
- zamówienia i faktury
-
Przepływ: dane do kontroli i analizy.
Raportowanie terminów
- terminy
- statusy
- opóźnienia
Integracje
Umowa współpracuje z narzędziami prawnika i systemami biznesu
Łączyliśmy procesy umów z Office 365, Microsoft 365, SharePoint, dokumentami Google, systemami CRM i ERP, GUS, Jira, Confluence oraz usługami podpisu: AMODIT TrustCenter, DocuSign, SIGNIUS, SimplySign, SignApp, Szafir i Papirus.
Wymiana obejmuje dane kontrahentów, szablony, pliki i wersje dokumentów, zamówienia, faktury, statusy podpisu, daty, komentarze oraz podpisane pliki.
Dobieramy połączenie do środowiska firmy
- REST API i integracje usług podpisu;
- tabele oraz widoki SQL;
- pliki Word, PDF, Excel i ZIP;
- poczta oraz foldery i zasoby sieciowe;
- Microsoft Entra ID, linki i kody SMS dla dostępu zewnętrznego.
Typowy zakres
Proces obejmuje umowę, dokumenty powiązane i pracę działu prawnego
Porządkujemy pracę nad umową od zgłoszenia do archiwizacji, nie tylko rejestr podpisanych plików.
Szablony i generowanie
Wzorce, klauzule i dane z formularza tworzą pierwszą wersję umowy.
Opinie i akceptacje
Konsultacje prawne, matryce, ścieżki równoległe, zastępstwa i historia decyzji.
Podpis i finalizacja
Podpis elektroniczny lub tradycyjny, statusy, przypomnienia i zwrot dokumentu.
Rejestr i archiwum
Metadane, odpowiedzialność, wyszukiwanie, wersje, retencja i uprawnienia.
Terminy i zmiany
Aneksy, przedłużenia, wypowiedzenia, zakończenia i przypomnienia.
NDA i dokumenty prawne
Pełnomocnictwa, uchwały, regulacje wewnętrzne, opinie prawne i compliance.
Sektor finansowy
Rejestry outsourcingowe, dostawcy i podwykonawcy ICT, karty ryzyka oraz sprawozdania.
Migracja i rozwój
Import aktywnych umów, skanów i metadanych z Excel oraz wcześniejszych rejestrów.
Umowa łączy decyzję biznesową z zakupem i rozliczeniem. Dlatego proces powiązujemy z zamówieniami, odbiorami oraz fakturami zamiast tworzyć osobne archiwa.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach umów i obsługi prawnej
Zestawienie pokazuje przekrojowe doświadczenie w dokumentach, przebiegach, integracjach, raportowaniu i środowiskach. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.
Systemy, usługi i integracjeAMODIT, Microsoft 365 (Office 365) i SharePoint, AMODIT TrustCenter, DocuSign, SIGNIUS i inne
AMODITMicrosoft 365 (Office 365) i SharePointAMODIT TrustCenterDocuSignSIGNIUSSimplySignSignAppSzafirPapirusAutentieDO App i eDO App HUBProfil Zaufanydokumenty GoogleMicrosoft Entra IDsystemy CRMsystemy ERP i finansowo-księgoweJira i Confluencerejestr GUSREST API i SMS APItabele i widoki SQLpoczta elektronicznafoldery i zasoby sieciowepliki Word, PDF, Excel i ZIP oraz import z arkuszyroboty pobierające i odkładające dokumenty
Umowy, dokumenty i rejestry prawneumowy z dostawcami i klientami, umowy zakupowe i sprzedażowe, umowy handlowe i umowy o współpracy, umowy inwestycyjne, umowy outsourcingowe i inne
umowy z dostawcami i klientamiumowy zakupowe i sprzedażoweumowy handlowe i umowy o współpracyumowy inwestycyjneumowy outsourcingoweumowy najmu i dzierżawyNDA i umowy poufnościumowy główne i dokumenty powiązaneaneksy, wypowiedzenia, przedłużenia i zakończenia umówpełnomocnictwalisty uprawnieńuchwałyregulacje wewnętrzne i regulaminyopinie prawne i complianceakty notarialnegwarancje, w tym gwarancje bankowezamówienia i faktury powiązane z umowąrejestry kontrahentów i dostawcówrejestry umów outsourcingowych EBArejestry dostawców i podwykonawców ICTkarty ryzyka i analizy ochrony danychszablony, wersje negocjacyjne i dokumenty finalneskany podpisanych dokumentów
Scenariusze cyklu życia umowyzgłoszenie potrzeby przygotowania umowy, wybór wzorca i generowanie umowy z formularza oraz szablonu Word, automatyczne podstawianie danych kontrahenta, pobieranie danych kontrahenta z GUS, kontrola kompletności pól i załączników i inne
zgłoszenie potrzeby przygotowania umowywybór wzorca i generowanie umowy z formularza oraz szablonu Wordautomatyczne podstawianie danych kontrahentapobieranie danych kontrahenta z GUSkontrola kompletności pól i załącznikówedycja dokumentu w Microsoft 365, SharePoint lub Googleprzechowywanie kolejnych wersji dokumentuopiniowanie wewnętrzne i zewnętrznekonsultacje i czasowy dostęp działu prawnego, kancelarii lub kontrahentadostęp zewnętrzny przez link i kod SMSosobna ścieżka dla NDAścieżki według działu, kategorii i rodzaju umowymatryce akceptacjiwybierane etapy oraz akceptacje równoległe, grupowe i zbiorowezastępstwa oraz zmiana osoby odpowiedzialnejkomentarze i historia konsultacjikontrola uprawnień i dokumentów chronionychopiniowanie i nanoszenie propozycji poprawek przez Agenta AIweryfikacja opinii i poprawek przez prawnikakalkulacja opłacalności kontraktupodpis prosty, zaawansowany, kwalifikowany lub tradycyjnykolejność i role osób podpisującychseryjne podpisywanie lub pieczętowanie dokumentówkontrola statusu i przypomnienia o podpisieanulowanie, odmowa lub ponowienie podpisywaniaautomatyczny odbiór oraz weryfikacja podpisu i spójności plikurejestracja metadanych i odpowiedzialnościpowiązanie umowy z aneksem, wypowiedzeniem i innymi dokumentamipowiązanie umowy z zamówieniem, fakturą, aktem notarialnym lub gwarancjąkontrola dat obowiązywania i terminówprzypomnienia o końcu umowy, aneksie lub wypowiedzeniuarchiwizacja i wyszukiwanie dokumentówretencja dokumentów i kontrola dostępuimport umów, skanów i metadanych oraz migracja rejestru z Excelobsługa wielu spółek, oddziałów i języków
Raporty, kontrole i analizystatus umowy i bieżący etap, umowy oczekujące na opinię lub akceptację i terminy opinii prawnej, czas na etapach i opóźnienia, historia konsultacji, wersji i decyzji, daty obowiązywania, zbliżające się terminy, aneksy i wypowiedzenia i inne
status umowy i bieżący etapumowy oczekujące na opinię lub akceptację i terminy opinii prawnejczas na etapach i opóźnieniahistoria konsultacji, wersji i decyzjidaty obowiązywania, zbliżające się terminy, aneksy i wypowiedzeniaumowy według kategorii, działu i osoby odpowiedzialnejrelacje umów, aneksów i dokumentów powiązanychraport kontrahentów, dostawców i podwykonawcówraport powiązań z zamówieniami i fakturamidokumenty podpisane i oczekujące na podpisraporty ryzyka według reguł organizacjisprawozdania rejestrów outsourcingowychwidoki operacyjne, controllingowe i pulpity BIeksporty do Excel, PDF i ZIP
Skala, organizacje i środowiska70 organizacji, ponad 70 projektów, projekty udokumentowane od 2011 roku, firmy średnie, duże i klasy Enterprise, do 10 000 dokumentów prawnych miesięcznie w dużym obszarze prawnym i inne
70 organizacjiponad 70 projektówprojekty udokumentowane od 2011 rokufirmy średnie, duże i klasy Enterprisedo 10 000 dokumentów prawnych miesięcznie w dużym obszarze prawnymdo 150 użytkowników jednego procesu umówpolskie i międzynarodowe grupy wielospółkoweSaaS, Microsoft Azure, chmura klienta i on-premiseutrzymanie, opieka SLA i wieloletni rozwój procesów
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy obieg umów i obsługę prawną w około 70 organizacjach
Zakresy obejmują firmy średnie, duże i klasy Enterprise — od jednej spółki po polskie i międzynarodowe grupy kapitałowe. W tym zakresie obsługujemy m.in. firmy: Pluxee, Weco-Travel, Grupa Pracuj, Netia, Infor, PCBC, Neuca, Currenda i Grupa Żywiec.
Dlaczego u nas
- Mamy doświadczenie w pełnym cyklu życia umowy: od zgłoszenia i opiniowania po rejestr, terminy i archiwum.
- Agent AI opiniuje umowę i nanosi poprawki, a prawnik zatwierdza rezultat; historia wersji i decyzji zostaje przy sprawie.
- Gdy umowa łączy się z innymi systemami, imienny zespół obejmuje jedną odpowiedzialnością AMODIT, podpisy elektroniczne, ERP, CRM i utrzymanie.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, migrację, integracje i opiekę po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z wymagań bezpieczeństwa, dostępu do dokumentów, podpisu i systemów uczestniczących w procesie.
Analiza i projekt procesu
Porządkujemy rodzaje umów, role, matryce, terminy, wyjątki, dane, integracje, migrację i kryteria odbioru.
Testy i szkolenia
Przygotowujemy środowiska i konfigurację, prowadzimy testy użytkowników oraz tworzymy dokumentację i szkolenia dla prawników, biznesu i administratorów.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, monitoring integracji i rozwój procesu po zmianach organizacyjnych lub prawnych.
Zobacz opiekę SLA →Powiązana wiedza
Jak uporządkować decyzje, dokumenty i odpowiedzialność
Materiały pomagają zacząć od procesu, dobrać system oraz wyznaczyć bezpieczną rolę AI w pracy nad umowami.
Umowa zaakceptowana e-mailem
Jak ustalić, kto zatwierdził warunki, której wersji dotyczyła decyzja i czy nadawca miał właściwe uprawnienia.
Przeczytaj artykuł →Jak wybrać system obiegu dokumentów
Kryteria dotyczące procesu, uprawnień, integracji, bezpieczeństwa, raportowania i utrzymania.
Przeczytaj poradnik →Jak zacząć z AI w firmie
Pięć kroków od wyboru procesu i odpowiedzialności po dane, kontrolę człowieka oraz integrację agenta.
Przeczytaj poradnik →Pokazujemy tu wdrożenie całego procesu, integracje, migrację i utrzymanie. Szczegółowe funkcje produktu dla obszaru prawnego opisuje serwis AMODIT.
Funkcje systemu w AMODIT →FAQ
Najczęstsze pytania o obieg umów i pracę działu prawnego
Czy rozwiązanie obejmuje cały cykl życia umowy?
Tak. Proces prowadzi dokument od zgłoszenia i przygotowania przez konsultacje, opiniowanie, akceptację i podpis aż po rejestr, terminy, aneksy, wypowiedzenie, zakończenie oraz archiwum.
Czy umowy można edytować w Office 365 lub SharePoint?
Tak. Łączymy proces z Office 365, Microsoft 365 i SharePoint, aby użytkownicy pracowali nad treścią dokumentu w znanym środowisku, a wersje, komentarze i decyzje pozostały powiązane ze sprawą.
Jak działa Agent AI do umów?
Agent opiniuje umowę, wskazuje miejsca wymagające uwagi i nanosi propozycje poprawek w dokumencie. Prawnik ocenia ryzyko, koryguje propozycje i zatwierdza odpowiedź lub kolejny krok negocjacji.
Czy proces obsługuje podpis elektroniczny i tradycyjny?
Tak. Integrujemy podpis prosty, zaawansowany i kwalifikowany, podpisy seryjne, statusy oraz przypomnienia. Proces obsługuje także podpis własnoręczny, skan dokumentu i końcową weryfikację.
Czy przenosicie rejestr umów z Excel lub poprzedniego systemu?
Tak. Zakres migracji obejmuje aktywne umowy, metadane, skany i relacje dokumentów. Przed importem ustalamy strukturę danych, reguły dostępu, sposób identyfikacji wersji oraz kryteria kontroli poprawności.
Czy rozwiązanie działa w chmurze i on-premise?
Tak. Uruchamiamy je w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo w jego infrastrukturze. Projekt określa miejsca przetwarzania danych, dostęp, kopie, integracje i odpowiedzialność za utrzymanie. Po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA oraz dalszy rozwój.
Jak Astrafox obejmuje odpowiedzialnością cały cykl życia umowy?
Jako producent i wdrożeniowiec AMODIT łączymy proces umowy z agentem AI, usługami podpisu, ERP, CRM i archiwum. Analiza, integracje, uruchomienie i utrzymanie pozostają w jednym punkcie odpowiedzialności.
Zacznijmy od umowy, której dziś najtrudniej dopilnować
Opisz rodzaje dokumentów, role, sposób podpisu i systemy uczestniczące w procesie. Uporządkujemy zakres obiegu, integracji, migracji i odpowiedzialności.
Opisz swój problem