Wyzwanie: masowe deklaracje w krótkim terminie
Dane o transakcjach, wypłatach i zyskach kapitałowych pochodziły z wielu systemów produktowych i spółek. Brakujące informacje adresowe lub kody urzędów mogły zatrzymać wysyłkę. Ręczne łączenie danych podatnika, podpisywanie dokumentów i obsługa korekt angażowały zespoły operacyjne oraz księgowe.
Organizacja potrzebowała również połączyć dystrybucję cyfrową z drukiem, wysyłką pocztową i archiwizacją.
Rozwiązanie: kontrolowany proces wsadowy
Astrafox zbudował platformę automatyzującą kampanię deklaracji PIT-8C i PIT-11.
Rozwiązanie realizuje:
- agregowanie transakcji podatnika z różnych źródeł,
- uzupełnianie właściwego urzędu na podstawie adresu i bazy TERYT,
- walidację danych przed generowaniem dokumentów,
- tworzenie XML według struktur Ministerstwa Finansów i wizualizacji PDF,
- paczkowe podpisywanie podpisem kwalifikowanym,
- wysyłkę do Uniwersalnej Bramki Dokumentów i systemu e-Deklaracje,
- automatyczne pobieranie Urzędowych Poświadczeń Odbioru,
- dystrybucję cyfrową oraz przekazanie do centrum druku i wysyłki,
- tworzenie korekt bez ponownego uruchamiania całej kampanii,
- historię zdarzeń, notatki i blokady operacyjne.
Efekt: powtarzalny proces z widocznym statusem dokumentu
Panel pokazuje kolejne etapy obsługi deklaracji: od danych wejściowych po podpis, kontrolę urzędową i doręczenie. Automatyczna walidacja ogranicza ryzyko masowego powielenia błędu. Priorytet kanałów cyfrowych zmniejsza udział druku i tradycyjnej wysyłki.
Reguły retencji oraz uprawnienia wspierają ochronę poufnych danych.
Część techniczna
Platforma integruje się z systemami źródłowymi, bazą TERYT, Uniwersalną Bramką Dokumentów, e-Deklaracjami, systemem DMS oraz centrum druku. Obsługuje XML, PDF, podpis kwalifikowany i UPO. Dane mogą być maskowane według produktu, a harmonogram anonimizacji wspiera przyjęte okresy retencji.
Najczęstsze pytania
Czy platforma obsługuje korekty deklaracji?
Tak. Korekta ma własny przebieg i historię bez konieczności ponownego wykonania całej kampanii.
Jak dokument trafia do odbiorcy?
System wykorzystuje kanał cyfrowy, a gdy jest to potrzebne, przekazuje dokument do zintegrowanego procesu druku i wysyłki pocztowej.