AMODIT
Na własnej platformie Astrafox budujemy kancelarię, obieg pism, zadania, terminy, wysyłkę, wątki korespondencji i archiwum.
Zobacz AMODIT →Strona główna › Specjalizacje › Kancelaria, korespondencja i archiwum
Specjalizacja Astrafox
Korespondencja pod kontrolą od wpływu pisma do archiwum
Pismo trafia na wspólną skrzynkę, recepcja zapisuje je na kartce, a po przekazaniu nikt nie wie, kto odpowiada i kiedy mija termin. Łączymy korespondencję papierową, e-mail, e-Doręczenia, wysyłkę i archiwum w jeden proces z numerem sprawy, odpowiedzialnością oraz pełną historią.
Od rejestracji pisma do odpowiedzi i archiwum
Wiadomo, kto odpowiada za pismo i co należy zrobić dalej
Projektujemy wspólny przebieg dla kancelarii, recepcji, pokojów pocztowych i adresatów w całej organizacji. Proces łączy rejestrację, dystrybucję, przygotowanie odpowiedzi, nadanie, dowody doręczenia i archiwum — niezależnie od tego, czy dokument przyszedł na papierze, e-mailem czy przez e-Doręczenia.
Kancelaria rejestruje i numeruje pismo albo system tworzy sprawę z poczty
Skan, OCR i kody kreskowe porządkują dokument oraz jego metadane
AI klasyfikuje pismo i proponuje adresata, a pracownik zatwierdza przekazanie
Adresat prowadzi sprawę, przygotowuje odpowiedź i pilnuje terminu
Zatwierdzone pismo trafia do e-Doręczeń, eNadawcy, e-Poleconego albo kuriera
Dokumenty, statusy i dowody pozostają w archiwum oraz raportach
Archiwum i retencja
Papier i wiadomość elektroniczna kończą w tej samej sprawie
Archiwum przechowuje skany, pliki, metadane, wersje i historię dostępu. Użytkownik wyszukuje dokument po numerze, nadawcy, adresacie, kategorii, dacie albo treści odczytanej przez OCR, zamiast przeglądać segregatory i foldery.
Odwzorowujemy JRWA, kategorie archiwalne, terminy retencji i brakowanie. System wskazuje dokumentację zbliżającą się do końca okresu przechowywania, rejestruje decyzję i wykonanie, a migracja przenosi historyczne sprawy wraz ze skanami oraz metadanymi.
Archiwum zachowuje kontekst sprawy
- pismo przychodzące, odpowiedź i dowody doręczenia w jednym wątku;
- uprawnienia dla korespondencji poufnej i nieotwieranej;
- wersjonowanie, historia zmian i pełnotekstowe wyszukiwanie;
- retencja zależna od kategorii dokumentu albo adresata;
- migracja archiwalnych rejestrów, plików i skanów.
Więcej niż obieg dokumentów
Technologie i usługi dla kancelarii
Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne rozwiązania Astrafox. Następnie łączymy proces z kanałami doręczeń, ERP, pocztą, archiwum i pozostałymi systemami działającymi w organizacji.
AI do klasyfikacji pism
AI odczytuje treść, proponuje kategorię, adresata i dalszą ścieżkę. Konfigurujemy istniejące modele pod reguły organizacji — nie trenujemy modeli. Uruchomienie w regionach UE bez trenowania na danych klienta zapewnia zgodność z RODO i AI Act.
Zobacz rozwiązania AI →
KSeF Connector
Gdy do kancelarii trafia faktura, własny produkt Astrafox przekazuje ją do właściwego obiegu faktur i łączy z dokumentem pobranym z KSeF.
Zobacz KSeF Connector →
BI procesu
Raporty pokazują wolumen pism, terminy odpowiedzi, obciążenie zespołów, statusy wysyłek i miejsca, w których sprawy czekają najdłużej.
Zobacz Dane i BI →
ERP i systemy firmy
Łączymy sprawy z kartotekami kontrahentów, danymi pracowników, MPK i dokumentami w dowolnym ERP, CRM, HR lub systemie finansowym.
Zobacz integracje systemów →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, z kontrolą dostępu, kopiami, monitoringiem i integracją tożsamości.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →Jak to działa
Od wpływu pisma przez odpowiedź po wysyłkę i archiwum
Proces dopasowujemy do zasad organizacji. Wspólna pozostaje droga dokumentu oraz wymiana danych między kancelarią, adresatami, kanałami doręczeń i archiwum.
Uniwersalna ścieżka łączy korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Role, terminy, reguły kierowania oraz zasady retencji konfigurujemy zgodnie z procesem firmy.
-
Rejestracja i skan
Pismo trafia do wspólnego rejestru z papieru, poczty elektronicznej albo e-Doręczeń.
-
Kierowanie i sprawa
AMODIT nadaje numer, wskazuje właściciela, termin i właściwy dalszy przebieg.
-
Odpowiedź i akceptacja
Zespół przygotowuje odpowiedź, uzgadnia treść i zbiera wymagane zatwierdzenia.
-
Wysyłka
Zatwierdzone pismo trafia do wybranego kanału, a status wraca do sprawy.
-
Archiwum i retencja
Dokumenty, wersje, statusy i dowody pozostają w archiwum zgodnie z zasadami organizacji.
AMODIT prowadzi sprawę i zapisuje odpowiedzialność, a integracje wymieniają wiadomości, dokumenty, statusy i dowody z otoczeniem procesu.
AMODIT
Rejestr, sprawy, role, terminy, AI OCR, akceptacje i pełna historia.
-
Przepływ: zadania, decyzje i statusy.
Ludzie i role
- kancelaria
- adresaci
- przełożeni
-
Przepływ: wiadomości, adresy i dowody.
Kanały elektroniczne
- e-Doręczenia
- eNadawca
- e-Polecony
-
Przepływ: nadania, etykiety i statusy.
Kurierzy i poczta
- Poczta Polska
- kurierzy
- wysyłki seryjne
-
Przepływ: treść, metadane i sugestie.
OCR i AI do klasyfikacji
- AMODIT AI OCR
- klasyfikacja
- propozycja adresata
-
Przepływ: dokumenty, wersje i historia.
Archiwum
- JRWA
- retencja
- wyszukiwanie
-
Przepływ: dane do kontroli procesu.
Raportowanie
- terminy
- statusy
- obciążenie
Integracje
Jedna sprawa łączy skrzynkę, wysyłkę, adresata i archiwum
Łączyliśmy procesy korespondencji m.in. z e-Doręczeniami, eNadawcą Poczty Polskiej, q-Doręczeniami, e-Poleconym, ePUAP, DHL, UPS, FedEx, Microsoft 365, SAP, Symfonią, Comarch ERP XL oraz systemami klienta przez REST API i SQL.
Integracja pobiera wiadomości, pliki, statusy i dowody, weryfikuje adresy w BAE, przekazuje dane do adresatów oraz zwraca informacje o wysyłce. Obsługujemy także wiele skrzynek, połączenia przez proxy, certyfikaty i logowanie SSO.
Kanał doręczenia jest częścią procesu
- e-Doręczenia, PURDE, PUH, KURDE i BAE;
- eNadawca, e-Polecony i elektroniczne potwierdzenia;
- DHL, UPS, FedEx i inni kurierzy;
- poczta, Microsoft 365, ePUAP, ERP i systemy klienta;
- REST API, SQL, import Excel i wymiana plikowa.
Typowy zakres
Proces obejmuje kancelarię, adresatów, wysyłkę i archiwum
Łączymy obsługę korespondencji papierowej i elektronicznej, zamiast tworzyć osobne rejestry dla każdego kanału, spółki albo lokalizacji.
Rejestracja
Numer, nadawca, adresat, kategoria, data wpływu, kanał i wymagany termin w jednym rejestrze.
Skanowanie i OCR
Skany, podział plików, odczyt treści, kody kreskowe i automatyczne powiązanie z właściwą sprawą.
Dystrybucja
Przydział do osoby, grupy albo działu, potwierdzenie przyjęcia, delegowanie i zastępstwa.
Sprawa i odpowiedź
Wątki, zadania, terminy, przypomnienia, szablony i akceptacja odpowiedzi. Gdy pismo wymaga podpisu, włączamy podpis elektroniczny w proces dokumentu.
e-Doręczenia
Pobieranie i wysyłka, wiele skrzynek, BAE, dowody, statusy, retencja i obsługa błędów.
Poczta i kurierzy
eNadawca, e-Polecony, etykiety, koperty, przesyłki masowe, DHL, UPS i FedEx.
Archiwum i JRWA
Metadane, wyszukiwanie, wersje, uprawnienia, kategorie, retencja, brakowanie i migracja.
Raporty
Statusy, odpowiedzialność, terminy, czas obsługi, wolumen, wysyłki i sprawy bez reakcji.
Pisma dotyczące zamówień i faktur pozostają powiązane ze sprawą, ale ich dalsza kontrola przebiega w wyspecjalizowanych procesach.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach kancelarii, korespondencji i archiwum
Zestawienie pokazuje kanały, dokumenty, scenariusze, integracje i raporty, które łączymy w środowisku organizacji. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.
Kanały, systemy i integracjee-Doręczenia, eNadawca Poczty Polskiej, q-Doręczenia, e-Polecony, AMODIT i inne
- e-Doręczenia
- eNadawca Poczty Polskiej
- q-Doręczenia
- e-Polecony
- AMODIT
- PURDE, PUH i KURDE
- Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
- GUS i TERYT
- ePUAP
- DHL, UPS, FedEx i GLOBAL Expres
- poczta elektroniczna, SMTP i skrzynki współdzielone
- Microsoft 365, Office 365 i Exchange Online
- SAP
- Symfonia
- Comarch ERP XL
- systemy ERP, CRM, HR i finansowo-księgowe
- systemy klienta i zewnętrzne portale
- REST API i Search Engine API
- API archiwum państwowego
- widoki i tabele pośrednie SQL
- import oraz eksport Excel
- Active Directory, LDAP, Microsoft Entra, Azure AD i SSO
- połączenia przez proxy i certyfikaty produkcyjne
- skanery i czytniki kodów kreskowych
- karty zbliżeniowe, magnetyczne i tablety
- AMODIT AI OCR, OCR i ABBYY FlexiCapture
- Skanuj.to
- infrastruktura klienta i rozwiązania on-premise
Korespondencja, dokumenty i wariantykorespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna, korespondencja papierowa i elektroniczna, korespondencja poufna, tajna i nieotwierana, e-Doręczenia przychodzące i wychodzące, wiadomości PURDE, PUH i KURDE i inne
- korespondencja przychodząca, wychodząca i wewnętrzna
- korespondencja papierowa i elektroniczna
- korespondencja poufna, tajna i nieotwierana
- e-Doręczenia przychodzące i wychodzące
- wiadomości PURDE, PUH i KURDE
- e-Polecone
- przesyłki zwykłe i polecone
- przesyłki kurierskie i zagraniczne
- korespondencja masowa i wysyłki seryjne
- pisma wymagające odpowiedzi lub kierowane do wielu adresatów
- skany PDF i obrazy dokumentów
- wiadomości e-mail i załączniki
- dowody nadania, doręczenia i elektroniczne potwierdzenia odbioru
- statusy i metadane przesyłek
- koperty, etykiety i książki nadawcze
- wątki korespondencji, odpowiedzi i sprawy tworzone z wiadomości
- rejestry nadawców, odbiorców i adresatów
- dokumenty przekazywane do eTeczki
- akty wewnętrzne, uchwały i certyfikaty
- dokumentacja szkoleniowa, biurowa i historyczna
- oryginały papierowe wydawane i zwracane z archiwum
Obieg spraw, wysyłka i archiwumrejestracja, numeracja i kategoryzacja korespondencji, skanowanie, OCR, kody kreskowe i dzielenie skanów, tworzenie spraw z poczty i importowanych wiadomości, klasyfikacja przez AI i kierowanie według nadawcy, tytułu lub kategorii, przydział do osoby, działu albo grupy z weryfikacją przez kancelarię i inne
- rejestracja, numeracja i kategoryzacja korespondencji
- skanowanie, OCR, kody kreskowe i dzielenie skanów
- tworzenie spraw z poczty i importowanych wiadomości
- klasyfikacja przez AI i kierowanie według nadawcy, tytułu lub kategorii
- przydział do osoby, działu albo grupy z weryfikacją przez kancelarię
- łączenie pism z odpowiedziami i prowadzenie wątków korespondencji
- zadania, terminy i przypomnienia
- zastępstwa i delegowanie odpowiedzialności
- potwierdzanie otwarcia, przyjęcia i przekazania oraz śledzenie papierowego oryginału
- zwrot korespondencji do kancelarii albo nadawcy
- tworzenie odpowiedzi, praca zespołowa i edycja plików Word w sprawie
- akceptacja korespondencji wychodzącej
- podpis elektroniczny i kontrola wymaganej liczby podpisów
- generowanie pism z szablonów
- drukowanie kopert, etykiet i rejestracja w eNadawcy
- wysyłka przez e-Doręczenia, q-Doręczenia i e-Polecony
- wysyłka kurierska, zamawianie i anulowanie kuriera oraz generowanie etykiet
- obsługa typów, priorytetów, gabarytów i wagi przesyłek
- wysyłki masowe i seryjne
- pobieranie wiadomości, plików, dowodów i statusów
- wyszukiwanie i weryfikacja adresów w BAE
- synchronizacja wielu skrzynek i adresów
- obsługa błędów, duplikatów i miejsca na skrzynkach
- archiwizacja wiadomości, zwalnianie miejsca i reguły retencji skrzynek oraz archiwum
- repozytorium skanów, plików i metadanych
- katalogowanie w strukturze działów i folderów oraz pełnotekstowe wyszukiwanie
- wersjonowanie i historia zmian
- kontrola dostępu do dokumentów i danych wrażliwych
- JRWA i klasyfikacja dokumentacji
- terminy przechowywania, raporty i przedłużanie retencji
- brakowanie, potwierdzanie i automatyczne usuwanie spraw oraz dokumentacji
- migracja i eksport archiwalnych spraw, dokumentów, skanów oraz metadanych
- integracja z API archiwum państwowego
- rozwój EZD z uwzględnieniem prawa archiwalnego
Raporty i kontrola terminówliczba korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, status, bieżący etap i osoba odpowiedzialna za sprawę, czas obsługi, sprawy bez reakcji i przekroczone terminy, pisma wymagające odpowiedzi, zadania, przypomnienia i zastępstwa i inne
- liczba korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej
- status, bieżący etap i osoba odpowiedzialna za sprawę
- czas obsługi, sprawy bez reakcji i przekroczone terminy
- pisma wymagające odpowiedzi
- zadania, przypomnienia i zastępstwa
- historia przekazań i akceptacji
- powiązanie pisma z odpowiedzią i całym wątkiem
- korespondencja według nadawcy, odbiorcy, działu i kategorii
- korespondencja według spółki, oddziału i lokalizacji
- rodzaje, priorytety, gabaryty i waga przesyłek
- statusy i dowody nadania, odbioru oraz doręczenia
- przesyłki masowe i zbiory wysyłek
- błędy, duplikaty i wykorzystanie miejsca na skrzynkach
- koszty korespondencji i podział według MPK
- dokumenty zbliżające się do końca retencji
- sprawy przeznaczone do brakowania albo usunięcia
- zawartość i historia archiwum
- raporty operacyjne i zarządcze
- eksporty danych do Excel
Skala organizacji i środowiskawdrożenia w blisko 70 organizacjach, projekty udokumentowane od 2005 roku, grupy obejmujące ponad 20 spółek, obsługa około 80 000 dokumentów przychodzących rocznie, środowiska dla 750 użytkowników i inne
- wdrożenia w blisko 70 organizacjach
- projekty udokumentowane od 2005 roku
- grupy obejmujące ponad 20 spółek
- obsługa około 80 000 dokumentów przychodzących rocznie
- środowiska dla 750 użytkowników
- chmura Astrafox, chmura klienta i instalacje on-premise
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy cyfrową obsługę kancelarii, korespondencji i archiwum w blisko 70 organizacjach
Największe zakresy obejmują grupy ponad 20 spółek, środowiska dla 750 użytkowników oraz obsługę około 80 000 dokumentów przychodzących rocznie. W tym obszarze obsługujemy m.in. firmy: Cyfrowy Polsat, Dentsu, Rohlig Suus, Deutsche Bank, Holcim i Neuca.
Dlaczego u nas
- Doświadczenie obejmuje kancelarie dla grup wielospółkowych, środowiska dla setek użytkowników i duże wolumeny korespondencji.
- Imienny zespół projektuje klasyfikację, retencję i dostęp, a następnie utrzymuje rozwiązanie.
- Gdy organizacja korzysta z wielu kanałów, łączymy papier, e-mail, e-Doręczenia, eNadawcę i archiwum w jeden przebieg.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, migrację, integracje i odpowiedzialność po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z zasad bezpieczeństwa, liczby spółek i skrzynek, integracji oraz wymagań dotyczących archiwum.
Analiza i projekt procesu
Porządkujemy kanały wpływu, role, numerację, terminy, odpowiedzi, wysyłkę, JRWA, retencję, migrację i scenariusze testowe.
Testy i szkolenia
Konfigurujemy środowiska i certyfikaty, testujemy integracje oraz szkolimy kancelarię, użytkowników biznesowych i administratorów.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, monitoring integracji oraz rozwój procesu po zmianach organizacyjnych i technicznych.
Zobacz opiekę SLA →Powiązana wiedza
Jak przygotować organizację do cyfrowej obsługi korespondencji
Materiały pomagają uporządkować e-Doręczenia, tradycyjne wysyłki, archiwum i wymagania wobec systemu obiegu dokumentów.
e-Doręczenia w firmie
Jak przygotować kancelarię, role, terminy, załączniki i odpowiedzialność, aby skrzynka była początkiem procesu, a nie kolejnym silosem.
Przeczytaj artykuł →Jak wybrać system obiegu dokumentów
Kryteria dotyczące ról, wyjątków, integracji, bezpieczeństwa i utrzymania wspólne dla kancelarii oraz innych procesów dokumentowych.
Przeczytaj poradnik →Elektroniczne archiwum dokumentów
Co zmienia wspólne repozytorium, kontrola dostępu, historia dokumentu, wyszukiwanie i automatyzacja retencji.
Przeczytaj artykuł →Dodatkowe materiały produktowe: e-Doręczenia w dużych firmach oraz integracja z eNadawcą i firmami kurierskimi.
Pokazujemy tu, jak wdrażamy cały proces i integracje w środowisku firmy. Szczegółowe możliwości produktu dla obiegu korespondencji opisuje serwis AMODIT.
Funkcje systemu w AMODIT →FAQ
Najczęstsze pytania o kancelarię, korespondencję i archiwum
Czy jeden proces obsługuje papier, e-mail i e-Doręczenia?
Tak. Każdy kanał ma właściwy sposób odbioru, ale pismo trafia do wspólnego rejestru i dalszej obsługi: klasyfikacji, przydziału, odpowiedzi, wysyłki oraz archiwum. Użytkownik widzi całą sprawę, a nie osobne listy dla papieru i wiadomości elektronicznych.
Jak rozwiązanie obsługuje e-Doręczenia?
Integracja pobiera nagłówki, treść, załączniki, statusy i dowody, rejestruje wiadomość oraz kieruje ją do właściwej osoby albo działu. Obsługuje również wysyłkę, wyszukiwanie adresów w BAE, wiele skrzynek, certyfikaty i reguły retencji.
Czy system integruje się z eNadawcą i kurierami?
Tak. Łączyliśmy procesy z eNadawcą Poczty Polskiej, DHL, UPS i FedEx. Dane przesyłki przechodzą z procesu do usługi nadawczej, a statusy i dowody wracają do właściwej sprawy bez ponownego przepisywania.
Jak AI klasyfikuje korespondencję?
AI analizuje treść pisma i proponuje kategorię, adresata albo regułę dalszego przekazania. Pracownik kancelarii sprawdza propozycję przed zatwierdzeniem, a system zapisuje decyzję i historię obsługi.
Czy rozwiązanie obsługuje JRWA, retencję i brakowanie?
Tak. Odwzorowujemy klasyfikację JRWA, kategorie archiwalne, okresy przechowywania, raportowanie zbliżających się terminów, przedłużanie retencji, brakowanie i potwierdzanie usunięcia dokumentacji.
Czy można przenieść dotychczasowe archiwum i pracować on-premise?
Tak. Migracja obejmuje rejestry, metadane, pliki i skany historycznych spraw. Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo w jego infrastrukturze, a po uruchomieniu zapewniamy opiekę SLA, aktualizacje i dalszy rozwój.
Jak Astrafox obejmuje odpowiedzialnością cały obieg korespondencji?
Łączymy proces kancelarii z e-Doręczeniami, eNadawcą, kurierami, pocztą, archiwum i systemami firmy. Analiza, wdrożenie, integracje i utrzymanie pozostają w jednym zespole i jednym punkcie odpowiedzialności.
Zacznijmy od pisma, które dziś znika między skrzynką a adresatem
Opisz kanały korespondencji, liczbę spółek, sposób wysyłki i wymagania archiwum. Uporządkujemy zakres procesu, integracji, migracji oraz utrzymania.
Opisz swój problem