Jedno miejsce na potrzebę zakupu
Wnioskodawca przekazuje wymagania, uzasadnienie i dokumenty w formularzu właściwym dla kategorii, spółki albo działu.
Strona główna › Specjalizacje › Zakupy, zapotrzebowania, zamówienia i budżetowanie
Specjalizacja Astrafox
Zakupy pod kontrolą od zapotrzebowania do rozliczenia budżetu
Pracownik wysyła zapotrzebowanie mailem, kupiec ręcznie sprawdza budżet, a zamówienie trafia do dostawcy bez pełnej akceptacji. Łączymy potrzebę zakupu, oferty, decyzje, zamówienie, przyjęcie i fakturę w jeden proces z widocznym budżetem oraz historią decyzji.
Od zapotrzebowania do faktury i wydatku
Każdy zakup przechodzi właściwe decyzje przed wysłaniem zamówienia
Na platformie AMODIT projektujemy formularze, role, progi, wyjątki i ślad akceptacji. Integracje przekazują dane między procesem, kartoteką dostawców, ERP, magazynem i obiegiem faktur, aby ten sam zakup nie był ponownie przepisywany w kolejnych systemach.
Pracownik składa zapotrzebowanie z uzasadnieniem, kategorią, MPK i projektem
Proces sprawdza budżet, kompetencje oraz wymagane progi akceptacji
Dział zakupów zbiera oferty i dokumentuje wybór dostawcy
Zatwierdzone dane tworzą zamówienie i trafiają do dostawcy oraz ERP
Przyjęcie lub dokument magazynowy potwierdza realizację zakupu
Faktura rozlicza zamówienie, zaliczkę i wykorzystanie budżetu
Decyzja zgodna z kompetencją
Matryca kieruje wniosek według kwoty, MPK, projektu, kategorii i właściciela budżetu. Przekroczenie uruchamia dodatkową kontrolę.
Budżet widoczny przed zamówieniem
Proces pokazuje plan, rezerwacje, wykorzystanie i dostępne środki, zanim firma zaciągnie zobowiązanie wobec dostawcy.
Zakupy przed i po wdrożeniuPorównanie ofert, kontrola budżetu i wymiana z ERP
Porównanie ofert. Kupiec nie zestawia już ręcznie kilku plików: AI porządkuje kryteria i wskazuje różnice, a kupiec ocenia ryzyko i zatwierdza wybór.
Kontrola zakupu. Zamówienie sprawdza limit, budżet i właściwą ścieżkę akceptacji przed wysłaniem do dostawcy.
ERP i dokumenty. Proces łączy identyfikatory zapotrzebowania, zamówienia, przyjęcia i faktury oraz przekazuje dane między AMODIT, ERP, magazynem i obiegiem faktur.
Budżet i odpowiedzialność
Od planu i zobowiązania do rzeczywistego wydatku
Importujemy plan albo pobieramy go z systemu źródłowego. Wniosek lub zamówienie rezerwuje środki, faktura aktualizuje wykorzystanie, a anulowanie albo korekta przywraca właściwą wartość. Raport pokazuje dostępny budżet według spółki, MPK, projektu, kategorii i okresu.
Reguły sygnalizują przekroczenia i kierują sprawę do dodatkowej akceptacji. Dzięki temu decyzja zakupowa zapada przed wysłaniem zamówienia, a nie dopiero przy księgowaniu faktury.
Matryca odwzorowuje zasady firmy
- progi kwotowe i limity według dostawcy lub okresu;
- akceptacja właściciela MPK, projektu albo budżetu;
- odrębne role dla kontroli merytorycznej i finansowej;
- zastępstwa, cofnięcia i ponowna akceptacja po zmianie;
- historia decyzji, komentarzy i wersji dokumentów.
Jak to działa
Od potrzeby zakupu po fakturę i rozliczenie budżetu
Proces dopasowujemy do zasad organizacji. Wspólna pozostaje kontrolowana droga zakupu oraz wymiana danych między ludźmi, budżetem, dostawcami i systemami firmy.
Uniwersalna ścieżka pokazuje kolejne decyzje i dokumenty. Progi, role, wyjątki oraz warianty przyjęcia konfigurujemy zgodnie z procesem firmy.
-
Zapotrzebowanie
Pracownik opisuje potrzebę, kategorię, MPK, projekt i oczekiwany termin.
-
Akceptacja i budżet
Proces sprawdza dostępne środki, progi oraz właściwych decydentów.
-
Oferty i wybór dostawcy
Kupiec zbiera oferty, porównuje kryteria i zapisuje uzasadnienie decyzji.
-
Zamówienie i przyjęcie
Zatwierdzone dane trafiają do dostawcy, systemu ERP oraz magazynu.
-
Faktura i rozliczenie budżetu
Faktura łączy się z zamówieniem i aktualizuje wykorzystanie budżetu.
AMODIT prowadzi proces i zapisuje historię odpowiedzialności, a integracje wymieniają dane i statusy z systemami wspierającymi zakupy.
AMODIT
Zapotrzebowania, decyzje, zamówienia i historia odpowiedzialności.
-
Przepływ: decyzje i statusy.
Ludzie i role
- zamawiający
- akceptujący
- kupiec
-
Przepływ: plan i wykorzystanie.
Budżety i kontroling
- plan
- rezerwacje
- limity
-
Przepływ: oferty i dane dostawców.
Dostawcy i oferty
- kartoteki dostawców
- oferty
- kryteria wyboru
-
Przepływ: zamówienia, przyjęcia i statusy.
Systemy ERP i magazyn
- SAP
- Symfonia
- Comarch ERP XL/Optima
- enova365
- TETA
- Dynamics
-
Przepływ: rozliczenia i statusy.
Finanse i płatności
- faktury
- zaliczki
- status księgowania
-
Przepływ: dane do analizy.
Raportowanie i BI
- wydatki
- dostawcy
- wykonanie budżetu
Więcej niż workflow
Technologie i usługi w procesie zakupowym
Najpierw wykorzystujemy AMODIT i własne produkty Astrafox. Następnie łączymy je z ERP, magazynem i pozostałymi rozwiązaniami działającymi w środowisku klienta.
AMODIT
Na własnej platformie Astrafox budujemy zapotrzebowania, akceptacje, oferty, zamówienia, budżety i powiązania z dokumentami rozliczeniowymi.
Zobacz AMODIT →
KSeF Connector
Własny produkt Astrafox pobiera faktury z KSeF i przekazuje dane do obiegu, w którym dokument łączy się z zamówieniem, przyjęciem i budżetem.
Zobacz KSeF Connector →
AI wspierające kupca
AI porządkuje kryteria i wskazuje różnice między ofertami, a kupiec ocenia ryzyko i zatwierdza wybór. Konfigurujemy istniejące modele pod wiedzę i reguły organizacji — nie trenujemy modeli.
Zobacz rozwiązania AI →BI wydatków i budżetów
Raporty łączą plan, rezerwacje, zamówienia, faktury i dane dostawców. Pokazują wykorzystanie środków, otwarte zobowiązania i opóźnienia procesu.
Zobacz Dane i BI →ERP i systemy finansowe
Wymieniamy kartoteki, słowniki, zamówienia, dokumenty magazynowe, faktury i statusy z dowolnym ERP. Wdrażamy również Comarch ERP XL i Optimę.
Zobacz ERP Comarch →
Chmura lub on-premise
Uruchamiamy rozwiązanie w chmurze Astrafox, chmurze klienta albo jego infrastrukturze, z kontrolą dostępu, kopiami i monitoringiem.
Zobacz chmurę i infrastrukturę →Integracje
Proces zakupowy współpracuje z ERP, magazynem i kartoteką dostawców
Łączyliśmy procesy zakupowe m.in. z SAP, Symfonią, Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, enova365, TETA, Microsoft Dynamics, Infor, Exact i Oracle JD Edwards. Integrujemy także inne systemy ERP oraz rozwiązania finansowe, magazynowe i e-commerce.
Wymiana obejmuje kartoteki kontrahentów i dostawców, indeksy towarowe, konta, MPK, projekty, budżety, zamówienia, PZ, WZ, faktury oraz zwrotne statusy realizacji i księgowania.
Dane przechodzą między systemami bez ponownego wpisywania
- REST API, WebService i konektory systemowe;
- tabele pośrednie oraz widoki SQL;
- pliki XML, XSLT, CSV, TXT i Excel;
- bezpieczna wymiana przez SFTP, FTP i pocztę;
- obsługa błędów, ponowień i statusów wymiany.
Typowy zakres
Proces obejmuje reguły, dane i wyjątki rzeczywistych zakupów
Łączymy pracę wnioskodawcy, działu zakupów, właściciela budżetu, magazynu i finansów, zamiast automatyzować pojedynczy formularz.
Zapotrzebowania
Potrzeba, uzasadnienie, kategoria, MPK, projekt, termin oraz załączniki w jednym miejscu.
Oferty i zamówienia
Zbieranie ofert, wybór dostawcy, generowanie dokumentu i przekazanie zamówienia.
Matryce i progi
Akceptacja według kwoty, roli, kategorii, MPK, projektu, spółki oraz limitu.
Budżety i rezerwacje
Plan, dostępne środki, rezerwacje, wykorzystanie, korekty i przekroczenia.
Dostawcy i Master Data
Kartoteki, rachunki bankowe, dane rejestrowe, indeksy towarowe i zatwierdzanie zmian.
Przyjęcie i magazyn
Potwierdzenie realizacji, PZ, WZ, przyjęcia częściowe i statusy magazynowe.
Faktura i rozliczenie
Powiązanie faktury, zaliczki i korekty z zamówieniem, przyjęciem oraz budżetem.
Wyjątki i kontrola
Brak budżetu, różnice danych, niepełne przyjęcie i faktura bez zamówienia mają przypisaną osobę podejmującą decyzję.
Szczegółowy etap rejestracji, opisu, dekretacji, akceptacji i płatności dokumentu opisujemy na osobnej stronie specjalizacji.
Katalog doświadczenia
Z czym pracujemy w projektach zakupów i budżetowania
Zestawienie pokazuje elementy procesów, danych, integracji i raportowania, które łączymy w środowisku firmy. Zakres dobieramy do procesu, systemów i potrzeb organizacji.
Systemy i integracjeAMODIT, AMODIT KSeF Connector, SAP ERP, Business One, Sales Orders, Retail i PI, Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel i Symfonia 50cloud i inne
- AMODIT
- AMODIT KSeF Connector
- SAP ERP, Business One, Sales Orders, Retail i PI
- Symfonia Finanse i Księgowość
- Symfonia Handel i Symfonia 50cloud
- Comarch ERP XL, Optima i Altum
- enova365
- TETA
- Microsoft Dynamics 365, AX, Business Central i Navision
- Infor ERP
- Oracle JD Edwards
- Exact
- Streamsoft VERTO
- KAMSOFT FKW
- Rekord
- RAKS
- SIMPLE ERP
- Softlab
- AIDA
- systemy hotelowe Protel i Opera
- systemy e-commerce, w tym eShop
- systemy magazynowe, finansowe i operacyjne
- SharePoint
- GUS
- biała lista VAT i VIES
- REST API i WebService
- konektory systemowe, tabele pośrednie i widoki SQL
- XML i XSLT
- CSV, TXT, Excel i PDF
- SFTP, FTP i poczta elektroniczna
- SSO i Azure AD
- SaaS, chmura klienta i instalacje on-premise
Dokumenty i dane zakupowewnioski i zapotrzebowania zakupowe: działowe, hotelowe i projektowe, zapytania ofertowe i oferty dostawców, porównania ofert i kryteria wyboru, zamówienia wewnętrzne i do dostawców w PDF, Excel i XML, zamówienia powiązane z umowami lub generowane z budżetu i inne
- wnioski i zapotrzebowania zakupowe: działowe, hotelowe i projektowe
- zapytania ofertowe i oferty dostawców
- porównania ofert i kryteria wyboru
- zamówienia wewnętrzne i do dostawców w PDF, Excel i XML
- zamówienia powiązane z umowami lub generowane z budżetu
- proformy, przedpłaty i rozliczenia zaliczek zakupowych
- potwierdzenia realizacji, PZ, WZ i przyjęcia magazynowe
- faktury kosztowe, zakupowe i materiałowe
- faktury zaliczkowe, korekty i dokumenty walutowe
- umowy i dokumenty powiązane
- budżety działowe, projektowe i inwestycyjne oraz plany miesięczne i roczne
- rezerwacje, wykorzystanie i dostępny budżet
- limity według dostawcy, kategorii i okresu
- kartoteki kontrahentów, dostawców i ich rachunków bankowych
- indeksy towarowe i bazy asortymentu
- słowniki MPK, projektów, kont i grup zakupowych
Scenariusze procesurejestracja potrzeby zakupu w jednym formularzu, formularze zależne od grupy i rodzaju zakupu, kontrola kompletności uzasadnienia i załączników, weryfikacja kontrahenta, rachunku bankowego i danych rejestrowych, tworzenie kartoteki dostawcy i równoległe uzupełnianie Master Data i inne
- rejestracja potrzeby zakupu w jednym formularzu
- formularze zależne od grupy i rodzaju zakupu
- kontrola kompletności uzasadnienia i załączników
- weryfikacja kontrahenta, rachunku bankowego i danych rejestrowych
- tworzenie kartoteki dostawcy i równoległe uzupełnianie Master Data
- matryce kompetencji i progi akceptacji według kwoty oraz kategorii
- akceptacja według MPK, projektu, spółki i właściciela budżetu
- dodatkowa akceptacja merytoryczna lub finansowa
- zastępstwa, delegowanie i ponowna akceptacja po zmianie wniosku
- blokowanie zmian po wskazanym etapie
- zbieranie ofert, porównanie kryteriów i wybór dostawcy z historią decyzji
- generowanie i wysyłka zamówienia do dostawcy
- udostępnianie dostawcy terminu realizacji i komentarzy
- automatyczne zamówienia z budżetu lub umowy
- realizacja zamówienia przez dział zakupów albo właściciela potrzeby
- przyjęcie częściowe i pełne oraz rejestr przyjęć magazynowych
- łączenie zamówienia z umową, przyjęciem i fakturą
- rozliczanie wielu faktur z wieloma zamówieniami
- porównanie zapotrzebowania, zamówienia, odbioru, faktury i danych ERP
- obsługa brakującego zamówienia albo przyjęcia
- automatyczne zamykanie rozliczonych wniosków i zamówień
- import planu budżetu z arkusza lub systemu źródłowego
- rezerwowanie, wykorzystywanie i przywracanie budżetu
- sygnalizowanie przekroczeń, blokowanie i dodatkowa akceptacja zamówienia
- tworzenie wniosków z systemów e-commerce przez API
- wymiana zamówień i statusów z ERP
- powiadomienia, monity i eskalacje
- ograniczenie widoczności do właściwych grup i osób
- historia zmian, komentarzy i decyzji
Raporty i analizystatus zapotrzebowania, akceptacji i zamówienia oraz czas na etapach, otwarte i nierozliczone zamówienia, zamówienia według grup, kategorii i realizujących, wartość zakupów, liczba dostawców i struktura asortymentu, terminy realizacji i opóźnione dostawy i inne
- status zapotrzebowania, akceptacji i zamówienia oraz czas na etapach
- otwarte i nierozliczone zamówienia
- zamówienia według grup, kategorii i realizujących
- wartość zakupów, liczba dostawców i struktura asortymentu
- terminy realizacji i opóźnione dostawy
- powiązanie zapotrzebowań, zamówień, przyjęć i faktur oraz różnice między nimi
- faktury bez zamówienia albo dokumentu przyjęcia
- plan, rezerwacje, wykorzystanie i dostępny budżet
- wykonanie budżetu według okresu, spółki, MPK, projektu i kategorii
- przekroczenia budżetu i limitów zakupowych
- prognozy i rezerwy kosztowe
- historia akceptacji i zmian
- obciążenie działu zakupów i właścicieli decyzji
- błędy, braki danych i sprawy cofnięte
- raporty operacyjne, zarządcze i pulpity BI wydatków, dostawców i budżetów
- eksporty do Excel, CSV i PDF
Skala i środowiskawdrożenia w ponad 100 organizacjach, projekty udokumentowane od 2011 roku, do 60 spółek w jednym zakresie KSeF, do 23 000 dokumentów zakupu miesięcznie w największym zakresie, do 1700 licencji produkcyjnych w jednej organizacji i inne
- wdrożenia w ponad 100 organizacjach
- projekty udokumentowane od 2011 roku
- do 60 spółek w jednym zakresie KSeF
- do 23 000 dokumentów zakupu miesięcznie w największym zakresie
- do 1700 licencji produkcyjnych w jednej organizacji
- SaaS, chmura klienta i instalacje on-premise
Skala i doświadczenie
Wdrożyliśmy obieg zakupów i budżetowanie w ponad 100 organizacjach
Procesy zakupowe i budżetowe są częścią naszego doświadczenia w obszarze obiegu faktur i zakupów. Zakresy obejmują firmy od jednej spółki po grupy wielospółkowe oraz organizacje wielooddziałowe. Obsługujemy w tym obszarze m.in. firmy: Gi Group, Infor, Grupa Żywiec, ResInvest Energy, Rhenus i Polmlek.
Dlaczego u nas
- Projektujemy pełny proces zakupowy: zapotrzebowanie, budżet, oferty, zamówienie, przyjęcie i rozliczenie faktury.
- Imienny zespół prowadzi wdrożenie na platformie AMODIT i pozostaje odpowiedzialny za opiekę po uruchomieniu.
- Gdy zakupy obejmują więcej systemów, integrujemy proces z dowolnym ERP, magazynem, kartoteką dostawców, KSeF i raportami BI.
Wdrożenie i utrzymanie
Projekt obejmuje proces, integracje i odpowiedzialność po uruchomieniu
Rozwiązanie uruchamiamy w chmurze Astrafox, chmurze klienta lub w jego własnej infrastrukturze. Architektura wynika z zasad bezpieczeństwa, integracji i sposobu pracy organizacji.
Analiza i projekt procesu
Porządkujemy role, progi, dokumenty, wyjątki, dane, integracje, migrację oraz scenariusze testowe.
Testy i szkolenia
Przygotowujemy środowiska, prowadzimy testy z użytkownikami i szkolenia dla wnioskodawców, kupców, akceptujących oraz administratorów.
Opieka SLA i rozwój
Zapewniamy utrzymanie, aktualizacje, obsługę błędów, monitoring integracji i rozwój procesu po zmianach organizacyjnych.
Zobacz opiekę SLA →Wybrane wdrożenia procesów zakupowychIntegracja z SAP i obiegi niezależne od zmiany ERP
Rhenus Warehousing Solutions Polska — procesy wielu oddziałów zintegrowane z SAP. Umowy, zapotrzebowania, zamówienia i faktury mają wspólne ścieżki w AMODIT z dwukierunkową wymianą danych z SAP. Dane księgowe przepływają między systemami, a sprawy zamykają się po księgowaniu. Pełny opis na amodit.pl →
ResInvest Energy Chorzów — obiegi dokumentów połączone z ERP. Korespondencja, umowy, zakupy, magazyny, faktury i procesy HR działają w AMODIT połączonym z ERP. Firma rozwija obiegi niezależnie od kolejnych zmian systemów zewnętrznych. Pełny opis na amodit.pl →
Od czego zależy zakres i kosztProces, integracje, dane, skala, bezpieczeństwo i utrzymanie
Proces i wyjątki: zapotrzebowania, oferty, zamówienia, budżety, przyjęcia, faktury, akceptacje i warianty realizacji. Systemy i dane: ERP, magazyn, e-commerce, pliki i API oraz zakres historii, jakość słowników i sposób wymiany statusów. Skala i utrzymanie: spółki, lokalizacje, użytkownicy, wolumen dokumentów, uprawnienia, monitoring integracji i dalszy rozwój.
Powiązana wiedza
Jak przygotować firmę do automatyzacji zakupów
Materiały pomagają uporządkować wymagania procesu, odpowiedzialność za integracje oraz raportowanie zakupów i budżetów.
Jak wybrać system obiegu dokumentów
Pytania o proces, role, integracje, bezpieczeństwo i utrzymanie, które warto zadać przed wyborem rozwiązania.
Przeczytaj poradnik →Jak wybrać integratora systemów IT
Jak ocenić odpowiedzialność za cały przepływ danych, granice systemów oraz obsługę błędów po uruchomieniu.
Przeczytaj poradnik →Analiza łańcucha dostaw
Jak raportowanie łączy dane o zakupach, dostawcach, zamówieniach, dostawach oraz wykonaniu budżetu.
Przeczytaj artykuł →Pokazujemy tu, jak wdrażamy i integrujemy rozwiązanie w środowisku firmy. Szczegółowy opis obsługi zamówień w produkcie znajduje się w serwisie AMODIT.
Zamówienia w AMODIT →FAQ
Najczęstsze pytania o zakupy, zamówienia i budżetowanie
Czy rozwiązanie integruje się z naszym ERP?
Tak, jeżeli system udostępnia interfejs potrzebny do wymiany. Łączyliśmy procesy m.in. z SAP, Symfonią, Comarch ERP XL i Optimą, enova365, TETA, Microsoft Dynamics, Infor, Exact oraz Oracle JD Edwards. Dla innego ERP sprawdzamy dostępne API, usługi, tabele albo formaty plików.
Jak proces kontroluje budżet przed zakupem?
Wniosek sprawdza plan, dostępne środki i dotychczasowe rezerwacje dla właściwego MPK, projektu, kategorii, spółki i okresu. Akceptacja albo zamówienie rezerwuje budżet, faktura aktualizuje wykorzystanie, a przekroczenie uruchamia wskazaną regułę lub dodatkową decyzję.
Czy matryca akceptacji może zależeć od kwoty i rodzaju zakupu?
Tak. Reguły kierują sprawę według kwoty, kategorii, MPK, projektu, spółki, właściciela budżetu oraz innych danych procesu. Obsługują także zastępstwa, cofnięcia i ponowną akceptację po zmianie wniosku.
Czy system obsługuje zbieranie i porównywanie ofert?
Tak. Proces przechowuje wymagania, oferty, kryteria i historię wyboru dostawcy. AI porządkuje kryteria i wskazuje różnice, natomiast kupiec sprawdza materiał, ocenia ryzyko i zatwierdza decyzję.
Jak zamówienie łączy się z przyjęciem i fakturą?
Integracja przekazuje identyfikatory i dane dokumentów między procesem, ERP i magazynem. Dzięki temu zamówienie łączy się z PZ, WZ lub innym potwierdzeniem przyjęcia, a następnie z jedną albo wieloma fakturami. Szczegółowy obieg dokumentu opisuje strona obiegu faktur kosztowych.
Czy rozwiązanie obsługuje wiele spółek i różne reguły zakupowe?
Tak. Konfigurujemy odrębne słowniki, budżety, grupy zakupowe, progi, uprawnienia i ścieżki dla poszczególnych spółek, oddziałów albo jednostek, zachowując wspólne raportowanie całej grupy.
Od czego zależy koszt projektu?
Od liczby procesów i wyjątków, systemów oraz źródeł danych, liczby spółek i użytkowników, wymagań bezpieczeństwa, migracji historii, monitoringu integracji i zakresu utrzymania.
Kto po stronie Astrafox odpowiada za wdrożenie procesu zakupowego?
Każdy projekt ma imiennie wskazanego opiekuna, kierownika projektu i zastępcę. Jeden zespół prowadzi proces od zapotrzebowania i budżetu przez integracje z ERP po fakturę oraz późniejszą opiekę.
Zacznijmy od zakupu, który dziś omija kontrolę albo zatrzymuje zespół
Opisz sposób składania zapotrzebowań, reguły budżetowe i system ERP. Uporządkujemy zakres procesu, integracji oraz odpowiedzialności.
Opisz swój problem