Wyzwanie: faktury z wielu lokalizacji
Dokumenty powstawały w rozproszonej sieci punktów sprzedaży lub obsługi, a dane musiały pozostać zgodne z centralnym systemem finansowo-księgowym. Papierowa dystrybucja, ręczne operacje i różne poziomy dostępu utrudniały kontrolę całego cyklu.
Proces wymagał obsługi formatów ustrukturyzowanych, walidacji, autoryzacji oraz synchronizacji statusów między systemami.
Rozwiązanie: centralny obieg od utworzenia do archiwum
Astrafox zbudował platformę webową łączącą lokalizacje, centralny system księgowy i krajowy system e-fakturowania.
System zapewnia:
- tworzenie i importowanie faktur z systemów źródłowych,
- generowanie PDF z kodem QR oraz ustrukturyzowanego XML,
- walidację i porównywanie dokumentów,
- kolejkę przekazywania faktur do ERP,
- korekty, kopiowanie i unieważnianie dokumentów,
- dwukierunkową synchronizację danych oraz statusów,
- automatyczną dystrybucję dokumentów przez e-mail,
- powiadomienia o zmianie statusu,
- historię zmian i wersjonowanie,
- raporty operacyjne i wskaźnikowe,
- komunikaty oraz ankiety dla użytkowników.
Efekt: spójny proces w całej sieci
Wszyscy korzystają z tych samych, aktualnych danych o dokumentach, odbiorcach i lokalizacjach. Automatyczna walidacja, kolejki i synchronizacja ograniczają ręczną obsługę. Historia operacji pozwala prześledzić cykl faktury, a model uprawnień chroni dane poszczególnych punktów.
Część techniczna
Platforma webowa wymienia dane z ERP i krajowym systemem e-fakturowania. Obsługuje XML, PDF, kody QR, kolejki zadań oraz automatyczne procesy w tle. Mechanizm harmonogramowania synchronizuje dane, sprawdza ważność certyfikatów, aktualizuje statusy i generuje raporty okresowe.
Najczęstsze pytania
Czy platforma obsługuje korekty i unieważnienia?
Tak. Zachowuje przy tym historię zmian oraz kolejne wersje dokumentu.
Czy użytkownik widzi faktury wszystkich lokalizacji?
Zakres dostępu zależy od przypisanych punktów, roli i uprawnień użytkownika.