Optymalizacja procesu obsługi wniosków
Dowiedz się, które wnioski są problematyczne dla pracowników, a które dla klientów
Raportowanie wokół procesu obsługi wniosków pozwala na znaczną optymalizację pracy w tym obszarze, identyfikację tzw. wąskich gardeł i przyspieszenie procesu decyzyjnego. Z naszym wsparciem usprawnisz przepływ wniosków, wejdziesz w posiadanie aktualnych danych na temat ich liczby na poszczególnych etapach oraz zaczniesz kontrolować czas ich rozpatrywania. Dowiesz się, na jakich etapach oraz przy których pracownikach proces trwa najdłużej, by móc go usprawnić. Pomożemy Ci zbudować rozwiązanie, dzięki któremu zobaczysz, jakie wnioski stanowią problem nie tylko przy rozpatrywaniu przez pracowników, ale także przy składaniu przez klientów.
Szerokie zastosowanie zarówno w biznesie jak i w sektorze publicznym
Raporty idealne dla kierowników działów, zajmujących obsługą rozmaitych wniosków (np. o dofinansowanie), również w sektorze publicznym. Dają informację o bieżącym rozkładzie wniosków na poszczególnych etapach oraz możliwość ogólnego przeglądu (kto się nimi aktualnie zajmuje, ile jest wniosków na poszczególnych etapach, jak długo dokument jest na danym etapie). Dzięki temu można łatwo zweryfikować, czy ewentualne przestoje lub opóźnienia są spowodowane błędami w organizacji pracy, czy wpływa na nie również czynnik ludzki. Taka wiedza, pozwala bardziej świadomie i celnie zarządzać całym procesem obsługi wniosków. Ponieważ raportowanie ma charakter cykliczny, na bieżąco możesz weryfikować wnioski/etapy, przy których występują trudności, by móc poświęcić im większą uwagę.
4 główne korzyści z raportowania procesu obsługi wniosków
Przejrzysty obraz procesu
Pełna informacja o obsłudze wniosków, z każdej perspektywy.
Świadoma koordynacja
Na podstawie wiedzy pozyskanej z powstałych raportów, możesz łatwo koordynować cały proces.
Optymalizacja pracy zespołu
Z pomocą naszych rozwiązań zbudujesz podstawy do wyznaczenia punktów, w których potencjalnie można usprawnić pracę. Zdobędziesz wiedzę popartą analizą danych, m.in. o tym, które pola w obsłudze wniosków wymagają dalszej uwagi (np. na którym etapie najwięcej wniosków odpada, który pracownik najdłużej oceniają wnioski), przez co możesz łatwiej zoptymalizować cały proces.
W konsekwencji, wzrost efektywności
Korzystanie z narzędzi Business Intelligence zwiększa efektywność. Na podstawie wiedzy zdobytej z ich pomocą, możesz tak zarządzać pracownikami i procesem by była ona jak największa. Ważne, aby działo się to na podstawie trafnych decyzji, a nie na podstawie prób i błędów. Tego typu podejście, działa z korzyścią dla Twojego autorytetu i morale całego zespołu.
Zapanujesz nad każdym rodzajem wniosków. Urlopowymi, o dofinansowanie i innymi
Raporty dotyczące obsługi wniosków w głównej mierze pozwalają na zoptymalizowanie oraz ułatwienie zarządzania całym procesem. Wachlarz rozwiązań jest na tyle szeroki, że mają one zastosowanie przy wnioskach wszelkiego rodzaju – począwszy od wniosków o dofinansowanie, do wniosków poruszających się wewnątrz organizacji, jak np. wnioski urlopowe czy inne, występujące w procedurach kadrowych. Nasze raporty w sposób graficzny przedstawiają aktualny wygląd danego procesu obsługi, przejrzyście i czytelnie ilustrując np.:
- ile wniosków znajduje się na poszczególnych etapach,
- jakiego typu są to wnioski,
- przez kogo są złożone,
- przez jakiego pracownika są obsługiwane,
- ile czasu pojedynczy wniosek, lub średnio dla ich typu, spędza na danym statusie,
- jakie wnioski i dlaczego są cofane do poprzednich statusów,
- powiązania między wnioskami odrzuconymi a ponownie złożonymi/otwartymi.
Wizualizacja znacznie ułatwia kierownikom (i nie tylko) koordynowanie całego procesu. Dzięki informacjom w niej zawartych można szybko zauważyć, na których etapach lub typach wniosków występują problemy i opóźnienia. To znacznie ułatwia zarządzanie procesem, czy jego optymalizowanie. Rezultatem zastosowania takich rozwiązań raportowych są:
- lepsza koordynacja,
- poprawa efektywności,
- usprawnienie komunikacji wewnętrznej oraz z klientem,
- ułatwienia obsługi, zarówno po stronie pracowników jak i klientów.