Wyzwanie: procesy HR poza głównym systemem
Wnioski urlopowe, nieobecności, podróże służbowe, szkolenia, premie i zmiany danych były obsługiwane w papierze lub poczcie. Pracownicy potrzebowali prostego dostępu do spraw, a organizacja chciała zachować spójność danych z systemem SAP.
Nowe procesy pojawiały się wraz ze zmianami organizacji. Każdy z nich wymagał innego formularza, etapów, reguł i uprawnień.
Rozwiązanie: wspólna warstwa dla procesów pracowniczych
Astrafox zbudował platformę webową, na której administratorzy mogą definiować typy wniosków bez tworzenia oddzielnej aplikacji dla każdego procesu.
Rozwiązanie obsługuje między innymi:
- urlopy, nieobecności i podróże służbowe,
- wnioski premiowe, szkoleniowe i rekrutacyjne,
- zmiany danych osobowych,
- ewidencję czasu pracy i potwierdzanie obecności,
- planowanie urlopów i dostępności zespołów,
- zastępstwa podczas nieobecności,
- raporty dopasowane do pracowników, menedżerów, HR i administratorów,
- instrukcje prowadzące użytkownika po formularzach.
Administrator określa pola, wymagane dane, etapy, uczestników, reguły przejścia, akcje i sposób integracji. Zatwierdzone informacje mogą być przekazywane do SAP lub innych systemów.
Efekt: samoobsługa pracownika i spójne dane
Pracownik składa wniosek i śledzi jego status w przeglądarce. Menedżer widzi sprawy zespołu oraz planowane nieobecności. HR konfiguruje procesy i korzysta z aktualnych raportów. Automatyczna wymiana ogranicza ręczne przenoszenie danych między aplikacjami.
Część techniczna
Platforma jest aplikacją webową z konfigurowalnymi formularzami, regułami, etapami i rolami. Integracja przekazuje dane do SAP i innych systemów. Dodatkowa usługa w tle realizuje synchronizację, import, eksport, archiwizację oraz zadania harmonogramowane.
Najczęstsze pytania
Czy administrator może uruchomić nowy typ wniosku?
Tak. Może zdefiniować formularz, etapy, reguły, uprawnienia i integrację z systemem zewnętrznym.
Czy platforma zastępuje SAP?
Nie. Zapewnia warstwę obsługi procesów dla użytkowników i wymienia zatwierdzone dane z SAP.