Wyzwanie: wspólny cykl oceny w dużej strukturze
W okresowej ocenie uczestniczą pracownicy, przełożeni bezpośredni i formalni, kadra zarządzająca oraz HR. Papierowe formularze i pliki powodowały opóźnienia, utrudniały wskazanie aktualnej wersji i wymagały ręcznego ponaglania wielu osób.
Proces obejmował kilka formularzy, zależności służbowe, zastępstwa, terminy oraz postępowania odwoławcze. Przygotowanie zbiorczych wyników wymagało łączenia danych z wielu źródeł.
Rozwiązanie: cyfrowy proces od celów do odwołania
Astrafox zbudował aplikację według regulaminu ocen i struktury organizacyjnej klienta. System prowadzi użytkowników przez kolejne etapy i automatycznie pilnuje zależności.
Najważniejsze elementy:
- harmonogram etapów z przeliczaniem zależnych terminów,
- formularze kompetencji, efektywności, zadań premiowych i podsumowania,
- uproszczone formularze dla wybranych grup stanowisk,
- wielopoziomowa akceptacja przez przełożonych i pracownika,
- cyfrowe składanie oraz rozpatrywanie odwołań,
- panele dopasowane do pracownika, przełożonego, HR i administratora,
- zastępstwa na czas nieobecności,
- automatyczne przypomnienia i komunikaty,
- raporty wyników, postępu, mocnych stron i obszarów rozwoju,
- archiwum zakończonych cykli.
Efekt: wyniki bez ręcznego scalania formularzy
System pokazuje, kto odpowiada za aktualny etap i co pozostało do zrobienia. HR widzi postęp w jednostkach i może reagować przed przekroczeniem terminu. Wyniki są dostępne bezpośrednio po zamknięciu procesu, a przebieg odwołań pozostaje udokumentowany.
Astrafox utrzymuje i rozwija rozwiązanie w kolejnych cyklach, dostosowując je do zmian zasad, harmonogramu i raportów.
Część techniczna
Dedykowana aplikacja webowa korzysta z firmowych kont domenowych. Uprawnienia wynikają z roli i miejsca w strukturze. Panel administracyjny obsługuje masowy import danych, harmonogram, parametry cyklu oraz treści powiadomień. Dane można eksportować do arkuszy.
Najczęstsze pytania
Czy system obsługuje zastępstwa i zmiany przełożonych?
Tak. Model uwzględnia przełożonych bezpośrednich i formalnych, zastępców oraz zmiany przypisań.
Czy pracownik może złożyć odwołanie w systemie?
Tak. Odwołanie ma własny termin, przebieg, osoby rozpatrujące i ocenę ostateczną.