Wyzwanie: wspólny standard dla wielu spółek i tysięcy pracowników
Grupa kapitałowa z wieloma spółkami potrzebowała jednego sposobu prowadzenia spraw pracowniczych. Wnioski, dokumenty kadrowe, świadczenia, rozmowy rozwojowe i konsultacje celów były rozproszone między papierem, pocztą i narzędziami poszczególnych spółek.
Każda spółka miała własne reguły, przełożonych, uprawnienia i szablony dokumentów, ale dane musiały trafiać do tych samych systemów kadrowych i do SAP. Rozwiązanie musiało działać stabilnie przy bardzo dużej liczbie użytkowników i dawać się dostosować bez przebudowy całości.
Rozwiązanie: rodzina systemów HR budowana etapami
Astrafox od lat rozwija i utrzymuje zestaw powiązanych aplikacji. Każda obsługuje inny proces, ale korzysta z wspólnych zasad dostępu, ról i integracji.
- Samoobsługa pracownika i przełożonego: wnioski, akceptacje, zastępstwa i powiadomienia, także w aplikacji mobilnej.
- Elektroniczna teczka i dokumenty kadrowe: kontrola podpisywania dokumentów od wniosku po archiwizację i zamknięcie sprawy w systemie źródłowym, z podpisami kwalifikowanymi.
- Świadczenia pracownicze: wnioski socjalne, pożyczki i opieka medyczna, w tym wersje dla kadry zarządzającej oraz przekazywanie danych do systemów zewnętrznych w trakcie akceptacji.
- Rozmowy rozwojowe: cykliczne arkusze kompetencji, akceptacja przełożonego i zatwierdzenie przez pracownika, konfiguracja okresów, spółek i ról.
- Cele kadry zarządzającej: biblioteki celów, wagi, konsultacje, akceptacje i przenoszenie zatwierdzonych danych do kart celów.
- Dokumenty z szablonami per spółka: centralne logotypy, szablony oraz automatyczne przetwarzanie dokumentów zbiorczych.
Systemy łączą się z SAP, katalogiem użytkowników z logowaniem jednokrotnym (SSO) i innymi aplikacjami grupy. Administracja uprawnieniami, serwery oraz stabilizacja aplikacji pozostają w zakresie opieki Astrafox.
Efekt: jeden standard i skala, która nie wymaga ręcznej obsługi
Pracownicy i menedżerowie składają oraz akceptują sprawy w tych samych narzędziach, a działy kadr widzą status każdego procesu. System samoobsługi HR obsługuje nawet 1 mln wniosków rocznie i 20+ tys. użytkowników.
Kolejne spółki i procesy są dołączane przez konfigurację ról, szablonów i reguł. Dzięki temu zmiana organizacyjna nie wymaga budowy nowej aplikacji od początku.
Część techniczna
Aplikacje są utrzymywane przez ten sam zespół, który je zaprojektował. Obejmuje to integracje z SAP, uwierzytelnianie przez SSO, zarządzanie uprawnieniami, administrację serwerami, aplikację mobilną, poprawki i rozwój funkcji zgłaszanych przez działy kadr.
Najczęstsze pytania
Czy takie systemy można wdrożyć w organizacji z wieloma spółkami?
Tak. Spółki mają własne szablony, role i przełożonych w tym samym środowisku, a dane trafiają do wspólnych systemów kadrowych.
Czy rozwiązanie integruje się z systemem kadrowo-płacowym?
Tak. Zatwierdzone dane przekazujemy do SAP i innych systemów w sposób dopasowany do danego procesu.