Wyzwanie: poufność i kontakt bez ujawniania tożsamości
Ogólna skrzynka e-mail lub rozmowa z przełożonym może zniechęcać do zgłoszenia nieprawidłowości. Z kolei anonimowa wiadomość bez kanału zwrotnego utrudnia zadawanie pytań i uzupełnienie materiałów.
Wrażliwe opisy oraz załączniki były narażone na rozproszenie między skrzynkami i dyskami. Grupy kapitałowe potrzebowały oddzielnych kanałów dla spółek, ale wspólnego standardu obsługi.
Rozwiązanie: poufny portal bez obowiązku zakładania konta
Astrafox zbudował platformę do anonimowych i imiennych zgłoszeń, komunikacji zwrotnej oraz integracji z systemem prowadzenia spraw.
Zobacz, jak ochronę sygnalistów łączymy z szerszym podejściem do bezpieczeństwa i zgodności.
Rozwiązanie obejmuje:
- formularz prowadzący przez opis zdarzenia,
- wybór zgłoszenia anonimowego lub imiennego,
- walidację pól przed wysłaniem,
- załączniki sprawdzane pod kątem typu, rozmiaru i złośliwego oprogramowania,
- numer sprawy i hasło ustalane przez zgłaszającego,
- poufną korespondencję także bez ujawnienia tożsamości,
- podgląd statusu od przyjęcia do zakończenia,
- polską i angielską wersję językową,
- oddzielną konfigurację dla każdej organizacji lub spółki,
- edycję treści formularzy, zgód i szablonów wiadomości.
Efekt: kompletne zgłoszenie i bezpieczny dialog
Osoba zgłaszająca może wrócić do sprawy, dosłać plik i odpowiedzieć na pytanie. Zespół prowadzący postępowanie otrzymuje uporządkowane dane bez ręcznego przepisywania. Dla kolejnej spółki konfigurujemy osobny kanał i oddzielamy jej dane.
Platforma jest rozwijana i utrzymywana jako rozwiązanie wielokrotnego użytku.
Część techniczna
Dane i załączniki są szyfrowane przed zapisem, a wymiana z systemem obsługi spraw korzysta z klucza przypisanego do organizacji. Hasło jest przechowywane jako skrót kryptograficzny. Platforma stosuje czasową blokadę po nieudanych logowaniach, ochronę formularza przed automatami i skanowanie plików. Interfejs API ma oddzielną autoryzację dla każdej organizacji.
Najczęstsze pytania
Czy zgłaszający musi podać dane osobowe?
Nie. Organizacja może udostępnić zgłoszenie anonimowe, a komunikacja zwrotna nadal odbywa się w panelu sprawy.
Czy platforma może obsłużyć kilka spółek?
Tak. Każda spółka może mieć własny adres, treści i konfigurację oraz oddzielone dane.