Przed wdrożeniem
Pracownik przegląda rozliczenia i osobno przygotowuje przypomnienia dla kontrahentów.
Po wdrożeniu
Aplikacja rozpoznaje stan rozliczeń i wysyła właściwe przypomnienie według ustalonej reguły.
Komunikacja i reakcje sterowane danymi z ERP
Automatyczne powiadomienia i windykacja w Comarch ERP XL
Wdrażamy aplikacje i automatyzacje, które na podstawie danych z Comarch ERP XL wysyłają wiadomości, dokumenty i alerty oraz uruchamiają reguły związane z rozliczeniami kontrahentów. Klient dostaje informację na czas, a pracownik zajmuje się sprawami wymagającymi reakcji.
Problem
Ważna informacja nie może czekać, aż ktoś sprawdzi ją w ERP
Zaległa płatność, niski stan magazynowy, niewysłana faktura albo przeszkoda w procesie wymagają reakcji właściwej osoby. Gdy pracownicy samodzielnie wyszukują te zdarzenia, przygotowują wiadomości i dołączają dokumenty, komunikacja zależy od kolejnych ręcznych czynności.
Przed wdrożeniem
Faktura lub potwierdzenie salda czeka na przygotowanie wiadomości i załączników.
Po wdrożeniu
System przygotowuje wiadomość, wydruk albo plik w wymaganym formacie i przekazuje go odbiorcy.
Przed wdrożeniem
Przeszkoda w procesie automatycznym pozostaje niewidoczna do czasu kontroli wykonanej przez IT.
Po wdrożeniu
Zdarzenie uruchamia alert dla zespołu IT, który od razu wie, że proces wymaga reakcji.
Co wdrażamy
Jedna automatyzacja łączy warunek, odbiorcę, treść i działanie
Tworzymy dodatkowe aplikacje i procesy wokół Comarch ERP XL. Korzystają z danych systemu, sprawdzają ustalone warunki i wykonują właściwą akcję: wysyłają wiadomość lub dokument, alarmują pracownika albo zmieniają możliwość dalszej współpracy z kontrahentem.
Przypomnienia o płatnościach
Wiadomości do klientów i partnerów biznesowych powstają na podstawie aktualnego stanu rozliczeń w ERP XL.
Potwierdzenia sald
System przygotowuje i przekazuje potwierdzenia sald wskazanym odbiorcom bez ręcznego tworzenia każdej wiadomości.
Faktury i załączniki
Aplikacja wysyła wydruki faktur i pliki faktur w dowolnych formatach. Automatyzacja obejmuje także przetwarzanie i wysyłkę faktur elektronicznych.
Niskie stany magazynowe
Właściwe osoby otrzymują informację, gdy dane magazynowe spełnią warunek wymagający uzupełnienia zapasu lub dalszej analizy.
Alerty z procesów automatycznych
Powiadomienie wskazuje przeszkodę wykrytą w procesie albo zdarzenie, które powinien obsłużyć dział IT.
Blokowanie i odblokowywanie kontrahentów
Reguły oparte na bieżącym stanie rozliczeń sterują możliwością dalszej współpracy i zdejmują blokadę po spełnieniu określonych warunków.
Jak to działa
Od zdarzenia w ERP do wiadomości lub działania
Najpierw ustalamy sytuację biznesową i dane, które ją rozpoznają. Następnie definiujemy odbiorcę, zawartość komunikatu, wymagany dokument oraz akcję wykonywaną przez system.
01
Warunek
Rozwiązanie sprawdza stan rozliczeń, magazynu, dokumentu lub procesu automatycznego.
02
Odbiorca i treść
Reguła wskazuje klienta, partnera albo pracownika oraz wiadomość odpowiednią dla zdarzenia.
03
Dokument lub akcja
System dołącza fakturę, potwierdzenie salda lub raport albo uruchamia blokadę kontrahenta.
04
Dalsza reakcja
Pracownik obsługuje wyjątek, a kolejna zmiana danych uruchamia następną regułę lub odblokowuje współpracę.
Procesy Comarch ERP XL a aplikacje Astrafox
Procesy są funkcją producenta służącą do zarządzania obiegiem informacji i dokumentów. Astrafox projektuje przebieg automatyzacji oraz tworzy dodatkowe aplikacje i akcje odpowiadające regułom firmy. Wykorzystanie funkcji procesów XL wymaga osobnej opcji licencyjnej Comarch.
Dokumentacja producenta: procesy w Comarch ERP XL →Windykacja i rozliczenia
Reguły rozliczeń uruchamiają komunikację i ograniczenia współpracy
Stan należności w Comarch ERP XL jest podstawą kolejnych działań. System wysyła przypomnienie, przekazuje potwierdzenie salda albo blokuje współpracę z kontrahentem. Po zmianie stanu rozliczeń odblokowuje dalszą obsługę zgodnie z regułami firmy.
Co porządkuje automatyzacja
- Termin przekazania przypomnienia o zaległej płatności.
- Odbiorcę i treść wiadomości powiązane ze zdarzeniem.
- Wydruk lub plik faktury wysyłany razem z komunikatem.
- Warunek zablokowania dalszej współpracy z kontrahentem.
- Warunek odblokowania współpracy po zmianie rozliczeń.
Dla kogo
Dla finansów, sprzedaży, logistyki i IT pracujących na ERP XL
Jedno rozwiązanie obsługuje różne zdarzenia, ale każda wiadomość ma własnego odbiorcę i cel. Zakres dobieramy do odpowiedzialności zespołów oraz reguł zapisanych w procesach firmy.
Finanse i windykacja
Przypomnienia o płatnościach, potwierdzenia sald, faktury elektroniczne oraz blokowanie i odblokowywanie współpracy według rozliczeń.
Sprzedaż i obsługa klienta
Terminowe przekazywanie dokumentów i informacji kontrahentom bez przygotowywania każdej wiadomości od początku.
Logistyka i magazyn
Powiadomienia o niskich stanach magazynowych kierowane do osób odpowiedzialnych za dalsze działanie.
Dział IT
Alerty o przeszkodach w procesach automatycznych i zdarzeniach, które wymagają sprawdzenia przez zespół techniczny.
Doświadczenie Astrafox w Comarch ERP XL
Automatyzujemy procesy oparte na rzeczywistych danych ERP
Astrafox jest Autoryzowanym Integratorem Comarch i partnerem Comarch od 2003 roku. Nasi konsultanci mają aktualne certyfikaty Comarch. Wdrażamy u klientów procesy, dodatkowe aplikacje i integracje ERP XL, które obsługują dokumenty, komunikację, rozliczenia oraz zdarzenia wymagające reakcji biznesu lub IT.
Powiązane rozwiązania
Rozszerz automatyzację dokumentów i komunikacji w ERP XL
Automatyzacja procesów w ERP XL
Procesy, XL Work, operacje wsadowe oraz przepływ dokumentów według reguł firmy.
Czytaj więcej →KSeF w Comarch ERP XL
Wysyłka dokumentów sprzedaży i korekt, obsługa UPO oraz weryfikacja przekazywanych danych.
Czytaj więcej →ECOD i EDI
Automatyczna wymiana dokumentów INVOICE, ORDER i DESADV oraz obsługa not kaucyjnych.
Czytaj więcej →Integracja z eCommerce i B2B
Wymiana oferty, zamówień, statusów oraz dokumentów sprzedaży ze sklepem lub eHurtownią.
Czytaj więcej →Wdrożenie Comarch ERP XL
Analiza procesów, konfiguracja, migracja danych i uruchomienie systemu w organizacji.
Zobacz wdrożenie ERP XL →Serwis i SLA dla ERP XL
Opieka nad działającym systemem, integracjami i procesami wraz z ustalonymi zasadami obsługi.
Zobacz opiekę serwisową →FAQ
Najczęstsze pytania o powiadomienia i windykację w ERP XL
Do kogo system wysyła automatyczne powiadomienia z Comarch ERP XL?
Wiadomości trafiają do klientów, partnerów biznesowych i pracowników. Odbiorca, treść, załączniki oraz warunek wysyłki wynikają z danego procesu.
Jakie dokumenty można automatycznie wysyłać kontrahentom?
Rozwiązanie wysyła między innymi potwierdzenia sald, wydruki faktur oraz pliki faktur w dowolnych formatach. Obsługuje także automatyczne przetwarzanie i wysyłkę faktur elektronicznych.
Czy system automatycznie przypomina o zaległych płatnościach?
Tak. Aplikacja przygotowana przez Astrafox wysyła przypomnienia zgodnie z regułami opartymi na danych o rozliczeniach kontrahenta w Comarch ERP XL.
Czy Comarch ERP XL może automatycznie zablokować współpracę z kontrahentem?
Wdrażamy automatyzację, która blokuje i odblokowuje współpracę na podstawie bieżącego stanu rozliczeń. Warunki działania wynikają z reguł obowiązujących w firmie.
Czy powiadomienia mogą informować dział IT o błędach procesu?
Tak. System przekazuje informacje o przeszkodach wykrytych w procesach automatycznych oraz o zdarzeniach wymagających reakcji działu IT.
Zamień zdarzenia w ERP w terminowe działania
Opisz, jakie dane uruchamiają komunikat, kto powinien go otrzymać, jakie dokumenty trzeba dołączyć i kiedy system ma zablokować albo odblokować współpracę.
Opisz proces w ERP