Przed wdrożeniem
Operator sprawdza dokument, pamięta o kolejnym kroku i osobno uruchamia każdą operację.
Po wdrożeniu
Proces sprawdza warunek, wykonuje akcję albo przekazuje zadanie właściwej osobie.
Strona główna › ERP Comarch › Dodatkowe moduły i integracje › Automatyzacja procesów w Comarch ERP XL
Dokumenty, zadania i operacje wykonywane według reguł
Automatyzacja procesów w Comarch ERP XL
Projektujemy i wdrażamy procesy Comarch XL, które prowadzą dokumenty przez kolejne etapy, przekazują zadania pracownikom i wykonują powtarzalne operacje przez XL Work. Automatyzujemy między innymi sprzedaż, magazyn, księgowość, rozliczenia, komunikację z kontrahentami, księgowanie wsadowe i przeliczanie BST.
Problem i rezultat
Proces pilnuje kolejności, warunków i następnego kroku
Dokument w ERP często wymaga sprawdzenia danych, akceptacji, zmiany statusu, utworzenia kolejnego dokumentu lub przekazania informacji do innego systemu. Gdy każdą z tych czynności uruchamia człowiek, przebieg zależy od pamięci operatora i ręcznego kontrolowania kolejki. Proces zapisuje reguły bezpośrednio w środowisku Comarch ERP XL.
Przed wdrożeniem
Zespół ustala status dokumentu przez sprawdzanie kilku list, wiadomości i notatek.
Po wdrożeniu
Skrzynka pracownika pokazuje zadania, a historia procesu zapisuje wykonane etapy i bieżący status.
Przed wdrożeniem
Powtarzalne operacje na dokumentach są wykonywane kolejno i zależą od dostępności pracownika.
Po wdrożeniu
XL Work obsługuje zadania automatyczne z częstotliwością ustaloną dla danego procesu.
Funkcja producenta
Czym są procesy w Comarch ERP XL
Procesy są funkcją systemu Comarch ERP XL stworzoną przez producenta do zarządzania obiegiem informacji i dokumentów, podziału zadań oraz definiowania dodatkowych statusów dokumentu. Ich wykorzystanie wymaga osobnej opcji licencyjnej. Astrafox projektuje definicję procesu, warunki, odpowiedzialności i dodatkowe działania potrzebne w konkretnym środowisku klienta.
Proces
To ciąg wykonywanych zadań, który zmienia status procesu albo prowadzi do uruchomienia kolejnego procesu. Definicja staje się wzorem dla każdego uruchomionego przebiegu.
Zadanie
To etap i jednocześnie stan procesu. Pomiędzy zadaniami START i KONIEC znajdują się etapy odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi pracy z dokumentem.
Czynność
Jest elementem zadania. Odpowiada funkcji dostępnej w ERP XL albo czynności rejestrowanej w procesie, nawet gdy nie ma osobnego obiektu w systemie.
Akcja i wynik
Akcja wykonuje operację przewidzianą dla czynności. Jej wynik wskazuje następne zadanie, dzięki czemu proces przechodzi właściwą ścieżką.
Opiekun
Za czynność odpowiada operator, pracownik, grupa, centrum organizacyjne albo opiekun automatyczny. Odpowiedzialność wynika z definicji procesu.
Warunki i wyjątki
Proces rozdziela ścieżki na podstawie danych i wyników akcji. Dokument przechodzi dalej, wraca do wcześniejszego etapu albo czeka na reakcję człowieka.
Co jest standardem Comarch, a co wdraża Astrafox
Mechanizm procesów, XL Work, skrzynka pracownika, historia procesu, księgowanie wsadowe i obsługa BST są funkcjami producenta. Astrafox przekłada przebieg firmy na definicje procesów, konfiguruje zadania i odpowiedzialności oraz tworzy dodatkowe akcje, aplikacje i integracje potrzebne do wykonania całej operacji.
Dokumentacja producenta: procesy w Comarch ERP XL →XL Work i kontrola przebiegu
Automat wykonuje operacje, a pracownik widzi własne zadania
XL Work wykonuje zadania przypisane opiekunowi automatycznemu. Dla automatu ustala się interwał pracy, a jego kolejkę można kontrolować w Skrzynce Automatu XL. Dzięki temu operacja nie wymaga każdorazowego uruchomienia przez operatora, jeżeli definicja procesu przewiduje wykonanie automatyczne.
Skrzynka pracownika zbiera zadania przypisane operatorowi, jego centrum i podległym pracownikom. Historia procesu pokazuje zadania wykonane, bieżący status, opiekuna, wykonawcę i datę zamknięcia. Pracownik obsługuje z niej również bieżącą akcję.
Jeden proces, trzy sposoby wykonania
- Akcja wykonana bezpośrednio na dokumencie w Comarch ERP XL.
- Zadanie obsłużone przez pracownika ze skrzynki lub historii procesu.
- Operacja wykonana automatycznie przez XL Work.
Dobieramy wykonawcę i sposób obsługi do rodzaju czynności, odpowiedzialności oraz sytuacji, w których proces powinien się zatrzymać.
Co wdrożyliśmy u klientów
Procesy od sprzedaży i magazynu po finanse i komunikację
Poniższe przykłady pochodzą z procesów i aplikacji działających w środowiskach klientów Astrafox. Każdy przebieg dostosowujemy do używanych dokumentów, warunków, wyjątków, odpowiedzialności i pozostałych systemów organizacji.
Dokumenty sprzedaży i magazynu
Generujemy wydania z potwierdzonych zamówień sprzedaży (ZS). Zależnie od ścieżki proces tworzy dokument handlowy albo magazynowy, automatyzuje potwierdzanie dokumentów i spina WZ do (S)FS.
Operacje na dokumentach w buforze
Proces zmienia serię lub kontrahenta, uzupełnia opisy i atrybuty oraz przygotowuje dokument do kolejnego etapu bez powtarzania tych samych zmian przez operatora.
Faktury, raporty i ECOD
Automatycznie wysyłamy faktury i raporty do kontrahentów. Eksportujemy także dokumenty do ECOD w formatach INVOICE, ORDER i DESADV.
Zobacz ECOD i EDI w ERP XL →KSeF i UPO
Wdrożone procesy wysyłają dokumenty sprzedaży i korekty do KSeF, pomijają dokumenty spełniające określone warunki i pobierają UPO dla dokumentów wysłanych.
Księgowość i rozliczenia
Wdrażamy księgowanie wsadowe, automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych oraz reguły blokowania i odblokowywania współpracy z kontrahentami na podstawie bieżącego stanu rozliczeń.
Powiązania dokumentów
Automatycznie wiążemy dokumenty według reguł obowiązujących w przedsiębiorstwie. Dokument trafia do właściwego zestawu i kolejnego etapu bez ręcznego wyszukiwania powiązań.
Księgowanie wsadowe i BST
Operacje wsadowe dla dokumentów i zapasów
Dwa wdrożone obszary wykorzystują standardowy mechanizm procesów Comarch ERP XL do obsługi większego zestawu danych: księgowanie wielu dokumentów oraz przeliczanie Bilansu Stanu Towarów.
Księgowanie wsadowe
Proces księgowania wsadowego definiuje się dla typu dokumentu. Operator zaznacza dokumenty i uruchamia księgowanie, natomiast predekretacja i księgowanie przebiegają automatycznie po przypisaniu tych akcji do opiekuna automatycznego. Proces działa samodzielnie albo jako etap szerszego obiegu.
Wdrożenie porządkuje wybór schematu, dziennika, dokumentów i kolejnych akcji. Użytkownik inicjuje operację, a automat obsługuje przewidziane etapy.
Dokumentacja producenta: księgowanie wsadowe →BST — Bilans Stanu Towarów
BST analizuje zasoby, zamówienia i planowane ilości towarów w określonym czasie oraz dla wybranych magazynów. Po uruchomieniu obsługi procesów i XL Work przeliczenie konkretnego BST odbywa się automatycznie w wyznaczonym terminie.
Wdrażamy przeliczanie BST, a także analizę stanów magazynowych, generowanie zamówień na podstawie zdefiniowanego zapotrzebowania i raporty niskich stanów.
Dokumentacja producenta: Bilans Stanu Towarów →Jak wdrażamy proces
Od rzeczywistego przebiegu pracy do definicji w ERP XL
Zaczynamy od dokumentu i decyzji biznesowej, nie od samej funkcji technicznej. Rozdzielamy operacje, które wykonuje system, od punktów wymagających zadania dla pracownika.
01
Obiekt i cel
Wskazujemy dokument, zdarzenie początkowe i rezultat, który ma zakończyć proces.
02
Zadania i warunki
Opisujemy etapy, reguły przejścia, wyjątki oraz dane sprawdzane w każdym kroku.
03
Ludzie i automat
Przypisujemy odpowiedzialność operatorom, grupom, centrom lub automatowi XL Work.
04
Akcje i integracje
Konfigurujemy funkcje ERP oraz tworzymy dodatkowe akcje i połączenia z innymi aplikacjami.
05
Test i uruchomienie
Sprawdzamy ścieżkę standardową, wyjątki, historię oraz reakcję na błędy przed uruchomieniem procesu.
Dla kogo
Dla firm, w których ERP obsługuje wieloetapowe operacje
Automatyzacja procesów jest właściwym kierunkiem, gdy dokument przechodzi przez kilka ról, jego dalszy los zależy od danych, a powtarzalne działania mają być wykonywane według jednej reguły.
Sprzedaż i obsługa klienta
Zamówienia, potwierdzanie dokumentów, generowanie wydań, faktur i komunikacji z kontrahentem.
Finanse i księgowość
Księgowanie wsadowe, rozliczanie wyciągów, obsługa stanu rozliczeń i powiązań między dokumentami.
Logistyka i zakupy
BST, analiza stanów, raporty braków, zapotrzebowanie, zamówienia i przepływ dokumentów magazynowych.
Organizacje z wieloma rolami
Skrzynki zadań, odpowiedzialności, historia wykonania i kontrolowany przebieg pomiędzy zespołami.
Doświadczenie Astrafox w Comarch ERP XL
Procesy sprawdzone w działających środowiskach ERP XL
Astrafox jest Autoryzowanym Integratorem Comarch i partnerem Comarch od 2003 roku. Nasi konsultanci mają aktualne certyfikaty Comarch. Wdrożyliśmy u klientów procesy dla dokumentów sprzedaży i magazynu, KSeF i UPO, ECOD, komunikacji z kontrahentami, księgowania wsadowego, BST, rozliczeń bankowych i kontroli współpracy z kontrahentami.
Powiązane rozwiązania
Połącz proces z wymianą danych, magazynem i logistyką
ECOD i EDI w ERP XL
Eksport INVOICE, ORDER i DESADV oraz obsługa not kaucyjnych.
Zobacz ECOD i EDI →Import zamówień sprzedaży
Zamówienia z WebAPI, EDI, FTP i wiadomości e-mail kierowane do realizacji w ERP.
Zobacz import zamówień →Integracja z WMS
Synchronizacja danych potrzebnych w przyjęciach, wydaniach, kompletacji i inwentaryzacji.
Zobacz integrację z WMS →Integracje z przewoźnikami
Przesyłki, etykiety, statusy, dokumenty zwrotne i dane transportowe.
Zobacz integracje kurierskie →Modyfikacje interfejsu ERP XL
Raporty, kontrola danych, blokady, przypomnienia i przyciski uruchamiające procesy.
Zobacz rozszerzenia interfejsu →Wdrożenie Comarch ERP XL
Analiza procesów, konfiguracja, migracja, integracje, testy i uruchomienie.
Zobacz wdrożenie ERP XL →Opieka serwisowa i SLA
Stała obsługa systemu, procesów, dodatkowych aplikacji i integracji ERP XL.
Zobacz opiekę nad ERP XL →FAQ
Najczęstsze pytania o procesy Comarch XL, XL Work i BST
Czym są procesy w Comarch ERP XL?
Procesy są funkcją producenta do zarządzania obiegiem informacji i dokumentów. Definicja procesu łączy kolejne zadania, czynności i akcje, wskazuje odpowiedzialnych operatorów lub automat oraz prowadzi obiekt do następnego etapu według ustalonych warunków.
Czy procesy w Comarch ERP XL wymagają osobnej licencji?
Tak. Dokumentacja Comarch wskazuje, że korzystanie z funkcjonalności procesów wymaga osobnej opcji licencyjnej. Przed rozpoczęciem prac sprawdzamy licencję, wersję systemu, konfigurację i obiekty objęte procesem.
Do czego służy XL Work?
XL Work wykonuje zadania przypisane opiekunowi automatycznemu. Automat pracuje z określonym interwałem, obsługuje akcje aktywnych procesów, a jego kolejkę można sprawdzić w Skrzynce Automatu XL.
Jak działa księgowanie wsadowe w Comarch ERP XL?
Operator wskazuje dokumenty i uruchamia proces księgowania. Po przypisaniu opiekuna automatycznego do predekretacji i księgowania kolejne etapy przebiegają automatycznie. Proces można skonfigurować osobno dla typu dokumentu albo jako etap innego procesu.
Co oznacza BST w Comarch ERP XL?
BST to Bilans Stanu Towarów — dokument służący do analizy zasobów, zamówień i planowanych ilości towarów w określonym czasie i dla wybranych magazynów. Proces zleca automatyczne przeliczenie BST w określonym terminie.
Czy proces w ERP XL obsługuje KSeF i UPO?
Tak. Wdrożyliśmy procesy wysyłające dokumenty sprzedaży i korekty do KSeF, pomijające dokumenty według zdefiniowanych warunków oraz pobierające UPO. Dla organizacji szukających obsługi KSeF niezależnej od jednego systemu ERP oferujemy KSeF Connector.
Przenieś reguły procesu do Comarch ERP XL
Opisz dokument, kolejne etapy, warunki, odpowiedzialne osoby i operacje wykonywane dziś ręcznie. Ustalimy, co obsłuży proces XL, XL Work lub dodatkowa aplikacja.
Opisz proces w ERP