Wyzwanie: setki dokumentów w skrzynkach i arkuszach
Projekty audytowe, doradcze i finansowo-księgowe wymagają zebrania wielu poufnych materiałów. Dokumenty trafiały w różnych wątkach e-mail, wersje plików się powtarzały, a status kompletowania danych był ręcznie prowadzony w arkuszach.
Zespół tracił czas na ponaglenia i ustalanie, czego jeszcze brakuje. Po stronie klienta trudno było ograniczyć dostęp do wybranych kategorii dokumentów i sprawdzić postęp całego projektu.
Rozwiązanie: bezpieczna strefa współpracy
Astrafox zbudował portal klienta połączony z wewnętrznym systemem workflow. Zamiast ogólnych próśb e-mail użytkownik otrzymuje listę konkretnych zadań z terminami i statusami.
Portal zapewnia:
- kategoryzowany rejestr zadań i wymaganych materiałów,
- przesyłanie większych zestawów plików metodą przeciągnij i upuść,
- ochronę przed przypadkowym nadpisaniem i historię wersji,
- rozmowę osadzoną przy konkretnym zadaniu,
- samodzielne nadawanie dostępu do kategorii przez lidera po stronie klienta,
- przekazywanie raportów, opinii i ekspertyz po zakończeniu pracy,
- wskaźniki postępu dla obu stron projektu.
Efekt: mniej koordynacji, więcej czasu na pracę merytoryczną
Dokumenty, komentarze i statusy są przypisane do właściwych zadań. Konsultanci i audytorzy widzą braki bez przeglądania skrzynek, a klient może kontrolować dostęp swoich pracowników do poszczególnych obszarów. Historia zmian pomaga rozliczyć, kiedy i przez kogo materiał został przekazany.
Część techniczna
Portal jest aplikacją webową zintegrowaną z systemem workflow lub BPM. Obsługuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe przez SMS, szyfrowanie, kontrolę sesji i dziennik operacji. Uprawnienia mogą być przypisane do kategorii zadań.
Najczęstsze pytania
Czy portal służy tylko do odbierania dokumentów?
Nie. Może także bezpiecznie przekazywać klientowi raporty, opinie i inne materiały końcowe.
Czy klient sam zarządza dostępem swojego zespołu?
Tak. Lider po stronie klienta może określić, kto widzi poszczególne kategorie zadań i dokumentów.