Wyzwanie: spiętrzenie zgłoszeń w krótkim sezonie
Terminy zgłoszeń i kontraktacji są związane z cyklem produkcji roślinnej i wymogami formalnymi. Papierowe wnioski i wiadomości e-mail trafiały do administracji w krótkim okresie. Pracownicy sprawdzali dane, wyjaśniali pomyłki i przepisywali informacje do wewnętrznego systemu procesowego.
Powracający klienci co roku wpisywali te same dane. Dodatkową trudnością była obsługa osób zarządzających kilkoma gospodarstwami lub spółkami rolnymi.
Rozwiązanie: samoobsługa połączona z AMODIT
Astrafox zbudował portal dostępny na komputerze i smartfonie. Klient podaje identyfikatory, a system łączy zgłoszenie z danymi historycznymi gospodarstwa. Pola formalne są sprawdzane w chwili wpisywania.
Portal umożliwia:
- obsługę kilku gospodarstw z jednego konta,
- zgłoszenie gatunków roślin i powierzchni działek,
- zamówienie usług dodatkowych,
- sprawdzanie poprawności danych kontaktowych i numerów ewidencyjnych,
- podgląd statusu zgłoszenia i informacji o opiekunie,
- wykorzystanie danych z poprzedniego sezonu.
Po wysłaniu formularza portal uruchamia właściwy obieg w AMODIT. System generuje szablony umów i pełnomocnictw oraz przydziela doradcę zgodnie z regułami procesu.
Efekt: obsługa sezonu bez przepisywania danych
Stały klient uzupełnia tylko informacje, które się zmieniły. Walidacja ogranicza liczbę pomyłek wykrywanych dopiero przez administrację. Dane trafiają bez ręcznego przepisywania do procesu AMODIT, a klient może na bieżąco sprawdzać stan sprawy.
Rozwiązanie odciąża administrację w okresie największego napływu wniosków i pozwala zespołowi skupić się na obsłudze merytorycznej.
Część techniczna
Portal jest responsywną aplikacją webową zintegrowaną z AMODIT. Formularze sprawdzają poprawność danych, obsługują wiele gospodarstw i pobierają wcześniejsze informacje. Integracja przekazuje zgłoszenie do silnika procesowego, który prowadzi dalszy obieg.
Najczęstsze pytania
Czy portal zastępuje AMODIT?
Nie. Portal jest wygodną warstwą samoobsługową dla klientów, a AMODIT prowadzi wewnętrzny proces obsługi sprawy.
Czy klient może obsłużyć kilka gospodarstw?
Tak. Użytkownik może przełączać się między gospodarstwami i składać dla nich oddzielne deklaracje.