KSeF Connector
Wybierz go, gdy potrzebujesz gotowej warstwy łączącej KSeF z dowolnym ERP lub systemem księgowym. Komponent obsługuje komunikację, mapowanie, walidację, statusy i UPO.
Poznaj KSeF Connector →Pomocniczy opis funkcji producenta
Obieg faktur zakupowych z KSeF w środowisku Comarch ERP XL
Funkcje producenta pozwalają pobierać faktury zakupowe z KSeF, rozpoznawać kontrahenta i kierować dokument do ścieżki kosztowej albo towarowej. Na tej stronie objaśniamy ten mechanizm oraz pokazujemy wdrożenie Astrafox w Mateus. W nowych projektach rekomendujemy najpierw ocenę KSeF Connectora i AMODIT.
Rekomendowane rozwiązania Astrafox
Wybierz warstwę integracyjną albo pełny obieg dokumentów
Zakres powinien wynikać z problemu: samego połączenia KSeF z systemem finansowym albo pracy użytkowników nad opisem, akceptacją i kontrolą dokumentu.
AMODIT
Wybierz go, gdy faktura ma przejść przez kontrolowany obieg: pobranie, opis, akceptację, uprawnienia i przekazanie danych do systemu finansowego. AMODIT integrujemy z dowolnym ERP.
Poznaj obieg faktur w AMODIT →Problem i rezultat
Dokument trafia do właściwej ścieżki bez ręcznego przenoszenia danych
Największym obciążeniem nie jest samo pobranie faktury. Księgowość musi jeszcze rozpoznać kontrahenta, sklasyfikować dokument, ustalić dalszy krok i przekazać komplet informacji właściwej osobie.
Przed wdrożeniem
Księgowa pobiera fakturę, odczytuje dane i ręcznie ustala, kto powinien ją obsłużyć.
Po wdrożeniu
Comarch BPM pobiera dokument do ACD, a automatyzacja identyfikuje kontrahenta po NIP.
Przed wdrożeniem
Zespół każdorazowo rozstrzyga, czy faktura ma przejść przez akceptację kosztową, czy obsługę towarową.
Po wdrożeniu
Reguły z kartoteki kontrahenta w ERP XL kierują dokument do odpowiedniej ścieżki.
Przed wdrożeniem
Niekompletna reguła prowadzi do niejasnej klasyfikacji albo wymaga poprawiania dokumentu na późniejszym etapie.
Po wdrożeniu
Dokument bez kompletnej reguły zatrzymuje się do świadomej decyzji księgowości.
Wdrożenie u klienta
Automatyzacja faktur zakupowych z KSeF w Mateus
Projekt łączy funkcje Comarch BPM, KSeF i Comarch ERP XL z regułami klasyfikacji zaprojektowanymi dla procesu klienta.
Mateus
Od pobrania dokumentu do opisu, akceptacji albo obsługi w ERP
- Wyzwanie biznesowe
- Księgowość Mateus ręcznie pobierała, klasyfikowała i przenosiła dane faktur zakupowych do dalszej obsługi.
- Rozwiązanie
- Wdrożyliśmy proces, który pobiera faktury z KSeF do punktu ACD, odczytuje dane, identyfikuje kontrahenta po NIP i sprawdza reguły w jego kartotece ERP XL. Na tej podstawie wybiera ścieżkę kosztową lub towarową.
- Efekt dla firmy
- Zespół Mateus ograniczył ręczne pobieranie, klasyfikowanie i przenoszenie danych faktur oraz kontroluje status każdego dokumentu.
Jak działa obieg
Reguła wybiera ścieżkę, a księgowość rozstrzyga wyjątki
Automatyzacja obsługuje kroki, dla których istnieją kompletne dane i zasady. Dokument wymagający decyzji pozostaje pod kontrolą księgowości.
01
Import do ACD
Comarch BPM pobiera fakturę zakupową z KSeF do punktu automatycznego generowania dokumentów.
02
Odczyt danych
Robotyzacja rozpoczyna obsługę dokumentu i korzysta z danych pobranej faktury.
03
Kontrahent po NIP
Proces identyfikuje kontrahenta i odczytuje reguły zapisane w jego kartotece ERP XL.
04
Wybór ścieżki
Kompletna reguła kieruje fakturę do obiegu kosztowego albo do obsługi towarowej.
05
Opis lub ERP
Koszt trafia na formularz BPM i do akceptacji; dokument towarowy przechodzi do ERP XL.
06
Decyzja wyjątku
Brak kompletnej reguły zatrzymuje dokument i przekazuje go księgowości do rozstrzygnięcia.
Dwie ścieżki i wyjątek
Faktura kosztowa, towarowa albo decyzja księgowości
Podział nie jest deklaracją użytkownika wykonywaną od początku dla każdego dokumentu. Wynika z danych kontrahenta i reguł zapisanych w ERP XL.
Faktura kosztowa
Comarch BPM tworzy obieg, wypełnia formularz danymi faktury i przypisuje zadanie wskazanemu pracownikowi. Dokument przechodzi przez opis oraz ustaloną akceptację faktury kosztowej.
Faktura towarowa
Dokument zostaje skierowany do dalszej obsługi w Comarch ERP XL. Proces oddziela go od ścieżki opisu i akceptacji właściwej dla kosztów.
Niekompletna reguła
Jeżeli kartoteka kontrahenta nie zawiera kompletnej podstawy do klasyfikacji, dokument pozostaje do decyzji księgowości. Automatyzacja nie zastępuje rozstrzygnięcia w sytuacji niejednoznacznej.
Funkcje producenta
Comarch BPM obsługuje także inne kanały pozyskiwania dokumentów
Dokumentacja Comarch opisuje osobne punkty i mechanizmy automatycznego generowania dokumentów. To możliwości produktu Comarch BPM, które analizujemy jako odrębny zakres konfiguracji. Nie były one częścią opisanego wdrożenia Mateus, jeśli źródło projektu nie wskazuje inaczej.
Comarch OCR
Usługa rozpoznaje dane z plików graficznych, takich jak PDF i JPG. Comarch BPM współpracuje z nią przez dedykowane punkty konfiguracyjne.
Skrzynka pocztowa
BPM tworzy dokument na podstawie wiadomości i przenosi wybrane załączniki, treść e-maila oraz dane adresatów.
e-Doręczenia
Producent udostępnia punkt ACD do importu dokumentów ze skrzynki e-Doręczeń oraz narzędzia do modelowania ich dalszego obiegu.
ZUGFeRD i XRechnung
Osobny typ punktu ACD służy do importu e-faktur w formatach ZUGFeRD i XRechnung.
Robotyzacja procesów
Automatyczny tryb pracy wykonuje skrypty i obsługuje punkty ACD, w tym import dokumentów zakupu z KSeF.
Współpraca BPM z ERP XL
Dokumentacja producenta opisuje KSeF, ACD, robotyzację, workflow i pozostałe funkcje współpracy Comarch BPM z ERP XL.
Otwórz dokumentację Comarch →Dla kogo
Gdy księgowość obsługuje KSeF, koszty i zakupy towarowe w różnych ścieżkach
Proces sprawdza się w organizacjach, które chcą połączyć import dokumentów z KSeF z regułami ERP i kontrolowanym obiegiem akceptacji.
Dużo powtarzalnej klasyfikacji
Te same typy dokumentów od znanych kontrahentów regularnie trafiają do kosztów albo zakupów towarowych, a zasady można zapisać w kartotece ERP.
Rozproszona akceptacja kosztów
Fakturę musi opisać i zaakceptować wskazany pracownik, a księgowość potrzebuje bieżącej kontroli jej statusu w obiegu.
Wyjątki wymagające decyzji
Organizacja nie chce automatycznie przepuszczać dokumentów bez kompletnej reguły. Takie faktury mają trafiać do księgowości do rozstrzygnięcia.
Doświadczenie Astrafox w Comarch ERP XL
Łączymy ERP, obieg dokumentów i reguły księgowe
Astrafox jest Autoryzowanym Integratorem Comarch i partnerem Comarch od 2003 roku. Nasi konsultanci mają aktualne certyfikaty Comarch. W projekcie dla Mateus połączyliśmy Comarch BPM, KSeF i Comarch ERP XL, wykorzystując ACD, robotyzację oraz reguły oparte na danych kontrahenta.
Powiązane rozwiązania
Połącz zakupowy obieg z pozostałymi procesami ERP XL
KSeF w Comarch ERP XL
Wysyłka faktur sprzedaży i korekt, reguły pomijania, UPO oraz modyfikacja danych przekazywanych do KSeF.
Zobacz KSeF dla sprzedaży w XL →Wdrożenie Comarch ERP XL
Przygotowanie ERP, kartotek i reguł potrzebnych do dalszej obsługi dokumentów zakupowych.
Zobacz wdrożenia Comarch ERP XL →Dodatkowe moduły i integracje
Rozwiązania Astrafox łączące Comarch ERP XL z procesami sprzedaży, finansów, logistyki i wymiany danych.
Zobacz rozwiązania dla ERP XL →Opieka serwisowa i SLA
Stała obsługa działającego Comarch ERP XL, jego rozszerzeń oraz integracji z jasnymi zasadami przyjmowania zgłoszeń.
Zobacz opiekę nad ERP XL →FAQ
Najczęstsze pytania o obieg faktur zakupowych z KSeF
Jak faktury zakupowe trafiają z KSeF do Comarch BPM?
Comarch BPM pobiera dokumenty zakupu z KSeF do punktu ACD. Robotyzacja uruchamia dalszą obsługę: odczyt danych, identyfikację kontrahenta i wybór ścieżki dokumentu.
Jak proces rozpoznaje fakturę kosztową i towarową?
Proces identyfikuje kontrahenta po NIP i sprawdza reguły zapisane w jego kartotece Comarch ERP XL. Na tej podstawie kieruje fakturę do ścieżki kosztowej albo towarowej.
Co dzieje się z fakturą bez kompletnej reguły?
Dokument pozostaje do decyzji księgowości. Nie jest automatycznie klasyfikowany, gdy reguła w kartotece kontrahenta nie daje kompletnej podstawy do wyboru ścieżki.
Jak wygląda akceptacja faktury kosztowej w Comarch BPM?
System tworzy obieg BPM, wypełnia formularz danymi faktury i przypisuje zadanie wskazanemu pracownikowi. Pracownik opisuje dokument i przekazuje go przez ustaloną ścieżkę akceptacji.
Czy faktury towarowe także trafiają do obiegu akceptacji?
W opisanym wdrożeniu faktury towarowe są kierowane do dalszej obsługi w Comarch ERP XL, a faktury kosztowe do formularza, opisu i akceptacji w Comarch BPM.
Czy Comarch BPM przyjmuje dokumenty także spoza KSeF?
Tak. Producent udostępnia osobne mechanizmy dla Comarch OCR, skrzynki pocztowej, e-Doręczeń oraz e-faktur ZUGFeRD i XRechnung. Ich wykorzystanie jest osobnym zakresem konfiguracji i nie oznacza, że wszystkie te kanały były częścią wdrożenia opisanego na tej stronie.
Połącz KSeF z obiegiem faktur zakupowych
Sprawdź KSeF Connector do integracji z ERP oraz AMODIT do opisu, akceptacji i kontroli dokumentów.