Strona główna › Dane i BI › Raportowanie procesów

Raportowanie procesów biznesowych

Zobacz, gdzie proces traci czas i co poprawić najpierw

Raport BI łączy dane z AMODIT lub innego systemu BPM i obiegu dokumentów. Pokazuje kondycję procesu, terminy, czas etapów, powroty, obciążenie i wąskie gardła. Zamiast samego sygnału o problemie dostajesz drogę do jego lokalizacji, diagnozy i decyzji o działaniu.

Opisz swój problem Zobacz pytania raportu

Podsumowanie raportu procesu z liczbą spraw, czasem realizacji, powrotami, rankingiem wąskich gardeł i alertami — Widok managerski procesu: sygnały o terminowości, powrotach i wąskich gardłach. Dane przykładowe.

Dowolny procesFaktury, reklamacje, zamówienia, HR, akceptacje i inne workflow

Dowolny system BPMAMODIT oraz inne systemy procesowe i obiegu dokumentów

BI klientaPower BI, Tableau, Qlik lub inne wybrane narzędzie

Przed wdrożeniem → Po wdrożeniu

Od statusów spraw do obrazu całego procesu

System procesowy rejestruje każdy krok, ale codzienna lista spraw nie zawsze pokazuje, gdzie praca zwalnia i dlaczego. Warstwa BI porządkuje historię procesu wokół pytań osoby, która odpowiada za wynik.

Przed wdrożeniem	Po wdrożeniu
Statusy są widoczne, ale trudno ocenić kondycję całego procesu.	Jeden widok łączy wolumen, terminowość, czas realizacji, powroty i najważniejsze alerty.
Średnia wygląda poprawnie, choć część spraw czeka zbyt długo.	Wiekowanie i rozkład czasu pokazują długi ogon oraz sprawy wymagające reakcji.
Wiadomo, że sprawy wracają, lecz nie wiadomo między którymi etapami.	Analiza przejść pokazuje, gdzie praca jest wykonywana ponownie i którą ścieżkę warto sprawdzić.
Dużo pracy ręcznej automatycznie trafia na listę problemów.	Priorytet uwzględnia jednocześnie wolumen, opóźnienia i złożoność, więc odróżnia konieczną obsługę od dobrego kandydata do automatyzacji.

Od sygnału do działania

Raport prowadzi przez kolejne pytania o proces

Każdy widok ma rolę w analizie. Najpierw wykrywasz odchylenie, potem ustalasz miejsce i możliwą przyczynę, a na końcu wybierasz obszar do działania.

01 · Sygnał

Czy proces wymaga uwagi?

Podsumowanie łączy liczbę spraw, udział spraw zamkniętych, czas realizacji, przekroczenia ustalonego progu, powroty i największe wąskie gardło. Zmiana okresu lub statusu przelicza widok w jednym kontekście.

Raport terminowości i czasu spraw z wiekowaniem, zaległościami, najstarszymi statusami i anonimową listą spraw do reakcji — Sygnał: wiekowanie i lista spraw wymagających reakcji. Dane przykładowe.

Ranking wąskich gardeł procesu z czasem etapów, wolumenem i tabelą szczegółowych miar — Lokalizacja: etapy uszeregowane według wpływu na przebieg procesu. Dane przykładowe.

02 · Lokalizacja

Na którym etapie tracimy czas?

Raport rozkłada proces na etapy i porównuje ich czas, medianę, maksimum, liczbę aktywnych etapów oraz wolumen. Ranking ułatwia odróżnienie pojedynczych wyjątków od problemu dotyczącego konstrukcji etapu.

03 · Diagnoza

Co może powodować problem?

Analiza powrotów pokazuje, pomiędzy którymi etapami sprawy cofają się najczęściej. Widoki obciążenia pokazują rozłożenie pracy i pozwalają porównać je z powrotami oraz opóźnieniami. Wynik służy do analizy procesu i capacity zespołu, a nie do automatycznej oceny pracowników.

Analiza powrotów i poprawek z przejściami między statusami, trendem oraz anonimową listą spraw — Diagnoza: przejścia, na których praca jest wykonywana ponownie. Dane przykładowe.

Raport potencjału automatyzacji z rankingiem jednostek, mapą wolumenu pracy ręcznej i złożoności dokumentów — Działanie: ranking kandydatów do usprawnienia lub automatyzacji. Dane przykładowe.

04 · Działanie

Co poprawić lub automatyzować najpierw?

Priorytet nie wynika wyłącznie z udziału pracy ręcznej. Raport łączy wolumen, opóźnienie, złożoność i pracę manualną, aby wskazać kandydatów do dalszej analizy. O kolejności zmian decyduje właściciel procesu.

Widoki i miary

Proces i dokumenty w jednym modelu analizy

Zakres dobieramy do pytania biznesowego oraz danych dostępnych w systemie. Demo potwierdza poniższe grupy analiz.

Kondycja procesu

Wolumen, status i terminowość

Liczba spraw lub dokumentów, udział zamkniętych, wiekowanie, przekroczenia uzgodnionego czasu realizacji (SLA), zaległości i trendy.

Przebieg

Czas pracy, oczekiwania i etapy

Średni, medianowy i maksymalny czas sprawy lub etapu, etapy trwające, rozkład czasu oraz ranking wąskich gardeł.

Jakość procesu

Powroty i poprawki

Liczba i udział spraw z powrotem, przejścia między etapami, trend reworku oraz lista anonimowych identyfikatorów spraw do analizy.

Zespół

Obciążenie i rozdział pracy

Wolumen przypisany do użytkowników, czas obsługi i zaległości. Interpretujemy je razem z wielkością oraz złożonością portfela.

Dokumenty

Praca ręczna i złożoność

Udział obsługi manualnej i automatycznej, liczba pozycji, rodzaj i wartość dokumentu, opóźnienie oraz indeks złożoności.

Priorytety

Potencjał usprawnienia

Ranking jednostek lub typów dokumentów oparty na połączeniu skali, pracy ręcznej, opóźnienia i złożoności.

Podsumowanie raportu dokumentów z wolumenem w czasie, sposobem księgowania, jednostkami i terminowością — Podsumowanie obiegu dokumentów i terminowości. Dane przykładowe.

Raport pracy ręcznej i automatycznej z trendem, porównaniem jednostek i tabelą obszarów do analizy — Udział pracy ręcznej i automatycznej według okresu oraz jednostki. Dane przykładowe.

Dla kogo

Każda rola widzi proces na swoim poziomie

Jeden model danych odpowiada na pytania operacyjne i zarządcze bez budowania osobnego raportu dla każdej jednostki.

Właściciel procesu

Gdzie zmienić przebieg pracy

Widok czasu etapów, powrotów i wąskich gardeł wskazuje fragment procesu do przeprojektowania.

Kierownik operacyjny

Gdzie potrzebna jest reakcja

Zaległości, obciążenie i sprawy przekraczające uzgodniony próg wyznaczają priorytety pracy zespołu.

Zarząd

Który problem ma największy wpływ

Podsumowanie procesu i ranking priorytetów wspierają decyzje o zmianach organizacyjnych, automatyzacji i kolejności inwestycji.

Systemy i technologia

AMODIT, inny BPM i narzędzie BI wybrane przez klienta

Przykładowy raport powstał w Power BI na danych z AMODIT. Ten sam sposób analizy stosujemy do danych z dowolnego systemu BPM lub obiegu dokumentów. Warstwę raportową budujemy w Power BI, Tableau, Qlik lub innym narzędziu używanym przez klienta.

Źródło procesu

AMODIT

Łączymy znajomość platformy, konfiguracji procesów i danych z kompetencjami zespołu BI. Raport rozwija analitykę działającego wdrożenia AMODIT.

Źródło procesu

Inny BPM lub obieg dokumentów

Zaczynamy od dostępnych danych o sprawach, etapach, statusach, czasie i odpowiedzialności. Sposób pobrania danych ustalamy po analizie systemu.

Warstwa analityczna

Technologia dopasowana do środowiska

Nie uzależniamy rozwiązania od Power BI. Dobór narzędzia uwzględnia istniejące licencje, architekturę, bezpieczeństwo, odbiorców i sposób utrzymania.

Jak wdrażamy

Najpierw pytania i decyzje, potem dashboard

Zakres raportu wynika z procesu, dostępnych danych i decyzji, które ma wspierać. Nie zaczynamy od listy wykresów.

01Pytania
Ustalamy odbiorców, problemy i decyzje, które raport ma wspierać.
02Dane
Sprawdzamy historię spraw, etapów, statusów i dostępny sposób połączenia.
03Miary
Uzgadniamy definicje czasu, powrotu, wąskiego gardła i progów terminowości.
04Raport
Budujemy widoki od podsumowania do diagnozy w narzędziu wybranym przez klienta.
05Weryfikacja
Porównujemy wyniki ze źródłem, sprawdzamy filtry i odbieramy raport z użytkownikami.
06Rozwój
Po uruchomieniu rozwijamy miary i widoki wraz ze zmianami procesu.

Pierwszy krok

Wybierz jeden proces i jedno pytanie, na które obecne statusy nie dają odpowiedzi. Na tej podstawie sprawdzimy dane, zaproponujemy pierwszy zakres raportu i wskażemy, co trzeba uzgodnić przed wyceną.

FAQ

Najczęstsze pytania o raportowanie procesów

Czym jest raportowanie procesów biznesowych w BI?

To analiza danych o przebiegu spraw i dokumentów z systemu procesowego. Raport łączy informacje o wolumenie, statusach, czasie, terminowości, powrotach, etapach i obciążeniu, aby wskazać miejsca wymagające dalszej analizy lub działania.

Czy rozwiązanie działa tylko z AMODIT?

Nie. AMODIT jest źródłem danych w pokazanym przykładzie, ale łączymy warstwę BI z dowolnym systemem BPM lub obiegu dokumentów. Sposób pobrania danych dobieramy do architektury systemu.

Czy raport musi powstać w Power BI?

Nie. Demo zostało przygotowane w Power BI, lecz raport może powstać w Tableau, Qlik lub innym narzędziu wybranym przez klienta. Dobór zależy od istniejącego środowiska, licencji, odbiorców, bezpieczeństwa i sposobu utrzymania.

Jakie procesy można analizować?

Ten sam wzorzec można zastosować między innymi do faktur, reklamacji, ticketów, zamówień, procesów HR, akceptacji dokumentów i innych workflow, jeżeli system zapisuje dane potrzebne do uzgodnionych miar.

Czy raport pokaże pojedynczą sprawę?

Dobieramy poziom szczegółowości do dostępnych danych, uprawnień i celu raportu. Przykładowy raport zawiera listy anonimowych identyfikatorów spraw i nawigację między widokami. Podczas analizy systemu określamy sposób przejścia do rekordu źródłowego.

Jak ustalacie SLA i wąskie gardła?

Próg czasu realizacji uzgadniamy z właścicielem procesu. Miary wąskiego gardła projektujemy na podstawie dostępnych danych i znaczenia biznesowego etapów. Nie traktujemy przykładowego progu z demo jako uniwersalnego SLA.

Czy raport służy do oceny pracowników?

Jego celem jest analiza procesu i rozłożenia obciążenia. Wynik użytkownika trzeba interpretować razem z wolumenem i złożonością obsługiwanych spraw. Sam raport nie rozstrzyga automatycznie o efektywności konkretnej osoby.

Od czego zacząć?

Od jednego procesu, pytania biznesowego i osoby odpowiedzialnej za wynik. Następnie sprawdzamy, jakie dane rejestruje system i które definicje trzeba uzgodnić przed budową pierwszego widoku.

Raportowanie procesów

Wskaż proces, w którym status nie wyjaśnia problemu.

Sprawdzimy, jakie dane są dostępne i jak przełożyć je na pierwszy zakres raportu.

Opisz swój problem