Wdrażamy kanał, który chroni poufność sygnalisty, porządkuje komunikację i prowadzi upoważniony zespół od przyjęcia zgłoszenia do informacji zwrotnej. Dostarczamy gotowy moduł Ochrona Sygnalistów w AMODIT albo dedykowaną platformę połączoną z systemem prowadzenia spraw.
Przepisy o zgłoszeniach wewnętrznych obowiązują od 25 września 2024 roku. Co do zasady dotyczą podmiotów, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Ustawa przewiduje wyjątki od tego progu dla części regulowanych działalności, a mniejsze podmioty mogą ustanowić procedurę dobrowolnie.
Organizacja wskazuje kanały zgłoszeń, osoby lub jednostki przyjmujące zgłoszenia, bezstronny zespół działań następczych oraz sposób postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi. Procedura zawiera też informacje o zgłoszeniach zewnętrznych.
Ustawa przewiduje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu, oraz informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy.
Dostęp do informacji otrzymują wyłącznie pisemnie upoważnione osoby. Podmiot prowadzi rejestr zgłoszeń, chroni tożsamość uczestników i stosuje ustawowe zasady przechowywania danych.
Nie zastępujemy porady prawnej. Prawnik lub zespół compliance klienta ustala zakres i treść procedury. My przekładamy zatwierdzone zasady na formularze, role, dostęp, terminy, komunikację, raporty, integracje i utrzymanie systemu.
Dobieramy wariant do procedury organizacji, modelu odpowiedzialności, liczby spółek, wymagań bezpieczeństwa, integracji i środowiska.
Wersja LITE udostępnia formularz pod bezpośrednim linkiem, standardowy proces bez personalizacji i gotowy raport. STANDARD dodaje personalizację formularza, możliwość dopasowania procesu, własne raporty oraz bazę w chmurze albo na serwerach firmy. Szyfrowanie danych w bazie dobieramy jako rozszerzenie STANDARD, a zgłoszenia kierujemy do upoważnionych użytkowników lub zespołu zgodnie z rolami zapisanymi w procedurze.
Funkcje modułu w AMODIT →
Budujemy osobny portal dla zgłoszeń imiennych i anonimowych, bezpiecznych załączników oraz poufnej komunikacji zwrotnej. Platforma przekazuje dane do systemu prowadzenia spraw, obsługuje odrębne konfiguracje organizacji i pozwala sygnaliście wrócić do rozmowy bez zakładania konta.
Zobacz zrealizowane rozwiązanie →Technologia pilnuje dostępu, obiegu informacji i historii sprawy. Ocenę zgłoszenia oraz decyzje pozostawia wyznaczonym, upoważnionym osobom.
Konkretne role, statusy i terminy wynikają z procedury organizacji. System odwzorowuje je w bezpiecznej ścieżce obsługi.
Sygnalista opisuje naruszenie, dołącza materiały i wybiera formę zgłoszenia udostępnioną przez organizację.
Jeśli sygnalista podał adres do kontaktu, otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni.
Upoważniona osoba weryfikuje zgłoszenie, kwalifikuje je zgodnie z procedurą i w razie potrzeby prosi o dodatkowe informacje.
Bezstronna osoba lub jednostka prowadzi postępowanie wyjaśniające, przydziela zadania i dokumentuje ustalenia.
Organizacja podejmuje działania wynikające z oceny zgłoszenia i zapisuje decyzje, terminy oraz odpowiedzialność.
Sygnalista otrzymuje informację o planowanych lub podjętych działaniach i ich powodach w terminie określonym w procedurze i ustawie.
Portal łączy sygnalistę z upoważnionym zespołem, a integracja przekazuje tylko potrzebne informacje do systemu prowadzenia spraw, raportów i kontrolowanych powiadomień.
Poufna komunikacja, kontrola dostępu i historia obsługi.
Projektujemy rozwiązanie od formularza i załączników po osoby uprawnione, dalsze prowadzenie sprawy, raportowanie i utrzymanie.
Ograniczamy dostęp do upoważnionych ról, oddzielamy dane organizacji i zabezpieczamy treść zgłoszeń oraz załączniki. Zakres szyfrowania dobieramy do wariantu rozwiązania.
Łączymy portal z systemem, w którym upoważniony zespół prowadzi postępowanie. Wymiana obejmuje dane zgłoszenia, dokumenty, statusy i komunikację zwrotną.
AMODIT STANDARD działa w chmurze albo na serwerach klienta. Dla platformy dedykowanej ustalamy architekturę, hosting, kopie, monitoring, aktualizacje i odpowiedzialność za utrzymanie.
Nie zaczynamy od samego formularza. Ustalamy, kto przyjmuje zgłoszenia, kto prowadzi działania następcze, jakie informacje widzą poszczególne role i gdzie kończy się odpowiedzialność każdego systemu.
Przekładamy zatwierdzoną procedurę na formularze, role, uprawnienia, terminy, statusy, komunikację, rejestr i retencję.
Uruchamiamy portal, proces obsługi, raporty, środowisko, powiadomienia i połączenie z systemem prowadzenia spraw.
Sprawdzamy scenariusze imienne i anonimowe, uprawnienia, załączniki oraz komunikację. Szkolimy zespół obsługujący i utrzymujemy rozwiązanie po uruchomieniu.
Co do zasady przepisy dotyczą podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do tej liczby wchodzą pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty oraz określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Ustawa przewiduje wyjątki od progu dla części regulowanych działalności. Dokładny obowiązek organizacji powinien ocenić prawnik.
Nie nakłada ogólnego obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Procedura musi jednak określać sposób postępowania z takimi informacjami. Zarówno AMODIT, jak i dedykowana platforma obsługują zgłoszenia anonimowe, jeżeli organizacja przewidzi je w swojej procedurze.
Nie. Platforma obsługuje pisemny kanał elektroniczny i działania prowadzone w systemie, ale ustawa wymaga, aby sposoby dokonywania zgłoszeń obejmowały co najmniej możliwość zgłoszeń ustnych lub pisemnych. Organizacja potrzebuje też procedury, wyznaczonych osób, ochrony poufności, działań następczych, rejestru i informacji o zgłoszeniach zewnętrznych.
Nie. Od 25 grudnia 2024 roku sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego — do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego. Procedura organizacji powinna zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje o tej możliwości.
Sygnalista otrzymuje bezpieczny sposób powrotu do sprawy bez zakładania konta i ujawniania tożsamości. Może odczytać pytanie zespołu, przekazać odpowiedź lub dodatkowy plik i sprawdzić status zgłoszenia.
LITE zapewnia formularz pod bezpośrednim linkiem, standardowy proces bez personalizacji i gotowy raport. STANDARD dodaje personalizację formularza, możliwość dostosowania procesu, tworzenie własnych raportów oraz szersze możliwości platformy AMODIT. W realizowanych zakresach STANDARD uruchamialiśmy także środowisko testowe.
Tak. Projektujemy oddzielne adresy, formularze, treści, role i dane dla spółek, zachowując wspólny standard grupy. Przy wspólnej procedurze dla grupy kapitałowej jej zgodność z ustawą powinien potwierdzić prawnik organizacji.
Ustawa wskazuje okres 3 lat, liczony według zasad związanych z zakończeniem roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, albo z zakończeniem postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Prawnik klienta określa prawidłową regułę dla procedury, a my odwzorowujemy ją w konfiguracji i utrzymaniu systemu.
AMODIT STANDARD działa w chmurze albo na serwerach klienta. Przy dedykowanej platformie ustalamy środowisko zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa, integracji i utrzymania. Projekt obejmuje także kopie, monitoring, aktualizacje i odpowiedzialność za obsługę środowiska.
Zestawienie łączy zakres modułu AMODIT i dedykowanej platformy zgłoszeniowej. Konkretny projekt wynika z procedury, wymagań bezpieczeństwa, integracji i środowiska organizacji.
Opisz przyjętą procedurę, liczbę spółek, role obsługujące zgłoszenia, wymagane integracje i model hostingu. Dobierzemy AMODIT albo platformę dedykowaną i określimy zakres wdrożenia.
Opisz swój problem