Wyzwanie: sprawy rozproszone między placówkami
Zgłoszenia były obsługiwane w arkuszach, wiadomościach e-mail i lokalnych kanałach. Różne sposoby pracy zwiększały ryzyko pominięcia etapu lub pozostawienia sprawy bez kolejnego działania. Trudno było też sprawdzić terminy i odtworzyć pełną historię.
Rozproszona struktura wymagała precyzyjnego dostępu do danych. Każdy zespół powinien widzieć sprawy ze swojego obszaru, a kadra zarządzająca potrzebowała wspólnych raportów.
Rozwiązanie: jeden proces od rejestracji do zamknięcia
Astrafox zbudował platformę webową, która centralizuje zgłoszenia i prowadzi je przez kolejne etapy: rejestrację, weryfikację, decyzję, rozliczenie i zamknięcie.
System obejmuje:
- centralny rejestr spraw z danymi kontekstowymi,
- wieloetapowy workflow dla różnych grup użytkowników,
- automatyczne ograniczanie dostępu według przydziału terytorialnego,
- sygnalizowanie spraw, które przekraczają termin,
- powiadomienia o nowych, oczekujących i zaległych zgłoszeniach,
- generowanie formularzy, wydruków i zestawień,
- raporty operacyjne o aktualnych i historycznych sprawach,
- panel do zarządzania użytkownikami, słownikami i parametrami procesu.
Efekt: widoczna odpowiedzialność i terminy
Sprawa nie znika w skrzynce konkretnej osoby. System pokazuje jej etap, odpowiedzialny zespół i wymagane działanie. Walidacje oraz kontrola zakresu edycji ograniczają pomyłki. Historia zmian ułatwia wyjaśnienie przebiegu sprawy i analizę danych.
Kadra zarządzająca korzysta ze wspólnego źródła informacji, a kolejne systemy mogą być dołączane przez warstwę integracyjną.
Część techniczna
Rozwiązanie jest warstwową aplikacją webową z interfejsem API. Zadania działające w tle wykonują cykliczne operacje i aktualizacje. Zintegrowane uwierzytelnianie oraz model uprawnień ograniczają dostęp według roli i obszaru działania.
Najczęstsze pytania
Czy różne typy spraw mogą mieć inne etapy?
Tak. Przebieg, odpowiedzialność i wymagane dane można dopasować do rodzaju zgłoszenia.
Czy platforma może wymieniać dane z innymi systemami?
Tak. Służy do tego interfejs API oraz wydzielona warstwa integracyjna.