Klient i kontekst projektu
W okresie opisywanego projektu Lafarge Polska działała w Polsce od 1995 roku i była największym w kraju producentem surowców do materiałów budowlanych: cementu, kruszyw i betonu. Firma miała ponad 40 zakładów i zatrudniała blisko 1500 pracowników. Należała do globalnej Grupy Holcim, która zatrudniała około 70 tys. osób w około 70 krajach.
W 2022 roku Lafarge Polska rozszerzyła działalność o rynek chemii budowlanej. Połączenie z Izolbet otworzyło rozwój w obszarach renowacji, izolacji termicznej wspierającej efektywność energetyczną oraz wykończenia budynków.
Wyzwanie
Koncepcja „zero paper” była elementem realizowanej wówczas Strategii zrównoważonego rozwoju do 2026 roku. Firma chciała ograniczyć liczbę papierowych dokumentów, zwiększyć bezpieczeństwo danych i poprawić komfort pracy osób uczestniczących w procesach.
Pracownicy ręcznie przetwarzali dokumenty, a następnie przechowywali je w archiwach w trzech lokalizacjach w Polsce. Istniejąca aplikacja do obiegu dokumentów była używana w niewielkim zakresie, ponieważ od kilku lat nie miała wsparcia technicznego.
Przed wyborem nowej platformy firma policzyła całkowite koszty pracy z dokumentami papierowymi. Szacowany okres zwrotu z inwestycji wyniósł około 0,7 roku, czyli niespełna rok.
Rozwiązanie
Wdrożenie polityki „zero paper” podzielono na mniejsze etapy. Pierwsza faza objęła przygotowanie i akceptację umów sprzedażowych i zakupowych, w tym umów dzierżawy i transportowych, a także porozumień marketingowych. Wspólna matryca procesu miała obsługiwać schematyczny przebieg tych dokumentów mimo różnic w metadanych i ścieżkach opiniowania.
Wymagania wobec rozwiązania
Platforma miała umożliwić pracownikom:
- tworzenie umów z szablonu albo indywidualnie, zgodnie z oczekiwaniami kontrahenta;
- cyfryzację papierowych dokumentów i przechowywanie ich w bezpiecznym repozytorium w chmurze;
- podpisywanie umów różnymi rodzajami podpisów elektronicznych, w tym podpisem kwalifikowanym, oraz obsługę obiegu mieszanego cyfrowo-papierowego i wyjątkowego obiegu papierowego;
- opiniowanie umów wewnątrz platformy także z udziałem zewnętrznych kontrahentów;
- badanie efektywności wdrożenia i adopcji rozwiązania przez użytkowników.
Dlaczego AMODIT
W procesie selekcji wybrano pięć ofert do dokładnej analizy technicznej i wyceny. Według opublikowanego opisu projektu tylko AMODIT spełniał wszystkie założone wymagania: obsługiwał różne rodzaje podpisów, pozwalał szybko wprowadzać zmiany potrzebne przy dużej liczbie użytkowników oraz dokumentów i umożliwiał śledzenie adopcji rozwiązania.
„Wybraliśmy rozwiązanie, które wspiera różne rodzaje podpisów elektronicznych i daje szerokie pole do szybkiego wprowadzania zmian.”
Realizacja
Założeniem pierwszej fazy było przygotowywanie w AMODIT co najmniej 40% nowych umów. Wszystkie istniejące umowy miały zostać zdigitalizowane i przeniesione do repozytorium. Zespół Lafarge zebrał i opisał około 10 tys. dokumentów przeznaczonych do migracji.
Agnieszka Kaźmierczyk, Head of Digital w Lafarge Polska, koordynowała analizę potrzeb i wdrożenie narzędzia.
„Największym wyzwaniem projektu było zbadanie specyfiki obecnego procesu powstawania każdego rodzaju umów.”
Prace nad obiegiem akceptacji umów rozpoczęły się wiosną 2021 roku i trwały do września 2021 roku. W projekcie wykorzystywano ówczesną platformę AMODIT TrustCenter do obsługi elektronicznego podpisu zaawansowanego.
Analiza ujawniła, że częścią obsługi umów sprzedażowych i zakupowych jest akceptacja porozumień rabatowych. Zamiast pozostawić ją w dużym obiegu, zespół wydzielił osobny proces.
„Prace nad tym dodatkowym obiegiem zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy w ciągu tygodnia.”
Na potrzeby projektu AMODIT TrustCenter zintegrowano z kwalifikowanym podpisem Szafir. Platformę połączono także z Google Active Directory, dzięki czemu użytkownicy nie potrzebowali dodatkowego logowania.
Pierwsze efekty zaprezentowano około 20 osobom z różnych działów uczestniczących w przygotowaniu umów. Projekt przypadł na okres pandemii. Budowa, testy i przygotowanie 200 pracowników z różnych działów były trudniejsze, dlatego wydłużono fazę stabilizacji i wprowadzania zmian adaptacyjnych.
Rezultaty pierwszej fazy
Pierwsza faza zakończyła się jesienią 2021 roku. Odsetek nowych umów przygotowywanych w AMODIT przekroczył zakładany próg o około 30%. W wybranych obszarach biznesowych wykorzystanie AMODIT do podpisywania umów przekraczało 99%.
- 1000+ umów przeprocesowanych w AMODIT;
- setki umów aktywnych i zakończonych zarchiwizowanych w całości w cyfrowym repozytorium;
- ponad 60% umów podpisywanych elektronicznie, choć nie każdą umowę da się podpisać w ten sposób;
- 230 aktywnych użytkowników, a ich liczba stale rosła.
Procesy akceptacji, które wcześniej trwały tygodniami, po wdrożeniu zajmowały kilka lub kilkanaście godzin. W opublikowanym podsumowaniu projektu określono je również jako praktycznie bezkosztowe. Są to historyczne wyniki tego konkretnego wdrożenia, a nie deklaracja efektu dla innych organizacji.