Firma może zatrudniać doświadczonych specjalistów i udostępniać im nowoczesne narzędzia, a mimo to tracić czas na szukanie informacji, ręczne raporty i uzgodnienia w poczcie. Problemem nie musi być poziom kompetencji. Często jest nim sposób organizacji pracy.
O tej różnicy mówi dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, w publikacji o kompetencjach polskich pracowników i produktywności firm. Materiał ukazał się w kilku portalach biznesowych; linki do publikacji są na końcu wpisu.
Straty powstają między zadaniami
Publikacja zwraca uwagę na pracę, której nie widać w opisie stanowiska. Specjalista czeka na dane, szuka aktualnej wersji dokumentu, przypomina o akceptacji albo ręcznie składa raport z kilku źródeł. Każda czynność może trwać krótko, lecz powtarzana przez wiele osób ogranicza zdolność firmy do wykorzystania ich wiedzy.
„Sztuczna inteligencja nie naprawi źle zaprojektowanych procesów” – mówi Przemysław Sołdacki w materiale opublikowanym między innymi przez Bizblog i Focus on Business. AI może szybciej analizować dane i przygotowywać rekomendacje, ale potrzebuje jasnego przebiegu, właściwych informacji i określonej odpowiedzialności.
Najpierw proces, potem automatyzacja
Dobry punkt startu to sprawa, która regularnie przechodzi przez kilka działów. Trzeba zobaczyć, gdzie pracownik ponownie wpisuje te same dane, kto czeka na decyzję i w którym miejscu brakuje informacji o statusie. Dopiero wtedy można wybrać zadania dla automatyzacji i AI.
W uporządkowanym obiegu dane wprowadza się raz, reguły kierują sprawę do właściwej osoby, a terminy i decyzje są zapisane. AI może klasyfikować dokumenty, przygotować podsumowanie albo wskazać odstępstwo. Człowiek sprawdza rezultat i zatwierdza decyzję.
Co to oznacza dla zarządu
Inwestycję w produktywność warto mierzyć rezultatem procesu, a nie samą liczbą zakupionych licencji. Dla procesu ofertowania może to być czas przygotowania kompletnej oferty. W HR może nim być sprawne przejście od decyzji o zatrudnieniu do gotowości stanowiska. W finansach liczy się terminowe zamknięcie sprawy i możliwość odtworzenia akceptacji.
Łączymy takie projekty z automatyzacją procesów, AI oraz wykorzystaniem danych i Business Intelligence. Celem jest ograniczenie pracy koordynacyjnej i lepsze wykorzystanie czasu specjalistów.
Jak znaleźć pierwszy proces
Warto zapytać pracowników, gdzie regularnie kopiują dane, czekają na potwierdzenie albo ręcznie ustalają status. Dobrym kandydatem jest proces częsty, angażujący kilka ról i mający jasno określony rezultat. Mały, dobrze opisany zakres pozwala sprawdzić efekt przed rozszerzeniem zmiany na kolejne działy.
Gdzie ukazała się publikacja
Specjaliści tracą czas na koordynację zamiast pracy merytorycznej? Wskażemy miejsca, w których warto uporządkować proces i wykorzystać AI. Porozmawiaj z nami →
