Business Intelligence dla produkcji [artykuł]

Dynamicznie zmieniające się otoczenie, konkurencja, zachodzące procesy globalizacyjne, a także konieczność nieustannego redukowania kosztów, zwiększania przychodów i optymalizowania procesów to podstawowe wyzwania, z którymi mierzy się dziś każde przedsiębiorstwo. O ile jeszcze kilka lat temu informatycznych systemów wspierających podejmowanie decyzji było stosunkowo niewiele, dziś przedsiębiorcy mogą wybierać z szerokiej gamy mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi wspomagających podejmowanie kluczowych decyzji.

Wyzwania stojące przed przedsiębiorcą

Sukces każdej organizacji i realizacja założonych celów wymaga możliwie najbardziej optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów oraz zdolności do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki otoczenia rynkowego. Pociąga to za sobą konieczność nieustannego analizowania stanu realizacji obranej strategii oraz elastycznego podejścia w zakresie metod i narzędzi wspierających realizację firmowych celów.

W przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego wyzwań jeszcze szczególnie dużo, gdyż obejmują one nie tylko proces produkcyjny, ale również sam produkt, złożony łańcuch dostaw, proces reklamacji i zwrotów… Skuteczne zarządzanie w powyższych obszarach w dużej mierze stanowią o przewadze konkurencyjnej, dlatego warto się im przyjrzeć nieco bliżej i wyeliminować wszystkie problemy i słabe ogniwa.

Kontrolowanie oraz raportowanie jakości produktu finalnego, a także wielkości odpadów produkcyjnych to jedne z kluczowych dla biznesu wyzwań w obszarze produktowym. Bezpośrednio z produktem związany jest proces produkcyjny, który również warto poddać szczegółowym analizom. Ich efektem powinny być wytyczne prowadzące do wzrostu efektywności linii produkcyjnych, a co za tym idzie rentowności produkcji.

Nie mniejsze wyzwanie, szczególnie dziś, kiedy środowisko biznesowe staje się coraz bardziej globalne, a liczba kanałów dostaw i dystrybucji dynamicznie wzrasta, stanowi organizacja łańcucha dostaw. Analiza czasu oraz terminowości dostaw, historycznych stanów magazynowych czy chociażby ruchów zachodzących na magazynie pozwoli nie tylko na optymalizację strony kosztowej rachunku zysków i strat, ale również szybszą realizację zamówień i tym samym wzrost satysfakcji klientów. By zadowolenie użytkownika końcowego było maksymalnie wysokie, konieczna jest również optymalizacja w zakresie reklamacji i zwrotów, a co za tym idzie bieżące monitorowanie jakości produkty końcowego.

Metody ułatwiające sprostanie wymaganiom biznesu

Sposobów na optymalizację procesów, obniżenie kosztów i zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa produkcyjnego jest mnóstwo, jednak żaden z nich nie jest pozbawiony wad. Co więcej, ich implementacja nie zawsze jest bezproblemowa. Doskonały przykład stanowi outsourcing, który z jednej strony pozwala pozbyć się wielu problemów związanych z zarządzaniem i funkcjonowaniem łańcucha dostaw, jednak z drugiej rodzi szereg innych wyzwań natury organizacyjnej.

Kluczem do sukcesu w zarządzaniu łańcuchem dostaw jest niewątpliwie umiejętność zidentyfikowania poszczególnych ogniw i procesów, ich optymalizacja oraz maksymalna automatyzacja. Zmianom tym zawsze powinny towarzyszyć działania mające na celu standaryzację oraz usprawnienie procesu przepływu informacji w firmie. W efekcie tak kompleksowych zmian rośnie zyskowność przedsiębiorstwa i zadowolenie klientów, a dostęp do informacji kluczowych z punktu widzenia biznesu umożliwia dokładniejsze planowanie i podejmowanie strategicznych decyzji.

Najskuteczniejszym sposobem na uzyskanie takiego efektu jest niewątpliwie sięgnięcie po nowoczesne technologie informatyczne i narzędzia Business Intelligence. Ich znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem systematycznie rośnie, zaś one same podlegają nieustannej ewolucji, dzięki czemu w coraz większym stopniu odpowiadają zgłaszanym przez przedsiębiorców potrzebom. Są coraz bardziej elastyczne, uniwersalne i kompleksowe (obejmują procesy informacyjne zachodzące zarówno wewnątrz organizacji jak i w jej otoczeniu).

Systemy informatyczne wspierające zarządzanie

Nowoczesne narzędzia informatyczne, które ułatwiają proces podejmowania decyzji, zarządzanie przedsiębiorstwem i szybkie reagowanie na zmiany zachodzące w otoczeniu to jeden z czynników sukcesu dzisiejszych przedsiębiorstw produkcyjnych. W dobie narastającej konkurencji, dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych, a także globalnej gospodarki ich wykorzystywanie jest wręcz koniecznością.

O jakich narzędziach informatycznych mowa? Jest ich naprawdę sporo, począwszy od systemów przetwarzania analitycznego (Business Intelligence), przez systemy zarządzania wiedzą KM (ang. Knowledge Management), relacjami z klientami CRM (ang. Customer Relationship Management) i na systemach planowania zasobów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) i zarządzania łańcuchem dostaw (ang. Supply Chain Management) skończywszy.

Dobór odpowiednich narzędzi informatycznych powinien wynikać z gruntownej analizy przedsiębiorstwa, jego profilu, wielkości, skali działania, a także możliwości finansowych. Inne bowiem rozwiązania gromadzenia, przetwarzania i prezentowania danych sprawdzą się w korporacji o międzynarodowym zasięgu, a inne w średniej wielkości przedsiębiorstwie  działającym jedynie w obrębie kraju macierzystego. Mając na uwadze fakt, iż wdrożenie jakiegokolwiek systemu informatycznego to złożony i wymagający proces warto poprzedzić go gruntowną analizą systemową. Określone w jej ramach cele oraz oczekiwane rezultaty wdrożenia pozwolą zredukować do minimum ryzyko porażki całego przedsięwzięcia.

W jaki sposób nowoczesne narzędzia Business Intelligence mogą pomóc w zarządzaniu?

Korzyści płynących z wdrożenia bądź ewentualnej modyfikacji nieefektywnego narzędzia Business Intelligence jest naprawdę niemało. Dobrze zaprojektowane, kompleksowe rozwiązania BI charakteryzują się wysoką wydajnością, szybkim procesem generowania raportów, aktualnością danych oraz brakiem luk informacyjnych. Nikogo zatem nie powinien dziwić dynamiczny wzrost rynku Business Intelligence. Zdaniem analityków Research and Markets, będących autorami raportu “Global Business Intelligence and Analytics Software Market Analysis Trends – Industry Forecast to 2020” tempo jego wzrostu ma wynieść w najbliższych latach ok. 7,7% i osiągnąć w 2020 roku wartość oscylującą w granicach 24 mld dolarów.

Nowoczesne rozwiązania Business Intelligence z zasady obejmują standardowe obszary informacyjne przedsiębiorstwa, jednak ich elastyczność pozwala na wdrożenie dodatkowych rozwiązań, które będą odpowiadać specyficznym potrzebom i wymaganiom biznesu.

Do głównych obszarów zastosowań rozwiązań Business Intelligence zalicza się:

• Produkcję

Korzyścią płynącą z wdrożenia BI w obszarze produkcji jest dostęp do zaawansowanych analiz kosztów produkcji, wydajności, a także jakości produktu finalnego. Stały monitoring poszczególnych współczynników procesu produkcyjnego pozwala nie tylko analizować stan wykonania planu produkcyjnego, ale również podejmować działania, które mają na celu poprawę rentowności całego procesu (optymalizacja kosztów i odpadów produkcyjnych).

• Logistykę i zakupy

Logistyka i zakupy w firmach produkcyjnych odgrywają bardzo istotną rolę, zatem dostęp do szczegółowych informacji na temat stanu realizacji zamówień oraz dostawców jest niezwykle kluczowy dla zarządzających przedsiębiorstwem. Rozwiązania BI w tym obszarze umożliwiają chociażby stały podgląd bieżącego poziomu wykorzystania powierzchni magazynowej oraz analizę stanu zapasów, która jest kluczowa dla utrzymania ciągłości produkcji. Co więcej, pozwala na analizę terminowości dostaw dając tym samym argument do renegocjacji warunków bądź zerwania umowy z nieterminowymi kontrahentami.

• Sprzedaż i należności

W obszarze sprzedaży i należności szczególnie istotna jest analiza wyników osiąganych przez przedsiębiorstwo, dane dotyczące zakupów, płatności dla poszczególnych dostawców, a także podgląd bieżącego poziomu wykona planu sprzedażowego. Dostęp do aktualnych wskaźników oraz danych sprzedażowych pozwala na szybsze podejmowanie decyzji o ewentualnych rabatach czy promocjach, a także wielopłaszczyznową analizę danych w oparciu o linie produktowe, grupy klientów czy poszczególne produkty.

• Finanse

Satysfakcjonujący wynik finansowy oraz utrzymanie płynności finansowej to priorytety większości przedsiębiorstw. Stosując nowoczesne rozwiązania Business Intelligence analizowanie bieżącej kondycji finansowej podmiotu jest istotnie uproszczone. Dostęp do wszystkich istotnych dla zarządzających współczynników, analiz kosztowych, przepływów finansowych czy składników bilansu znacznie ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji w obrębie finansów przedsiębiorstwa.

• Kapitał ludzki

Ludzie stanowią jeden z najważniejszych zasobów każdej firmy, a koszty wiązane z wynagrodzeniami jedną z najistotniejszych pozycji kosztowych, stąd też warto rozważyć wdrożenie rozwiązań BI również w obszarze kadrowym. Działanie takie nie tylko uprości zarządzanie kapitałem ludzkim, ale ponadto umożliwi śledzenie danych płacowych czy godzin pracy.