5 sposobów na optymalizację łańcucha dostaw [lista]

Prawidłowo zorganizowany i analizowany w czasie rzeczywistym łańcuch dostaw to obecnie jeden z najskuteczniejszych sposobów uzyskania przewagi konkurencyjnej, optymalizacji kosztowej i poprawy kluczowych wskaźników finansowych. Realizacja takiego scenariusza wymaga jednak reorganizacji samego procesu oraz wykorzystania zaawansowanych narzędzi informatycznych, które umożliwiają bieżącą kontrolę łańcucha dostaw i ułatwiają jego dalszą optymalizację.

Zgodnie z definicją łańcuch dostaw to kompleksowy proces dostarczania produktów lub usług ostatecznemu użytkownikowi. Obejmuje on wszystkich uczestników biorących udział w wymianie, – począwszy od dostawców materiałów, poprzez wytwórców, dystrybutorów i na finalnym odbiorcy skończywszy – ogół czynności tworzących wartość dodaną (m. in. transport i przerób), a także przepływ informacji.

Poszukując skutecznych sposobów na osiągnięcie przewagi rynkowej, organizacja coraz częściej pochylają się nad niełatwym tematem udoskonalenia łańcucha dostaw. Nie jest bowiem tajemnicą, że jego optymalizacja, a także udoskonalenie procesów przepływu informacji i podejmowania decyzji prowadzą do poprawy efektywności działania organizacji, a co za tym idzie do wzrostu wartości.

Optymalizacja strategii i koncepcji logistycznych jest wprawdzie z jednej strony szansą na skuteczne sprostanie ogromnej konkurencji rynkowej, zaś z drugiej obowiązkowym elementem strategii działania i wymogiem czasów. Wymiana towarowa przybiera bowiem coraz częściej międzynarodowego charakteru, staje się coraz bardziej złożona, a przez to coraz bardziej kosztowna. Mając na uwadze fakt, iż minimalizacja kosztów w obszarze materiałowym nie pozostawia zwykle zbyt dużego pola manewru, reorganizacja łańcucha dostaw okazuje się być działaniem o bardzo wysokim potencjale optymalizacji kosztowej i staje się przez to przedmiotem zainteresowania osób decyzyjnych w firmie.

Poza optymalizacją kosztową reorganizacja łańcucha dostaw naturalnie niesie za sobą znacznie więcej korzyści dla organizacji. Wspomnieć należy przede wszystkim o znacznie większych szansach na sprostanie rosnącym wymaganiom rynku, a także o możliwości podniesienia jakości obsługi klienta, zmniejszenia poziomu zapasów czy szybszego inkasowania należności. Nie bez znaczenia dla zarządzających organizacją będą również rosnący wskaźnik rentowności aktywów oraz możliwość uzyskania większej precyzyjności w kontekście planowania i prognozowania produkcji.

Wypracowanie optymalnej strategii w zakresie logistyki niestety nie jest łatwym przedsięwzięciem. Wymaga dokładnej analizy obecnej sytuacji, wprowadzenia koniecznych zmian, a także bieżącego monitorowania efektów, co pozwala trafnie oceniać skuteczności podejmowanych działań, a także szybko reagować na zmieniające się warunki i trendy rynkowe. Kluczem do sukcesu, w niezwykle zmiennym i wymagającym otoczeniu, jest niewątpliwie elastyczność w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw, połączona z umiejętnością trafnego i szybkiego odpowiadanie na zmieniające się preferencje klientów i czynniki makroekonomiczne.

Kluczowe jest ponadto efektywne zarządzanie przepływami towarowymi, finansowymi i informacyjnymi. Analiza wskaźników o charakterze logistyczno-ekonomicznym wymaga jednak dysponowania odpowiednimi narzędziami. Skuteczne zarządzanie i analizowanie łańcucha dostaw powinno być bowiem prowadzone w czasie rzeczywistym, a to z kolei wymaga wprowadzenia pewnych zmian organizacyjnych, wykorzystania nowoczesnych narzędzi i systemów informatycznych, które stworzone zostały do szybkiego przetwarzania dużej ilości danych i ich przejrzystego wizualizowania.

Wyzwania, przed którymi stoi logistyka, zmieniają się równie dynamicznie jak otoczenie rynkowe, stąd tak istotna jest elastyczność i umiejętność szybkiego dostrzegania biznesowych szans i zagrożeń. Nie jest to jednak możliwe, jeżeli łańcuch dostaw nie jest analizowany w czasie rzeczywistym. Sprawny przepływ informacji zapewnia możliwość szybkiego podejmowanie decyzji i wprowadzania koniecznych zmian, które w efekcie prowadzą do zaoferowania klientowi wysokiej jakości produktu czy usługi, w możliwie najkrótszym czasie i przy możliwie najniższych kosztach. Problematyczne jest jednak to, iż oczekiwania klientów stale rosną, zarówno w odniesieniu do samego produktu jak i jakości obsługi, cykl życia produktów systematycznie się skraca, a ponadto coraz większą rolę odgrywać zaczyna tzw. kastomizacja produktu, a więc jego dostosowanie do indywidualnych preferencji klienta. Tworzenie produktów oferujących zamawiającemu możliwość personalizacji to skuteczny sposób na walkę o udziały w rynku, jednak równocześnie ogromne wyzwanie logistyczne. Strategia „make-to-order” wymusza bowiem stosowanie zmiennych procesów logistycznych, prowadzi do znacznego wzrostu poziom zapasów, a ponadto przekłada się na wyższe koszty transportu. Rosnące koszty transportu stanowią pochodną rozdrobnienia wolumenu transportowego, który dodatkowo potęgowany jest przez rosnące oczekiwania klientów względem czasu dostawy (dostawa tego samego dnia).

Postępująca globalizacja oraz działania mające na celu optymalizację kosztową, popychają wiele organizacji do korzystania z outsourcingu i oddelegowania części zadań zewnętrznemu podmiotowi. Strategia taka, mimo iż korzystna z punktu widzenia ekonomicznego, rodzi wiele ryzyk i wyzwań organizacyjnych. Odpowiednio zaprojektowane procesy logistyczne stanowią w takich sytuacjach podstawowy element scalający, a ich bieżąca kontrola i elastyczne modyfikowanie odgrywa wręcz kluczową rolę.

Innym istotnym wyzwaniem, z którym mierzyć się muszą współczesne organizacje, jest reorganizacja dotychczasowych kanałów dystrybucyjnych. O ile w przeszłości sprzedaż hurtowa stanowiła dla wielu podmiotów podstawowe źródło przychodów, o tyle dziś kluczową rolę odgrywa handel detaliczny. Do sytuacji takiej doprowadziła m. in. optymalizacja kosztowa i chęć korzystnego wpływania na wysokość marży. Co więcej, coraz większą rolę odgrywać zaczęły nowe kanały dystrybucji oraz postępujące zmiany nawyków zakupowych. Na znaczeniu zyskała sprzedaż za pośrednictwem Internetu, co zmusiło wiele organizacji do przeorganizowania dotychczasowego modelu biznesowego i różnicowania kanałów sprzedażowych. Zarządzanie wielokanałową dystrybucją rodzi jednak wiele logistycznych wyzwań. Ich nieumiejętne eliminowanie skutkuje zwykle dużymi kosztami i przekreśla szansę na skuteczne wdrożenie strategii omnichannel.

Sposobem na sprostanie obecnym oraz przyszłym wyzwaniom jest niewątpliwie nowoczesna technologia, która pozwala na osiąganie przewagi konkurencyjnej oraz poprawę wskaźników ekonomicznych. Doskonale obrazują to wyniki ubiegłorocznego badania przeprowadzone przez analityków The Boston Consulting Group („Three Paths to Advantage with Digital Supply Chains”). Jasno wskazują one, iż spójne i zintegrowane narzędzia IT, obejmujące swym działaniem cały łańcuch dostaw, a nie tylko poszczególne jego fragmenty, pozwalają organizacjom na uzyskanie znacznie lepszych wyników na tle konkurencji. Notują one wzrost dostępności własnych produktów na poziomie 10 punktów procentowych i odpowiadają na zmiany w wielkości popytu średnio o 25% szybciej aniżeli konkurencja. Uzyskują ponadto wyższe o 40 % – 110 % marże operacyjne i mogą się pochwalić krótszym o 17 % – 64 % cyklem konwersji gotówki.

Warunkiem skutecznego i jednocześnie płynnego zarządzania łańcuchem dostaw jest niewątpliwie sprawowanie możliwie największej kontroli nad przepływami informacyjnymi oraz materiałowo-produktowymi. Kontrola taka, realizowana w czasie rzeczywistym, pozwala bowiem w odpowiednim czasie reagować na pojawiające się problemy i eliminować je w początkowym stadium rozwoju. Mając na uwadze fakt, iż organizacja łańcucha dostaw wpływa istotnie na wyniki i kondycję finansową organizacji, a także angażuje nie tylko zasoby rzeczowe, ale również ludzkie i informacyjne, organizacje coraz częściej inwestują w nowoczesne rozwiązania informatyczne.

Ogromne, aktualizowane każdego dnia bazy danych organizacji, coraz bardziej złożone procesy logistyczne, ich międzynarodowy charakter, a także wielokanałowa sprzedaż sprawiają, że technologia w zarządzaniem łańcuchem dostaw staje się kluczowym elementem. Przetworzenie dużej liczby danych, skuteczne planowanie, wychwytywanie trendów i podejmowanie na ich podstawie właściwych decyzji biznesowych nie byłoby wręcz możliwe bez nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Dynamiczny rozwój i stała ewolucja zintegrowanych systemów informatycznych sprawiają, że stają się one coraz bardziej kompleksowe i funkcjonalne. Początkowo koncentrowały się one na zarządzaniu zapasami, nieco później wzbogacono je o możliwość planowania zapotrzebowania na materiały, zaś w kolejnych latach o funkcjonalności planowania zasobów wytwórczych, planowania zasobów dystrybucji czy wreszcie system zarządzania relacjami z klientami.

Niezwykle istotną rolę w procesie zarządzania łańcuchem dostaw w czasie rzeczywistym pełnią przede wszystkim narzędzia Business Intelligence, umożliwiającą szybką analizę danych oraz ich atrakcyjną wizualizację. Bieżące analizowanie poziomu sprzedaży w poszczególnych kanałach, przychodów generowane przez poszczególnych partnerów handlowych czy klientów, którzy sięgają po określone produkt, ułatwia nie tylko zarządzanie procesami logistycznymi, ale również planowanie działań promocyjnych i akcji marketingowych. Redukuje przy tym ryzyko błędnych decyzji, a ponadto oszczędza niepotrzebnej pracy i sporo czasu.
Doskonały przykład rozwiązania, które umożliwia niezwykle szybkie przetwarzanie ogromnych ilości danych i interaktywną ich wizualizację, stanowi Tableau – niezaprzeczalny lider rankingów narzędzi z kategorii Business Intelligence oraz technologii dedykowanych analityce biznesowej.

#1 Monitoring wskaźników

Kluczową rolę dla osób decyzyjnych w firmie odgrywają wszelkiego rodzaju wskaźniki, pozwalające na skuteczną ocenę łańcucha dostaw. Mowa zarówno o wskaźnikach o charakterze ilościowym jak i jakościowym. Odpowiednio skonstruowany dashboard w Tableau pozwoli na bieżącą kontrolę nie tylko podstawowych wskaźników finansowych, wolumenów zakupów i sprzedaży, liczby zamówień i dostawców, ale także monitorowanie aktualnego stanu reklamacji i zwrotów, udziału opóźnionych i błędnych dostaw i wielu innych istotnych z punktu widzenia organizacji mierników produktywności i gospodarności. Stały dostęp do aktualnych informacji umożliwia osobom decyzyjnym szybką identyfikację problemów oraz podjęcie odpowiednich działań mających na celu szybkie wyeliminowanie ich przyczyn.

#2 Kontrola budżetu

Wielowymiarowa, wielomiarowa i wielookresowa analiza budżetu to dla każdej organizacji konieczność. Im większa skala działalności, tym potrzeby w tym zakresie odpowiednio większe. Zarządzanie budżetem dużej organizacji, posiadającej biura rozsiane po całym kraju czy Europie i zatrudniającej przynajmniej kilkaset osób to bowiem wyzwanie, które wymaga użycia odpowiednich narzędzi. Tableau sprawdza się w tej roli doskonale. Umożliwia bieżącą kontrolę wykonania planu rocznego, porównanie poszczególnych kategorii kosztowych na przestrzeni lat, precyzyjne planowanie i budżetowanie dowolnych obszarów organizacji, a także przygotowywanie najróżniejszych analiz ad-hoc i atrakcyjne ich zaprezentowanie.

#3 Analiza dostaw

Ze względu na swe ogromne możliwości i funkcjonalność Tableau doskonale sprawdzi się również w logistyce. Dążąc do optymalizacji kosztowej Tableau, można wykorzystać do analizowania poziomu obłożenia przestrzeni ładunkowej, a także przeciętnego zużycia paliwa na konkretnych trasach. Przełożenie na jakość świadczonych usług będzie z kolei miało bieżące analizowanie terminowości dostaw od poszczególnych partnerów, a także rzetelności wysyłek własnych, poziom błędów czy też wysyłek zrealizowanych z opóźnieniem. Wnioski płynące z takich analiz będą niezwykle cenne dla osób odpowiedzialnych za poszczególne ogniwa łańcucha dostaw.

#4 Prognozowanie zdarzeń

Intuicyjność obsługi oraz brak wymagania zaawansowanej wiedzy informatycznej czyni z Tableau niezwykle potężne narzędzie każdej organizacji. Jego możliwości mogą być bowiem wykorzystane nie tylko przez pojedyncze jednostki, odpowiedzialne za przygotowanie raportów i zestawień dla kadry kierowniczej, ale również przez managerów niższego szczebla. Tableau w ich rękach może nie tylko zwiększyć skuteczność kontroli poszczególnych procesów, ale również ułatwić im skuteczne prognozowanie przyszłych zdarzeń. Analiza aktualnych trendów (np. dynamiki sprzedaży w poszczególnych regionach kraju) pozwala na szybką ocenę skuteczności obecnej strategii w zakresie logistyki oraz dokonanie jej ewentualnej korekty. Możliwość szybkiego dostrzeżenia zmieniających się na niekorzyść warunków makroekonomicznych to dla organizacji szansa na uniknięcie niepotrzebnych kosztów i uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Co więcej, podjęcie odpowiednich działań i reorganizacja strategii logistycznej może przyczynić się do zwiększenia przychodów.

#5 Przetwarzanie ogromnej ilości danych

Wszelkie analizy przeprowadzane przez organizacje, dotyczące budżetu, łańcucha dostaw i wielu innych procesów zachodzących wewnątrz firmy, opierają się na ogromnej ilości danych, które pochodzą najczęściej z różnych systemów. Tableau jako światowy lider w kategorii rozwiązań Business Intelligence z ich prawidłowym czytaniem i błyskawicznym analizowaniem radzi sobie doskonale. Narzędzie wyposażono w ok. 40 konektorów, które umożliwiają pobieranie danych z różnych źródeł – np. MS SQL Server, SAP, OLAP, Oracle czy nawet Google Analytics. Nawiązanie połączenia, analiza informacji i aktualizacja kokpitów managerskich, dzięki zastosowanej technologii jest nawet kilkaset razy szybsza w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami. Między innymi z tego powodu po Tableau sięgają największe na świecie korporacje: Walmart, Skype, Google czy Amazon.

Link do Tableau Trial: http://tableau.astrafox.pl/pobierz_Tableau