Tableau w księgowości – wiekowanie należności

Rys 1. – raport wiekowania należności – opracowanie własne

Jednym z wielu projektów raportów wiekujących dokumenty, zaprojektowanych przez naszą firmę, jest zaprezentowany powyżej widok (rys.1). W procesie projektowania raportu zależało nam na prostej i czytelnej formie raportu oraz na dostarczeniu kilku kluczowych informacji. Jednym z ważniejszych wskazań jest ogólna liczba dokumentów przeterminowanych wyrażona wartością względną. Świetnym sposobem wizualizacji wskaźnika wyrażonego wartością procentową, zawierającą się w przedziale domkniętym [0;1], jest opisywany w poprzednich częściach cyklu – donut bar (element #2).

Oczywiście raport musi mieć możliwość badania stanu należności na dany dzień oraz w wybranym agregacie czasowym (np. cały zakres dat, ostatni tydzień, miesiąc, kwartał, rok). W tym celu zastosowaliśmy wizualny filtr daty, reprezentujący jednocześnie ilość wystawionych dokumentów w wybranej granuli czasowej (element #1) (rys3 i 4).

Zaletą filtra opartego o wizualizację jest przekazywanie dodatkowej informacji o ilościach wystawionych dokumentów w wybranym czasie. W zależności od potrzeb, możną tą miarę dowolnie definiować (np. ilość bezwzględna / względna dokumentów przeterminowanych, wartości sumaryczne należności itd).

Element #3 (rys 5 i 6) raportu oferuje nam szybki przegląd klientów o największej sumie przeterminowanych należności z podziałem na poszczególne dokumenty oraz informację o długości przeterminowania. Użytkownik raportu ma możliwość, w dowolnej chwili, zwiększenia lub zmniejszenia suwakiem ilości wyświetlanych kontrahentów.

Ostatnim, najważniejszym elementem raportu jest podsumowanie (element #4) należności przeterminowanych wg ustalonego klucza. W naszym przypadku dokumenty mogą zostać podzielone na dwie grupy wg wartości – mniejsze lub większe od zadanego parametru. W naszym przykładzie parametr wskazuje wartość 10000 pln.

Podstawowe okno (rys 7) prezentuje ilość dokumentów oraz ich sumaryczną wartość w każdej z grup w podziale na przedziały wiekowania. Przedziały zostały skonfigurowane w narzędziu Tableau i mogą być dowolnie modyfikowane przez analityka lub po modyfikacji przez odbiorcę raportu.
Dodatkowe widoki (rys 8) prezentujące procentowe udziały ilościowe i wartościowe pomagają zrozumieć jaki priorytet należy nadać poszczególnym zadłużeniom oraz na których należnościach należy się skupić i zintensyfikować swoje działania windykacyjne.

Porównując udziały ilościowe oraz wartościowe możemy zauważyć, że w grupie dokumentów o wartości >10000 pln jedynie 13% dokumentów generuje nam aż 89% procent należności przeterminowanych. Podobną sytuacja dotyczy grupy dokumentów o wartościach mniejszych od 10000 pln. Tutaj łącznie 18% dokumentów odpowiedzialne jest na 93% wartości zadłużenia.
Po kliknięciu na powyższych elementach raportu możemy przefiltrować pozostałe widoki aby uzyskać informację o klientach odpowiedzialnych za opisane zadłużenie. Wybierając np fioletowy słupek dla dokumentów o wartości mniejszej od 10000 prezentujący 45% udział wartości zadłużenia wylistujemy 10 kontrahentów o największym udziale w owym zagregowanym zadłużeniu (rys 9).