Czy Tableau pozwala  zmienić sposób myślenia o danych? Co zyskam decydując się na jego wdrożenie? Na postawione w tytule pytanie można odpowiedzieć dwojako, w zależności od tego, czy jesteś osobą, która już pracuje w Tableau Desktop, czy właśnie stoisz przed wyborem systemu BI.

Dla drugiej grupy czytelników pokrótce wyjaśnię, że podstawowym narzędziem, w którym tworzymy raporty jest Tableau Desktop. Możemy z niego korzystać dowolnie już od jednej licencji, a utworzone raporty dystrybuować w postaci plików, które nasi odbiorcy otworzą przy pomocy bezpłatnej aplikacji Tableau Reader.

Wracając jednak do tego, co nas nurtuje, postaraj się odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie braki dostrzegasz w obecnym systemie raportowania w swojej organizacji? Co nie działa, co mogłoby działać lepiej lub jaka funkcja, której obecnie nie ma wcale, przeniosłaby według Ciebie firmę na wyższy poziom i otworzyła drzwi do optymalizowania procesów w kolejnych działach?

Mimo, iż artykuł stanowi swego rodzaju formę monologu ze strony autora (choć oczywiście gorąco zachęcamy do dialogu!), postaram się odgadnąć przynajmniej część problemów, które mogły Ci przyjść do głowy, a Twojej ocenie pozostawię to, czy mam rację.

Zacznijmy od danych

Dane są rozproszone w całej firmie, część w systemie CRM, część w ERP, magazyn żyje własnym życiem, a połowa biur regionalnych prowadzi swoją ewidencję w Excelu. Uważasz, że Tableau byłoby świetnym rozwiązaniem, jednak w pierwszej kolejności musisz uporać się z widmem budowy hurtowni danych… Wiesz również, że gdyby ktoś we współczesnych nam czasach wpadł na pomysł napisania powieści pt. „Niekończąca się historia”, to ten akapit mógłby otwierać pierwszy rozdział 🙂 .

Czy w takiej sytuacji będziesz mógł w pełni wykorzystać Tableau Server? Jak najbardziej! Jedną z najważniejszych funkcji aplikacji serwerowej jest to, że możemy publikować w niej źródła i modele danych. Istnieje możliwość ustanowienia połączenia z bazą Twojego obecnego sytemu, do którego Tableau w znakomitej większości przypadków posiada natywny connector. Jeśli systemów jest kilka, a dodatkowo część danych znajduje się w plikach, serwer będzie stanowił repozytorium danych, które dodatkowo będzie odświeżał w zadanych przez Ciebie odstępach czasowych. W oparciu o tak skonstruowane „jedno źródło prawdy” będziesz mógł stworzyć raporty, które udostępnisz swojemu zespołowi. Do udostępniania wrócimy jednak za chwilę, ponieważ na tym etapie należy wyjaśnić jeszcze jedną istotną kwestię.

Bezpieczeństwo Tableau

Tableau Server zapewnia pełne bezpieczeństwo danych, które zawsze było i jest najwyższym priorytetem dla twórców aplikacji. Natomiast wątpliwość, która często pojawia się wśród osób podejmujących decyzję o wdrożeniu jest taka, czy Tableau Server nie wprowadzi nieodwracalnych zmian po stronie bazy danych, np. poprzez nieumiejętne użytkowanie narzędzia, które ma być przecież szeroko udostępniane osobom niemającym technicznej wiedzy.

Otóż „fizycznie” nie ma takiej możliwości, ponieważ nasz serwer łączy się z serwerem danych poprzez użytkownika z uprawnieniami „Read only”. W oparciu o to połączenie tworzy własny obraz danych. W związku z tym, nawet jeśli ktoś usunie źródło na Tableau Server, to nie ma to żadnego wpływu na ich obecność w miejscu pierwotnego przechowywania.

Autentykacja użytkownika w Tableau

Każdy użytkownik mający dostęp do Tableau Server, niezależnie czy będzie posiadał pełne prawa administratora, czy będzie użytkownikiem końcowym z minimalnymi uprawnieniami, jest każdorazowo weryfikowany przez serwer. Tableau obsługuje zarówno uwierzytelnianie lokalne, jak i poprzez Active Directory. W zależności od wybranej metody, możesz skorzystać również z jednego z rozwiązań single sign-on (SSO), tj.: SAML, Kerberos czy OpenID.

Tableau – aktualność raportów

Kolejną rzeczą, która mogła Ci przyjść na myśl jest to, że idealnie byłoby pracować w oparciu o raz utworzony raport, który byłby automatycznie aktualizowany o nowe dane, bez potrzeby ręcznego odświeżania źródła lub budowania go od nowa. Otóż w Tableau Server mamy dostępną opcję automatyzowania odświeżania źródeł z których korzystają Twoje dashboardy, również w opcji „incremental refresh”, która aktualizuje extract danych tylko o najnowsze rekordy, minimalizując przy tym obciążenie źródła.

W praktyce, w zależności od potrzeb możesz ustawić odświeżanie raportów na przykład raz na dobę, w okresach, kiedy taka częstotliwość jest wystarczająca w codziennej pracy, lub zwiększyć ją w okresach, kiedy istotne jest to, żeby znać wartości KPI’s z godziny na godzinę (np. pod koniec kwartału). Oczywiście takie odświeżanie źródeł pozwala również na utworzenie „jednego źródła prawdy” dla Twoich raportów. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której podczas dyskusji z zespołem na temat kluczowych dla Was kwestii, w połowie spotkania ktoś się zorientuje, że nie jest w temacie, dlatego, że patrzył na ten sam dashboard, ale w starej wersji. W codziennej pracy z Tableau Server z perspektywy end-usera nie istnieje „poprzednia wersja raportu”. Raport jest jeden, każdy ma do niego dostęp w takim zakresie, na jaki pozwalają mu uprawnienia i jest tak samo aktualny jak źródła danych. Natomiast z perspektywy twórcy raportu, możliwe jest kontrolowanie jego wersji.

Obciążenie źródła danych w Tableau

Wspominałem wcześniej o obciążeniu źródła danych i myślę, że to doskonały moment, żeby w kilku słowach wyjaśnić Ci, dlaczego również warto się pochylić w tej kwestii nad Tableau. Aplikacja serwerowa publikuje w swoich zasobach kopię źródeł, które mogą stanowić podstawę do zbudowania raportu lub do stworzenia rozbudowanego modelu danych.

Jeśli raport jest stworzony w oparciu o extract danych, wszystkie zapytania do bazy które powstają w momencie interakcji z raportem są kierowane do serwera Tableau. Docelowe źródła w praktyce są odpytywane w momencie odświeżania extractu, lub wtedy, kiedy zbudujemy dashboard, który będzie połączony z danymi w trybie Live. W związku z tym nie musisz obawiać się o spowolnienie działania systemów z których korzystasz dotychczas, bo Tableau Server może łączyć się z Twoim serwerem danych np. raz na dobę.

Dystrybucja raportów w środowisku Tableau

Mówiłem również o pewnych „sezonach”, w których raporty mogą być otwierane znacznie częściej niż raz dziennie. Niektóre z nich są oczywiste, jak wcześniej wspomniane zakończenia okresów rozliczeniowych, inne natomiast nieco trudniej zweryfikować. Na tym polu przyjdzie nam z pomocą jedno z narzędzi, które w prosty sposób raportuje status serwera, częstotliwość odwiedzania poszczególnych raportów i ilość odwiedzin serwera w czasie. Dzięki temu uzyskasz rzetelne informacje dotyczące np. tego:

  • Które raporty są najczęściej odwiedzane przez użytkowników
  • Którzy użytkownicy wykazują najwyższe zainteresowanie raportami
  • W jakich okresach serwer ma najwięcej zalogowanych użytkowników
  • Które projekty cieszą się największą popularnością
  • I wiele innych…

Jeśli natomiast uznasz, że na któryś raport Twój zespół powinien zwracać szczególną uwagę, możesz go zasubskrybować dla konkretnej grupy. Dzięki temu raport będzie zawsze dostępny na mailu o określonej porze. Z perspektywy dewelopera zapomnisz o rozsyłaniu PDF’ów lub innych plików, w których do tej pory codziennie zapisywane były Wasze raporty. Jeśli jednak raport w PDF jest dla Ciebie istotny np. na potrzeby druku, to oczywiście możesz go również stworzyć w Tableau.

Uprawnienia użytkowników Tableau

Mając po części omówioną kwestię bezpieczeństwa, dystrybucji i aktualizacji, kolejnym zadaniem, które przyjdzie nam rozwiązać będzie stworzenie raportu, który pracownicy np. poszczególnych regionów będą mogli obejrzeć tylko w odniesieniu do obszarów w których pracują. W nieco bardziej skomplikowanej wersji: ogólne wartości KPI całej firmy będą widoczne dla wszystkich, ale na niższym poziomie szczegółowości każdy będzie widział tylko dane ze swojego regionu.

Zazwyczaj przy założeniu że mamy tyle samo regionów co województw, taki plan oznacza, że musimy stworzyć 16 oddzielnych raportów. Z pomocą Tableau, będzie to dalej jeden, ten sam raport, z dodanymi odpowiednimi filtrami użytkowników. Jeśli zaś Twoje regiony nie są tożsame z podziałem administracyjnym, z łatwością utworzysz tzw. „custom regiony”, do których również będziesz mógł przypisać odpowiednie uprawnienia.

Kwestia uprawnień w Tableau dotyczy zarówno gotowych raportów, jak i innych zasobów serwerowych, tj. źródła danych, zarządzanie różnymi poziomami serwera, projektami, formą w jakiej użytkownik może pobrać raport, czy możliwością jego usunięcia bądź edycji.

Edycja raportów w Tableau Server

Tableau hołduje filozofii, zgodnie z którą każdy powinien mieć możliwość samodzielnego odnajdywania odpowiedzi na pytania, które nasuwają się w czasie pracy z danymi. Dlatego też zrywa on z utartym schematem dzielącym użytkowników narzędzi BI na twórców i odbiorców raportów. W Tableau Server, każdy end-user z poziomu przeglądarki może stworzyć własny raport lub przebudować już istniejący, mając do dyspozycji uproszczone narzędzie przypominające pełną wersję Tableau Desktop. Dzięki temu możesz udostępnić konkretnym działom swojej firmy wybrane źródła danych i dać im wolną rękę w kwestii rozbudowy istniejących raportów o takie widoki, które będą dla nich najbardziej interesujące.

Nadmiar raportów w Twojej skrzynce

Pisałem wcześniej o subskrypcji raportów i o tym, że Tableau zapewni Ci możliwość bycia na bieżąco ze wszystkimi danymi. W praktyce jednak zasubskrybowanie wszystkich istotnych dashboarów może powodować sytuację, którą być może znasz z innych rozwiązań, czyli poranny natłok maili raportowych wśród których każdy kolejny jest ważniejszy od poprzedniego. Czytam w myślach? 🙂 Korzystając z Tableau Server, zamiast subskrypcji możesz ustawić alert dla interesujących Cię wskaźników, dzięki któremu będziesz dostawał powiadomienia tylko wtedy, kiedy określone przez Ciebie wskaźniki osiągną wartości, które uznasz za warte uwagi.

Raporty Tableau w wersji mobilnej

Czym byłby pełnowartościowy system business intelligence bez raportów, które są równie funkcjonalne na tabletach i smartphone’ach? Na etapie tworzenia budowy dashboardu możesz stworzyć jego alternatywną wersję, która będzie zoptymalizowana pod konkretne urządzenie mobilne. Dzięki temu, logując się do serwera przez aplikację Tableau Mobile z iPada, czy telefonu z Androidem, Twój raport będzie zawsze wyglądał tak dobrze jak na komputerze. Server automatycznie rozpozna z jakiego urządzenia loguje się użytkownik i udostępni zawartość w takiej wersji, która będzie dla niego najbardziej optymalna.

Mam nadzieję że udało mi się wyjaśnić najważniejsze kwestie, które przybliżą Ci odpowiedź na pytanie, czy Tableau jest odpowiednim rozwiązaniem dla Ciebie i Twojej firmy. Kolejnym etapem, który z pewnością rozwieje resztę wątpliwości są testy, do których gorąco zachęcam. Wersje Trial Tableau Desktop i Tableau Server znajdziesz pod poniższymi linkami, a wszystkie potrzebne informacje na naszym blogu lub bezpośrednio u konsultantów.

Share This