Raporty Awizacji Gości
Usprawnij proces awizacji. Zyskasz w oczach kontrahentów, zwolnisz część zasobów i obniżysz koszty obsługi procesu
Bezbłędna awizacja to istotny element dbania o bezpieczeństwo w większości organizacji. Dzięki poprawnemu procesowaniu wniosków awizacyjnych, mamy pełną informację o tym kto, kiedy i jak wchodzi lub wjeżdża do naszej firmy oraz jakimi powinien dysponować dostępami. W trosce o komfort swoich klientów, firmy chcą aby proces awizacji był jak najbardziej przejrzysty i szybki. Aby go usprawnić, proponujemy elastyczne narzędzia wspierające zarządzanie w tym obszarze, bazujące na zawsze aktualnych, interaktywnych raportach osadzonych na plaformach Business Intelligence.
Monitoruj najistotniejsze wskaźniki, tak, abyś zawsze był na bieżąco z informacjami takimi jak:
- ilość wniosków awizacyjnych wpływających w ciągu dnia,
- typy najczęściej akceptowanych, i najczęściej odrzucanych wniosków,
- etapy oceny, na których są największe przestoje,
- osoby decyzyjne zwlekające z oceną wniosków.
Ponadto, dowiesz się jakie są dokładne powody odrzucania wniosków i czy wszystkie szablony wniosków są używane. Zweryfikuj, czy osoby składające wnioski rozumieją proces i poprawnie wypełniają odpowiednie formularze
Sprawna awizacja to droga zarówno do opanowania chaosu w firmie jak i do wzrostu zadowolenia klientów
Oczywiście nie jest tak, że jeśli proces będzie działał bezbłędnie i szybko, to klienci nas bezwarunkowo pokochają. Z całą pewnością jednak możemy stwierdzić, że długi czas oczekiwania na decyzję lub nieprecyzyjne uzasadnienie decyzji negatywnej, jest pierwszym krokiem do sprowokowania gościa do wygłaszania niepochlebnych opinii na temat firmy. Dlatego nasze raporty, najczęściej kierowane są do dwóch typów odbiorców:
Kierowników, odpowiedzialnych za awizacje, aby mogli mieć lepszy ogląd sprawności całego procesu awizacji.
Pracowników recepcji i/lub magazynów, aby mogli w szybki sposób znaleźć dane z konkretnego wniosku awizacyjnego.
Są to dwa stanowiska mające duży wpływ na satysfakcję klientów i wizerunek naszej firmy (o którym szerzej piszemy w kontekście Analizy NPS [Tutaj – link do NPS’ów]). Kierownik, mający w swoich rękach narzędzie w postaci naszego raportu, może identyfikować słabe strony procesu awizacji i inicjować jego usprawnienie. Pracownicy, będący pierwszym punktem kontaktu klienta lub interesanta z naszą organizacją, powinni być wyposażeni w narzędzia, dzięki którym sprawnie go obsłużą lub udzielą precyzyjnej informacji o powodach negatywnego rozpatrzenia wniosku
Rozwiązujemy problem potrzeby angażowania dużej ilości osób do obsługi procesu
Dobrze ułożony proces wymaga mniejszego zaangażowania w obsługę regularnych czynności oraz wyjątków. Raporty awizacyjne pozwalają monitorować cały proces od złożenia wniosku, przez wszystkie etapy akceptacji do wydania ostatecznej decyzji. Dzięki temu dużo łatwiej zarządzisz zadaniami osób zaangażowanych w ocenę dokumentów.
Skupiamy się przede wszystkim na analizie trzech obszarów:
- czas realizacji wniosków,
- powody odrzucania wniosków,
- wykorzystanie szablonów zgłoszeń.
Sprawdzamy jak wyglądał czas realizacji według osób decyzyjnych i w podziale na poszczególne typy wniosków. Weryfikujemy czy poszczególne typy wniosków nie mają zbyt skomplikowanego trybu akceptacji i czy nie wymaga on przebudowania. Następnie sprawdzamy jak rozkładał się czas realizacji dla każdego wniosku w celu zlokalizowania wartości odstających. Przyglądamy się jak wyglądał czas akceptacji wg poszczególnych działów i konkretnych pracowników.
Zadbaj o wizerunek, wyeliminuj własne błędy
Jako doświadczeni analitycy, naturalnie dbamy o ocenę sytuacji z każdej możliwej perspektywy. Sprawdzamy, czy odrzucenie wniosków było w pełni zasadne. Czy powodem mógł być źle wypełniony formularz lub czy system na którymś etapie omyłkowo nie odrzucił wniosku. Analizujemy dane pod kątem weryfikacji ewentualnych tendencji poszczególnych osób decyzyjnych do zbyt rygorystycznej oceny wniosków. Sprawdzamy również jak wyglądają statystyki akceptacji w zależności od autorów wniosków. Część z nich może nie mieć wystarczającej wiedzy o składaniu wniosku lub zrozumienia procesu. Klarowna i zrozumiała komunikacja jest czymś, co pozostaje po stronie i w interesie organizacji, choćby dlatego, żeby nie rozpatrywać kilkukrotnie wniosku od tej samej osoby i nie generować nadprogramowej pracy.
Na koniec weryfikujemy czy wszystkie typy wniosków są używane. Jeśli nie, należy również sprawdzić czy potencjalni wnioskodawcy mają świadomość że o daną awizację muszą złożyć wniosek. Istotna jest również weryfikacja, czy nie dochodzi do nadużyć i przyznawania dostępu bez złożonego wniosku.
