Jaki jest koszt wdrożenia narzędzia BI?

Inwestycja w system klasy Business Intelligence to nie tylko cena samego rozwiązania. By uzyskać pełny obraz wdrożenia, warto wziąć pod uwagę aspekty pozafinansowe i ukryte koszty. Na co zwrócić uwagę? Przeczytaj nasz miniporadnik!

„Dlaczego tak drogo?” to przewrotne pytanie. „Katalogowe” ceny rozwiązań Business Intelligence (BI) są często ujednolicone dla całej Europy, a nawet dla większości świata. Oczywiste zatem, że w Polsce koszty zakupu mogą wydawać się relatywnie wysokie.

W styczniu 2021 roku badanie Harvard Business Review Analytic Services wykazało, że 88% respondentów nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do analizy danych, a tylko 33% stwierdziło, że są bardzo zadowoleni z możliwości swoich narzędzi Business Intelligence. Z kolei badanie Gartnera „Business Value and Return on Data and Analytics Investments” z 2019 roku wskazuje, że tylko 33% przebadanych firm posiada jedno rozwiązanie Business Intelligence, które jest indywidualnie przystosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Firma badawcza Gartner na bieżąco analizuje narzędzia Business Intelligence, biorąc pod uwagę nie tylko samo rozwiązanie, ale także cały proces jego wdrożenia. Eksperci rekomendują, żeby cena licencji nie była pierwszym kryterium wyboru, a dopiero drugim lub trzecim.

Jednym z głównych elementów sukcesu jest partner wdrożenia, a nie konkretne rozwiązanie. Na etapie wyboru narzędzia i jego dostawcy należy zatem wziąć pod uwagę tzw. czynniki miękkie, włącznie z tzw. „chemią” między członkami zespołu w firmie a konsultantami.

Podczas wyboru dostawcy należy zwrócić uwagę na to:

• czy zespół wdrożeniowy dostawcy będzie w stanie zrozumieć wyzwania danej organizacji w obszarze danych i przejmie na siebie całe obciążenie związane z budową raportów,
•  jakie wdrożeniowcy mają doświadczenie, czy takie, które pozwoli uniknąć pewnych pułapek, np. związanych z rozproszeniem źródeł danych,
•  czy zespół wdrożeniowy będzie potrafił odpowiednio przeszkolić naszych pracowników.

Na pewno warto zwrócić uwagę na to, jak analitycy Gartnera opisują rozwiązania – dlaczego dana technologia jest na pierwszym miejscu? Dlaczego inna jest na drugim czy na trzecim? Wszelkie porównania ekspertów, z różnych źródeł danych, w tym kwadraty Gartnera, warto przejrzeć i zweryfikować w kontekście swoich potrzeb i wątpliwości. Przykładowo, jedna z technologii Business Intelligence dostała wysokie oceny, ponieważ była traktowana jako część ogromnego narzędzia. Jednak firma, która chce korzystać ze wszystkich narzędzi z tego zestawu, musiałaby albo dokupować je w pakietach, co podniosłoby koszty systemu BI, albo traktować poszczególne rozwiązania wybiórczo.

Przy wycenianiu projektu wdrożeniowego warto zwrócić uwagę na to, czy nie pojawią się ukryte koszty. Mogą się one znaleźć w kilku obszarach. Po pierwsze, trzeba uwzględnić, ile danych i użytkowników końcowych raportów może przybyć w perspektywie kilku lat i sprawdzić koszty transferu danych. Przykładowo, licencja kosztuje 100 dolarów, ale w miarę, jak tworzymy raporty i danych na serwerze przybywa, cena rośnie, bo rośnie obciążenie przestrzeni dyskowej. I tym samym koszt okazuje się większy niż w pakiecie podstawowym, który braliśmy pod uwagę, wyceniając rozwiązanie.

Drugą ważną kwestią jest realna wartość osobodnia konsultanta – jaki posiada staż pracy w danej firmie? Jeżeli jest duża rotacja, nowe osoby będą każdorazowo wymagać czasu na analizę danych projektowych, co może powodować opóźnienia.

By zniwelować opłaty za angażowanie konsultanta, warto sprawdzić, czy rozważana przez nas technologia nie ma wsparcia w postaci user community, które pozwoli rozwiązywać bieżące problemy samodzielnie. Warto skorzystać z forum i sprawdzić responsywność jego użytkowników. W ten sposób możemy dowiedzieć się, czy podczas obsługi danego narzędzia możemy czuć się bezpiecznie i komfortowo.

Kolejna kwestia to user adoption: jak długo trzeba szkolić użytkowników końcowych, żeby mogli swobodnie korzystać z narzędzia? Jakie szkolenia oferuje partner – tylko wprowadzające, czy są również szkolenia dla użytkowników zaawansowanych, dla dodatkowych funkcjonalności? Czy możemy przy tym partnerze się rozwijać? Jaka jest metodologia tych szkoleń? Warto zainwestować w POC za kilka tysięcy i półtorej godziny poświęcić na szkolenie demo, ponieważ jeżeli firma nie będzie chciała poświęcić swojej pracy i czasu, by pokazać, jak przekazuje informacje, jaki kontakt ma osoba prowadząca z uczestnikami szkolenia, to można to traktować jako ostrzeżenie – być może kolejna firma będzie musiała potem uzupełniać tę wiedzę, i to nie za darmo.

Odpowiedź na pytanie „dlaczego tak drogo?” nie jest łatwa. Ale wiemy, że wdrożenie narzędzia Business Intelligence to nie tylko „cena na metce”. Warto porównać wszystkie elementy, wręcz zderzyć je ze sobą, sprawdzić TCO oraz koszty ukryte i interakcję z firmą wdrażającą – tylko wtedy otrzymamy pełny obraz korzyści.

Najważniejsze, żeby w firmie pojawiło się rozwiązanie, które będzie odpowiedzią na konkretne potrzeby biznesowe, a nie ograniczeniem, które spowoduje cichy odwrót do Excela lub innych źródeł danych i uruchomi lawinę dodatkowych kosztów prac optymalizacyjnych.

Jeśli spodobał Ci się artykuł, zapraszamy do przesłuchania odcinka naszego podcastu: Pogromcy Pie Chartów – „Dlaczego tak drogo?” w kontekście wdrożeń narzędzi BI. To na podstawie tej rozmowy powstał artykuł. Poznasz tam jeszcze więcej informacji dotyczących kosztów wdrożenia.