7 sposobów na lepsze raportowanie sprzedaży w organizacji

Sebastian Wareluk

cze 1, 2017

Raporty

Wstęp

Myśląc o raportowaniu sprzedaży, warto w pierwszym rzędzie określić cele które mają być osiągnięte implementacją poszczególnych sprawozdań. Ewidentnie, w większości przypadków celem nadrzędnym będzie zwiększenie sprzedaży. Stosując jednak zasadę „od ogółu do szczegółu”, możemy rozbić cel nadrzędny na mniejsze elementy, których optymalizacja przełoży się na większą wydajność pracy, oraz ułatwi możliwość skupienia się na istotnych detalach. Poniżej przedstawiamy siedem pomysłów na to, w jaki sposób ułatwić sobie codzienną pracę z danymi. Niektóre z nich mogą się wydawać oczywiste, mimo to jednak warto o nich wspomnieć, choćby dla zachowania systematyki.

1. Ograniczenie ilości raportów

Poruszając temat usprawnienia raportowania sprzedaży, wiele osób będzie intuicyjnie iść w kierunku “wyciśnięcia” z bazy danych wszystkich możliwych informacji i zaopatrzenia w nie współpracowników. Warto jest jednak w pierwszym rzędzie spojrzeć na to, które działy odpowiadają za które części procesów, oraz na tej podstawie ustalić jaka wiedza jest dla nich priorytetowa. Udostępnianie pełnego zestawu informacji do zespołu odpowiedzialnego za realizowanie jedynie jednego etapu procesu sprzedaży, nie wpłynie korzystnie na jego pracę. Dlatego też myśląc o optymalizacji raportowania warto poświęcić czas na właściwą selekcję informacji oraz sposób ich prezentowania. Pamiętajmy, że każde narzędzie którego będziemy używać do analizy czy wizualizacji danych ma za zadanie pomóc nam w znalezieniu odpowiedzi na nurtujące nas pytania i zaoszczędzić możliwie dużo czasu.
Istotne jest również to aby proces optymalizacji raportów nie był wyważaniem otwartych drzwi. Oczywiście stopień kompleksowości naszego produktu, zależy głównie od tego kto w organizacji będzie jego odbiorcą. Biorąc jednak pod uwagę, że jednym z najczęściej poruszanych problemów w kontekście BI jest zbyt duża ilość informacji, których pojedyncze osoby zwykle nie są w stanie przyswoić, należy szczególną uwagę skupić na przejrzystości materiału oraz odpowiednim doborze treści.

2. Nasze raporty dostępne również na urządzeniach mobilnych

Niezwykle ważną rzeczą z punktu widzenia użyteczności naszego produktu jest to, żeby był w pełni zgodny z urządzeniami z których korzysta nasz zespół. Warto mieć na uwadze, że dashboard przygotowany w rozdzielczości naszego monitora może nie być równie przejrzysty gdy zostanie wyświetlony na telefonie lub tablecie. Znając producenta urządzeń mobilnych z których korzystają odbiorcy naszego produktu, będziemy mieli możliwość stworzenia dedykowanych wersji dashboardów, np. pod konkretne modele smartphonów.

raportowanie_sprzedazy_bi_astrafox

Pomocna może się okazać opcja „device preview”, dostępna w trybie projektowania dashboardu w Tableau. Dzięki niej, mamy możliwość dostosowania rozmiarów projektu dla każdej wielkości ekranu, uwzględniając takie detale jak jego ustawienie w pozycji pionowej lub poziomej.

3. Dashboard dashboardowi nie równy

Mówiąc o czytelności danych i takim sposobie prezentacji, aby odbiorca na pierwszy rzut oka mógł zrozumieć istotne zależności między nimi, powinniśmy poświęcić nieco uwagi formie w jakiej przekazujemy informacje. Mimo, że tworzenie dashboardów nie jest już dzisiaj niczym nowym, producenci oprogramowania służącego do wizualizacji danych wciąż pracują nad tym by ich produktom nie brakowało coraz bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Jedną z większych zalet rozwiązania oferowanego przez Tableau jest wielopoziomowa dynamika raportów. Dzięki temu, w ramach jednego widoku raportować można dowolnie duże zestawy danych, przy czym takie rzeczy jak wybór poziomu szczegółowości (np. rok, kwartał, miesiąc itd.) może pozostać w gestii użytkownika, który może modyfikować widok poprzez zastosowanie prostego filtra. Filtrami mogą być również poszczególne elementy dashboardu – regiony na mapach, słupki bar-chartów lub inne dowolne obiekty.

4. Uporządkujmy nasze KPI

KPI służą monitorowaniu efektywności działań realizowanych w ramach poszczególnych procesów. Ich właściwy dobór ma fundamentalne znaczenie w kontekście raportowania, ponieważ to w oparciu o te właśnie wskaźniki podejmowane są decyzje dotyczące usprawnienia trybu realizacji bieżących celów i właściwego ukierunkowania rozwoju biznesu.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma prowadząca dystrybucję artykułów biurowych na terenie całego kraju, notuje ujemne wyniki sprzedaży w kilku regionach. Próbując rozwiązać problem z poziomu raportowania, możemy się skupić na doborze właściwych KPI’s, które pozwolą kontrolować czynniki najważniejsze dla omawianego procesu.
Kluczem do wyselekcjonowania właściwych wskaźników jest analiza danych pod kątem zależności pomiędzy wartościami poszczególnych parametrów a zmianami w ogólnych wynikach sprzedaży. Jeśli zaobserwujemy, że np. zwiększenie częstotliwości kontaktu handlowców z klientami powoduje wzrost ilości i wartości zamówień w skali miesiąca, możemy na tej podstawie stworzyć KPI. Będzie to jeden ze wskaźników obrazujących postęp realizacji głównego celu, czyli zwiększenia ogólnego wyniku sprzedaży.
Grupy odpowiednio dobranych KPI’s w połączeniu z możliwościami projektowania dynamicznych dashboardów oferowanych przez Tableau, pozwalają na tworzenie prawdziwych kokpitów menadżerskich, umożliwiających użytkownikowi samodzielną interakcje z danymi.

5. Pracuj nad szablonami raportów

Poza trudnymi do przecenienia wartościami w obszarze analizy i wizualizacji, jakie niosą ze sobą nowoczesne systemy Business Intelligence, warto pamiętać również o być może mniej zaawansowanych technologicznie, lecz znacznie ułatwiających codzienną pracę funkcjonalnościach, takich jak szablony. Podobnie jak w przypadku programowania czy grafiki, przy tworzeniu wizualizacji w Tableau, każdy projekt może się okazać dobrym materiałem do wykorzystania w dalszej pracy. Tworzenie archiwów własnych raportów z myślą o użyciu ich elementów w przyszłości lub w celu szybszego radzenia sobie z bieżącymi zadaniami, jest bez wątpienia dobrą praktyką. Warto o tym pamiętać szczególnie wtedy, kiedy pracujemy na tej samej lub podobnych bazach danych które nie będą wymagały dużej ingerencji w kalkulacje czy pojedyncze widoki.

6. Starajmy się sugerować rozwiązania

Jeśli zdecydujemy się wykorzystać którąś z powyższych sugestii, wiemy czego oczekuje od nas zespół i nasi przełożeni, mamy doskonale dobrany zestaw KPIs, oraz gotowy dashboard, możemy zastanowić się nad jeszcze jednym elementem.
Generalnie bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, kiedy raporty nie wymagają komentarza. Jednak szczególnie wtedy, kiedy widzimy że prezentowane przez nas wyniki odbiegają od oczekiwań, możemy być pewni że padną pytania o działania jakie możemy podjąć aby odwrócić tendencję spadkową. Wszak istotą BI nie jest tylko pokazywanie stanu „na dzień dzisiejszy” lecz to, byśmy mogli przez pryzmat naszych danych spojrzeć w przyszłość i podejmować na tyle trafne decyzje, żeby nasza organizacja rosła w siłę.
Poniżej widzimy bardzo prosty przykład widoku dołączonego do większego raportu sprzedaży, sugerujący zwrócenie uwagi na klientów którzy przez ostatni rok nie złożyli żadnego zamówienia. W zależności od wartości zamówień z poprzednich lat, zostali podzieleni na trzy grupy (high, medium i low priority). Dla każdej grupy, wyświetlamy inną sugestię działań które powinniśmy podjąć wobec tych firm. Oczywiście patrząc na poniższe screeny możemy się zastanawiać czy rzeczywiście trafne jest to, żeby odzyskać klienta który mimo wysokiej wartości zamówień wygenerował ujemny dochód (pozycja nr 2 na pierwszym screenie).

raporty_w_sprzedazy_bi_astrafox

Choć odpowiedź nie musi być jednoznaczna, to z całą pewnością warto głębiej przeanalizować jego historię i zastanowić się czy jest coś co możemy zmienić po naszej stronie żeby odwrócić niekorzystną tendencję. Mimo wszystko jest to osoba, która była gotowa wydać ponad 9 tys. dolarów, co jak widzimy w skali prezentowanej organizacji jest kwotą która nie pozostaje bez znaczenia.

raporty_sprzedaz_bi_astrafox

7. Prosto znaczy… lepiej!

Kolory – bardzo korzystnie na wygląd naszych dashboardów wpływa lekka ingerencja w podstawowe palety kolorów i dodanie im kilku procent „transparency”. Na pierwszej z poniższych map, praktycznie od razu jesteśmy w stanie powiedzieć które stany generują największą sprzedaż. Druga zaś, mimo że prezentuje te same dane, jest nieczytelna i ciężko doszukać się w niej jakiejkolwiek logiki.

sprzedaz_raporty_bi_astrafox

Ilość elementów na ekranie – według standardów najlepszych praktyk projektowania wizualizacji, jedna plansza powinna zawierać maksymalnie 7 modułów. Oczywiście codzienna praca często weryfikuje takie ograniczenia, natomiast nasi użytkownicy zawsze będą nam wdzięczni, jeśli poświęcimy kilka chwil na przemyślenie czy np. nie podzielić naszego projektu na dwa dużo bardziej czytelne dashboardy.
Dbajmy również o własny komfort pracy – wyróbmy sobie nawyk nazywania wszystkich nowo tworzonych „calculated fields”, zakładek czy dashboardów. To, co wydaje się mocno oczywiste kiedy to czytasz drogi Użytkowniku, staje się prawdziwą zagadką kiedy zaczynasz się zastanawiać czym właściwie jest „Calculation21”.

Podsumowanie

Podsumowując nasze rozważania, w wielu sytuacjach możemy postawić znak równości pomiędzy usprawnieniem raportowania a optymalizacją wydajności – zarówno własnej jak i naszych raportów czy współpracowników. Dostarczając przejrzyste i czytelne produkty raportowe pozwalamy zespołowi podążać za danymi i podejmować właściwe decyzje.

Link do pobrania Tableau: http://tableau.astrafox.pl/pobierz_Tableau