Raportowanie należności w systemie BI
Controlling: raportowanie należności w Tableau
Raportowanie zobowiązań należności jest niezbędnym elementem kontroli płynności finansowej w firmie. Przedstawiamy przykład dashboardu zarządczego w Tableau, który umożliwia kontrolę tych należności na różnych poziomach.
Dashboard zawiera informacje o wielkości i wiekowaniu należności. Daje możliwość filtrowania po poszczególnych przedziałach, Kliencie czy handlowcu odpowiedzialnym za sprzedaż do Klienta. Dashboard zawiera również informacje zbiorcze o kwotach, średnim przeterminowaniu, wielkości odsetek czy średniej wielkości płatności terminowej w odniesieniu do miesięcznej sprzedaży.
Integracja Tableau z systemem ERP
Źródłem danych jest system Comarch ERP działający na bazie danych MS SQL. Większość systemów ERP posiada podobne struktury danych, nie powinno być więc problemu z modyfikacją i podłączeniem się do dowolnego innego systemu. Raport jest oparty na gotowym widoku PreliminarzView, który zawiera informacje o nierozliczonych należnościach/zobowiązaniach. Do tego widoku dołączamy:
- Tabelę z nagłówkami transakcji (informacje o wystawionych dokumentach zamówienia/faktury).
- Tabelę z kartami kontrahentów (informacje o kontrahencie).
- Tabelę z kartami pracowników (informacje o pracowniku odpowiedzialnym za zamówienie/fakturę).
Pola łączące poszczególne tabele najlepiej pobrać z dokumentacji do bazy danych systemu ERP. W niektórych przypadkach klucze mogą być zdefiniowane w bazie danych, wtedy Tableau zasugeruje wybór odpowiednich pól.
Finalne definicja (w przypadku Comarch ERP) wygląda, jak na zdjęciu poniżej.
Dokładne instrukcje, jak podłączyć się Tableau do systemu Comarach ERP dostępne są w naszym webinarium.
Kontrola przeterminowania i wiekowanie należności
Podstawową miarą w raporcie jest kwota pozostała do zapłaty. Aby uzyskać informacje o przeterminowaniu oraz poszczególnych przedziałach wiekowania musimy stworzyć dwie dodatkowe miary. Przeterminowanie w dniach wyliczone jest na podstawie różnicy w dacie płatności oraz bieżącej dacie generowania raportu.
Przedziały wiekowania są zdefiniowane przy użyciu wyrażenia “if then else” i stworzonej wcześniej miary przeterminowania. Zmieniając warunki można dobrać dowolne wartości przedziałów.
Terminowość płatności u poszczególnych Klientów
Głównym elementem dashboardu jest widok Klientów, posortowany według wielkości należności z naniesionymi wiekowaniami dla każdego Klienta. Widok pozwala na szybką orientację jak wygląda sytuacja płatności u danego Klienta. W poniższym przykładzie widać wyraźnie, że problem występuje z największym dłużnikiem, który większość płatności ma przeterminowanych, następny na liście Klient płaci terminowo (białe elementy to płatności nieprzeterminowane).
Wybranie danego Klienta (albo kilku Klientów) daje nam możliwość szczegółowego obejrzenia poszczególnych dokumentów.
Przedziały wiekowania należności
Dashboard zawiera również widok wszystkich płatności przedstawionych w postaci treemap z naniesionymi przedziałami wiekowania. Ten typ wizualizacji pozwala na wyświetlenie bardzo dużej ilości informacji np. 30 tys. dokumentów. Jednocześnie mamy możliwość śledzenia największych płatności i odniesienia ich do całej kwoty należności. Jest to sensowna alternatywa wykresu kołowego, który bardzo trudno się czyta. Zaznaczenie klienta na wykresie powoduje podświetlenie jego dokumentów.
Dzięki wizualnemu przedstawieniu informacji o płatnościach, jesteśmy w stanie szybko ocenić obraz sytuacji, strukturę płatności w całej firmie czy dla pojedynczego Klienta. Takie rozwiązanie pozwala na czas wykryć elementy, na które powinniśmy zwrócić uwagę (np. Klientów, którzy notorycznie spóźniają się z zapłatą), możemy również od informacji ogólnych przejść do szczegółów związanych z pojedynczym dokumentem. Więcej informacji o zastosowaniu rozwiązań Business Intelligence w finansach i controllingu, można znaleźć w nagraniu z naszego webinarium.
Konstrukcja przedstawionego dashboardu zajęła około 2 godzin, z czego najwięcej czasu zostało poświęcone na przygotowanie danych, w szczególności znalezienie odpowiednich tabel i pól. Na górze strony znajduje się pełni funkcjonalny raport na Tableau Public.