Klauzula Informacyjna dla osób fizycznych reprezentujących Kontrahenta (stronę umowy) oraz pracowników Kontrahenta skierowanych do kontaktów w sprawie realizacji umowy

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, przekazujemy następujące informacje na temat przetwarzania danych osobowych osób fizycznych reprezentujących Kontrahenta oraz pracowników Kontrahenta skierowanych do kontaktów w sprawie realizacji umowy.

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ASTRAFOX Sp. z o.o. w Warszawie (02-826) przy ul. Poloneza 93, tel.: + 48 22 355 21 60, adres e-mail: office@astrafox.pl, dalej jako „Administrator”.

2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: iod@astrafox.pl lub pocztą na adres siedziby Administratora

Cele i podstawy prawne przetwarzania

3. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:

– zawarcia, realizacji i zakończenia niniejszej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku gdy jest on osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w stosunku do reprezentantów podmiotów prawnych;

– wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających m.in. z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenie finansowe i podatkowe (np. rozliczenie faktur lub rachunków, prowadzenie dokumentacji księgowej) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

– ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

– kontaktowania się z Kontrahentem i jego pracownikami/współpracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.

Odbiorcy danych

4. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych mogą być podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy w zakresie np. usług informatycznych, prawnych, archiwizacyjnych, doradczych oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. banki, sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.

Okres przechowywania

5. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisów podatkowych i przepisów dotyczących sprawozdawczości finansowej.

Informacja o wymogu podania danych

6. Podanie danych osobowych osób reprezentujących Kontrahenta jest warunkiem umownym i koniecznym w celu zawarcia i realizacji umowy.

7. Podanie danych osobowych pracowników Klienta/Zamawiającego jest dobrowolne, ale może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy pracownikiem a Klientem/Zamawiającym i może być konieczne do prawidłowej realizacji umowy.

8. Dane osobowe pracowników/współpracowników Klienta/Zamawiającego są przekazywane Administratorowi przez Klienta/Zamawiającego.

Prawa osób fizycznych

9. Osobom fizycznym przysługuje prawo do:

– dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;

– wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie danych osobowych Jej dotyczących narusza przepisy RODO.

10. W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych na adresy mailowe wskazane w punkcie 1 i 2 powyżej, lub listownie na adres siedziby Administratora.

Informacja o braku profilowania i braku przekazywania danych poza EOG

11. Przetwarzane dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.