Jednym z ważniejszych punktów wprowadzenie zmiany jest odpowiednie przygotowanie się do niej. Zmiana najbardziej efektywna jest wtedy, kiedy na jej planowanie poświęcone jest tyle samo czasu co na jej wdrożenie. Na pewno z doświadczenia znamy przykłady, gdzie od pomysłu do realizacji jest tylko jeden krok i oczywiście, czasem zdarza się, że takie przedsięwzięcia kończą się ogromnym sukcesem. Jednak przy tak dużym żywym organizmie, jakim jest przedsiębiorstwo, gdzie czynnik ludzki i jego możliwe błędy mają ogromny wpływ na dalsze procesy, należy podejść do takie sprawy bardziej zorganizowanie. Na przykładzie wdrożenia narzędzi Business Intelligence, gdzie mamy do czynienia z danymi warto przeanalizować jakie dane mamy, w jakich one są formatach i czy jako organizacja jesteśmy gotowi na wdrożenie wizualizacji danych. Często przy wdrożeniach u Klientów spotykamy się z problemem, że gdy dane zostają wprowadzane, rozpoczynają się analizy i nagle okazuje się, że dane, które powinny być dostępne, nie są możliwe do zlokalizowania.
Za przykład posłuży nam jeden z Klientów, który chciał otrzymać raport jakościowy swoich produktów. Okazało się, że dane dotyczące towarów, które powinny być wprowadzane na produkcji co godzinę były dodawane w momencie, gdy pracownik miał na to czas, zdarzało się nawet, że dochodziło do tego raz na dobę. W tym przypadku raport tego wskaźnika nie miał sensu, ponieważ Klient nie był świadomy realiów danego procesu i nie był w pełni przygotowany na zmianę. Oczywiście, udało się całkowicie usprawnić ten proces, ale gdyby wcześniej poświęcono czas na analizę swoich zasobów, Klientowi dużo prościej byłoby przejść przez wdrożenie narzędzia i ograniczyłoby to stres związany ze zmianą. Wcześniejsza analiza swoich zasobów pomaga w sprawnym wprowadzeniu zmian, ale także umożliwia spojrzeć szerszym spektrum na nasze przedsiębiorstwo, a co za tym idzie, umożliwia stawianie jeszcze większej ilości zapytań analitycznych.
Jest wiele firm, które posiadają wysokie kompetencje, zgrany doświadczony zespół, ale podejście do zmiany bywa dość restrykcyjne. Aby zaszły pewne przeistoczenia potrzebna jest przestrzeń. Gdy do procesu mimo zespołu wydelegowana jest jedna osoba z konkretnym ograniczeniem czasowym np. jeden dzień w tygodniu, to może być ciężko przejść przez ten proces suchą stopą. Większość z nas zdaje sobie sprawę z tego, jak wyglądają procesy korporacyjne. Składanie requestów o każdy dostęp i instalację na komputerze służbowym w momencie. Kiedy mamy ograniczony czas na przygotowanie wdrożenia to takie sytuacje sprawiają, że proces wydłuża się jeszcze bardziej. Za każdym razem trzeba przypomnieć sobie, co robiliśmy poprzednim razem, na jakim etapie są moje prośby. Dlatego też warto zastanowić się, czy jako firma mamy zasoby, które umożliwią na poświęcenie się w pełni danemu projektowi przynajmniej jednego pracownika z zespołu. Takie podejście sprawi, że zmiana nabierze dużo większego rozpędu.
Nie wszystkie wdrożenia, do których przystępujemy są złe, ba nawet większość z nich przechodzi w bardzo sprawny sposób. Wiele z nich z pewnością zasługuje na to, by o nich wspomnieć. Zmiana potrzebuje planu i przygotowania, zespołowości, a także przestrzeni na jej wdrożenie. Kluczem do wprowadzenia zmiany jest agent zmiany i uporządkowanie danych. Przez ich uporządkowanie rozumiemy sprawdzenie, czy informacje znajdują się w odpowiednich systemach, w jaki sposób są one zapisywane, czy nie posiadają żadnych „dziur” lub niepożądanych formatów.