Dlaczego boimy się zmian w biznesie?

Gdy postanawiamy rozwiązać jakiś problem w organizacji, to oczywistym jest szukanie jego rozwiązania. Co za tym stoi? Człowiek. Osoba, która posiada pomysł, który rozwiąże nasz problem. Nie ma w niej oporu związanego z nowym narzędziem, ponieważ widzi potrzebę, którą za jego pomocą można zagospodarować. Jest to najlepsza i najprostsza droga do nowego wdrożenia, ponieważ osoba ta jest w pełni zaangażowana w dany projekt. Dużo trudniejszym podejściem do zmiany jest wyznaczenie do takiego przedsięwzięcia osoby, która nie wymyśliła danego rozwiązania i ma narzucone jego prowadzenie, a nie do końca sama jest przekonana, czy obrana została najlepsza droga. Taka sytuacja może wprowadzić dużo elementów, które sprawią, że odbiór takiej zmiany będzie negatywny, a z dużą dozą pewności bardziej mozolny i utrudniony ze względu na naturalne awersje do nieznanego. Gdy dojdziemy do momentu, że inicjator zmiany nie może jej wprowadzić, to jego zadaniem powinno być przygotowanie osoby lub zespołu osób do tego, by w pełni rozumiały, co niesie za sobą dane rozwiązanie, odpowiedzieć na wszystkie pytania i rozwiać każdą wątpliwość, aby wyznaczone osoby bez lęku mogły przystąpić do wyznaczonego zadania.

Tu znów możemy powrócić do naszego przykładu samochodu. Załóżmy pozytywny scenariusz, że nasz agent zmiany jest osobą, od której wyszła inicjatywa nowego wdrożenia narzędziowego. By takie przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, potrzebny jest nam zespół, który wspomoże nas i naszą firmę w przejściu tego procesu. Często wśród osób, które mają brać udział w projekcie, pojawiają się pytania: „Tyle lat jeżdżę samochodem z manualną skrzynią biegów. Po co mam go zmieniać?”. Automat z pewnością sprawdza się świetnie w korku, nie musimy trzymać sprzęgła, nie trzeba kontrolować biegów, czy tego, jakie mamy obroty. Kiedy zaczniemy myśleć o danych, szczególnie w większych organizacjach, to okazuje się, że tak naprawdę cały czas jesteśmy w korku zalewu danych. Należy zastanowić się wraz z naszymi współpracownikami, jak i całym ekosystemem firmy, w jaki sposób możemy zarządzić zalewem informacji, by móc w pewien sposób zautomatyzować nasze działania i poprawić swój komfort i wydajność pracy. Odpuszczając manualną kontrolę nad pewnymi aspektami, nie sprawiamy, że jesteśmy niepotrzebni, a jedynie uwalniamy swój czas, mogąc ulokować go i zagospodarować na potrzeby analityczne, na które wcześniej nie mieliśmy czasu.

Jednym z ważniejszych punktów wprowadzenie zmiany jest odpowiednie przygotowanie się do niej. Zmiana najbardziej efektywna jest wtedy, kiedy na jej planowanie poświęcone jest tyle samo czasu co na jej wdrożenie. Na pewno z doświadczenia znamy przykłady, gdzie od pomysłu do realizacji jest tylko jeden krok i oczywiście, czasem zdarza się, że takie przedsięwzięcia kończą się ogromnym sukcesem. Jednak przy tak dużym żywym organizmie, jakim jest przedsiębiorstwo, gdzie czynnik ludzki i jego możliwe błędy mają ogromny wpływ na dalsze procesy, należy podejść do takie sprawy bardziej zorganizowanie. Na przykładzie wdrożenia narzędzi Business Intelligence, gdzie mamy do czynienia z danymi warto przeanalizować jakie dane mamy, w jakich one są formatach i czy jako organizacja jesteśmy gotowi na wdrożenie wizualizacji danych. Często przy wdrożeniach u Klientów spotykamy się z problemem, że gdy dane zostają wprowadzane, rozpoczynają się analizy i nagle okazuje się, że dane, które powinny być dostępne, nie są możliwe do zlokalizowania.

Za przykład posłuży nam jeden z Klientów, który chciał otrzymać raport jakościowy swoich produktów.  Okazało się, że dane dotyczące towarów, które powinny być wprowadzane na produkcji co godzinę były dodawane w momencie, gdy pracownik miał na to czas, zdarzało się nawet, że dochodziło do tego raz na dobę. W tym przypadku raport tego wskaźnika nie miał sensu, ponieważ Klient nie był świadomy realiów danego procesu i nie był w pełni przygotowany na zmianę. Oczywiście, udało się całkowicie usprawnić ten proces, ale gdyby wcześniej poświęcono czas na analizę swoich zasobów, Klientowi dużo prościej byłoby przejść przez wdrożenie narzędzia i ograniczyłoby to stres związany ze zmianą. Wcześniejsza analiza swoich zasobów pomaga w sprawnym wprowadzeniu zmian, ale także umożliwia spojrzeć szerszym spektrum na nasze przedsiębiorstwo, a co za tym idzie, umożliwia stawianie jeszcze większej ilości zapytań analitycznych.

Jest wiele firm, które posiadają wysokie kompetencje, zgrany doświadczony zespół, ale podejście do zmiany bywa dość restrykcyjne. Aby zaszły pewne przeistoczenia potrzebna jest przestrzeń. Gdy do procesu mimo zespołu wydelegowana jest jedna osoba z konkretnym ograniczeniem czasowym np. jeden dzień w tygodniu, to może być ciężko przejść przez ten proces suchą stopą. Większość z nas zdaje sobie sprawę z tego, jak wyglądają procesy korporacyjne. Składanie requestów o każdy dostęp i instalację na komputerze służbowym w momencie. Kiedy mamy ograniczony czas na przygotowanie wdrożenia to takie sytuacje sprawiają, że proces wydłuża się jeszcze bardziej. Za każdym razem trzeba przypomnieć sobie, co robiliśmy poprzednim razem, na jakim etapie są moje prośby. Dlatego też warto zastanowić się, czy jako firma mamy zasoby, które umożliwią na poświęcenie się w pełni danemu projektowi przynajmniej jednego pracownika z zespołu. Takie podejście sprawi, że zmiana nabierze dużo większego rozpędu.

Nie wszystkie wdrożenia, do których przystępujemy są złe, ba nawet większość z nich przechodzi w bardzo sprawny sposób. Wiele z nich z pewnością zasługuje na to, by o nich wspomnieć. Zmiana potrzebuje planu i przygotowania, zespołowości, a także przestrzeni na jej wdrożenie. Kluczem do wprowadzenia zmiany jest agent zmiany i uporządkowanie danych. Przez ich uporządkowanie rozumiemy sprawdzenie, czy informacje znajdują się w odpowiednich systemach, w jaki sposób są one zapisywane, czy nie posiadają żadnych „dziur” lub niepożądanych formatów.

Złe nawyki dają nam niemalże natychmiastową nagrodę. Gdy jesteśmy nałogowymi palaczami i zapalimy papierosa, w zasadzie natychmiastowo poczujemy swego rodzaju spełnienie, nagrodę. Jednak, gdy postanowimy rzucić palenie, początki zazwyczaj bywają trudne. Bywa, że pojawia się frustracja, zrezygnowanie i innego rodzaju dolegliwości. Jednak ktoś, kto decyduje się na taki ruch, posiada zazwyczaj pewien cel. Jest on odroczony. Po wykonanej przez nas pracy, w tym przypadku samozaparciu, otrzymujemy nagrodę w postaci dużo lepszego samopoczucia, większej wydolności oddechowej czy dużej sumie zaoszczędzonych pieniędzy. W ten sam sposób można spojrzeć na zmianę w organizacji. Początki zazwyczaj bywają trudne, nie wywołują one aż tak silnych emocji, jak walczenie z własną wolą, ale wciąż bywają to sytuacje stresowe. Na początku ciężko jest dostrzec efekty, ale z czasem dzięki automatyzacji nasza praca staje się dużo bardziej wydajna, uporządkowana i komfortowa dla wszystkich ze stron.

Jeżeli zaciekawił Cię temat zmian w organizacji, zapraszamy do przesłuchania odcinka naszego podcastu Pogromcy Pie Chartów. To na podstawie tej rozmowy powstał ten artykuł. Poznasz tam jeszcze więcej przykładów i argumentów, które umożliwią Ci lepsze przygotowanie się do zmiany w biznesie.