Czy dane finansowe można wizualizować? Analiza wizualna i KPI finansowe w Tableau

Często spotykam się z klientami, którzy postanowili rozpocząć swoją przygodę z rozwiązaniami Business Intelligence. W przypadku danych sprzedażowych nikt nie ma wątpliwości, że można je prezentować wizualnie. Jednak dość powszechna jest opinia, że dane finansowe można przedstawiać wyłącznie w postaci tabel. Wynika to z faktu, że często w tych danych porównujemy wskaźniki w czasie, zestawiamy je z innymi wskaźnikami i badamy ich udziały. Czy rzeczywiście tak jest?

Przez chwilę pomyślmy, skąd wzięła się powszechna opinia o wyższości danych numerycznych nad wizualizacją, szczególnie często spotykana w przypadku danych finansowych.

Jako przyczynę często podaje się jedno z głównych narzędzi kalkulacyjnych – Excel. Zdominował on rynek aplikacji służących do obliczeń. Tym samym, również z racji powszechnego dostępu do aplikacji, łatwości jego użycia oraz relatywnie niskiej ceny, aplikacja zaczęła być używana zarówno jako baza danych (a Excel ma spore ograniczenia, jeśli chodzi o tę funkcjonalność), jak również jako narzędzie do wizualizacji danych. W tym drugim zastosowaniu spotykamy się nie tylko z ograniczeniami w funkcjonalnościach w porównaniu do narzędzi przeznaczonych do wizualizacji danych, jak  Tableau, ale również z niewłaściwymi typami wizualizacji, takimi jak wykresy 3D czy pasiaste wzory na słupkach.

Excel jest natomiast bardzo dobry w tworzeniu tabel z liczbami. Z tego powodu właśnie raportowanie w postaci tabel jest najczęściej spotykane, szczególnie w przypadku danych finansowych. W tym szczególnym przypadku porównujemy bardzo wiele wartości – w czasie, w relacji do innych. Sprawdzamy, jakie relacje zachodzą między poszczególnymi elementami. Stąd suma naszych nawyków, narzędzi i potrzeb spowodowała, że finansowe dane są analizowane w tabelach. Czy faktycznie jest tak, jak się wydaje?

Przyjrzyjmy się przez chwilę, w jaki sposób dokonujemy wyborów w życiu codziennym. Jeśli popatrzymy na prostą decyzję, jaką jest przejście przez ulicę, używamy naszego wzroku. Oceniamy odległości, szacujemy prędkości pojazdów, porównujemy do naszej prędkości, możliwości etc. W ciągu sekund wybieramy właściwy moment i… przechodzimy. A teraz wyobraźmy sobie podjęcie takiej decyzji, gdybyśmy dostali liczby. Analiza danych i podjęcie decyzji zajęłyby nieporównywalnie więcej czasu. Używamy więc naszego wzroku, aby najszybciej uzyskać i przetworzyć otaczające nas informacje. Dlaczego więc nie korzystamy z tej przewagi w biznesie? Szczególnie w finansach?

Jeśli porównamy dane finansowe z danymi sprzedażowymi czy jakimikolwiek innymi, okazuje się, że właściwie niewiele się one od siebie różnią. Oczywiście nie co do stopnia komplikacji czy specyfiki, jednakże wciąż możemy pokazywać miary, porównywać je w czasie czy do innych miar. To oznacza, że każde dane możemy wizualizować, niektóre tylko trudniej wyliczyć.

W przypadku danych finansowych szczególnie ważna jest możliwość pokazania wielu wskaźników obok siebie, jednocześnie z informacją o tym, jak dany KPI zmienia się w czasie czy też jak możemy go porównać do innych wartości. Ta opinia wynika najczęściej z faktu, że dane finansowe na ogół prezentowane są w postaci arkuszy z danymi, w podziale na kategorie. Nawyk wyrobiony przez czytanie tego rodzaju raportu powoduje, że osoby zajmujące się danymi nie widzą możliwości zastosowania analizy wizualnej do prezentacji danych finansowych.

Tymczasem, jeśli popatrzymy na dane, w zasadzie nie różnią się one od innych. Oczywiście, dane dotyczą głownie finansów, ale to nadal liczby. KPI’s nadal są liczone według określonych wzorów, mogą być więc pokazywane w taki sam sposób jak jakiekolwiek inne wskaźniki.

Powyższa konkluzja oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć narzędzi do wizualizacji w celu oszczędzenia czasu i przyspieszenia analizy danych.

Kiedy mówimy o danych finansowych, posługujemy się określoną specyfiką, wynikającą z metod i procesów związanych z finansami. Jednakże te KPI’s możemy podzielić na kilka grup, a następnie dobrać do nich określony sposób wizualizacji.

Popatrzmy przez chwilę na dane giełdowe. Rozwój aplikacji mobilnych spowodował powszechne użycie aplikacji do monitorowania danych finansowych na giełdach światowych. Bardzo dużo danych, wiele spółek, możliwość analizy trendów – to wszystko w postaci aplikacji mobilnej jest o wiele prostsze do analizy niż tabele tekstowe. Zadziwiające, że kilka wielkich monitorów może nie wystarczyć, a aplikacja na niewielkim smartfonie, używająca prostych narzędzi wizualnych, da nam potrzebne informacje szybciej i wygodnie.

Bardzo ważnym aspektem projektowania wizualizacji jest jej odpowiedni dobór. W zależności od typu danych i sposobu ich prezentacji możemy wybrać wizualizację z kilku typów.

Dla porównywania różnych danych między sobą najlepiej użyć wykresów słupkowych, poziomych lub pionowych. Pionowe pozwalają dodatkowo lepiej zobaczyć ranking wartości.

W tym typie wizualizacji możemy jednocześnie analizować wiele obiektów, na przykład klientów, patrząc na dwa KPI umieszczone na osi pionowej i poziomej, dzięki czemu łatwo możemy dostrzec trendy, zidentyfikować outliery i to nimi zająć się w pierwszej kolejności.

Doskonałym sposobem porównywania przecięcia kategorii – na przykład segmentu i regionu – będzie heat mapa, czyli wizualizacja używająca kolorów do określenia punktów nas interesujących – hot spotów.

Ustawiamy wskaźniki (pole Type) i daty (Start Date) w kolumnach. Dodatkowo filtrujemy widok dla miesiąca daty, aby filtr pokazywał bieżący i poprzedni miesiąc.

Następnie musimy ukryć poprzedni miesiąc poprzez opcję Hide w menu pigułki. To pozwoli na użycie kalkulacji tablicowej przy pokazywaniu tylko bieżącego miesiąca.

Dzięki temu mamy już warstwę tekstową labelki. Pole Difference dodajemy do półki Shape i Color – następnie wybieramy odpowiednie kształty i kolory , klikając na odpowiednie półki. Chowamy również nagłówki (Show Header) dla wymiarów dodanych w kolumnach. Następnie formatujemy wielkość okienka, przesuwając odpowiednio linie graniczne lub używając opcji Fit: Entire View.

W naszej pracy, ale nie tylko, analizujemy coraz więcej danych. Jeśli chcemy oszczędzić czas i szybciej otrzymywać odpowiedzi na biznesowe pytania, musimy użyć naszego największego atutu: wzroku. Analiza wizualna pozwoli nam na szybkie uzyskanie informacji. Należy tylko wybrać odpowiednie, efektywne narzędzie oraz zacząć zmieniać swoje nawyki. Dane finansowe to wciąż dane. Jak każde inne.