Alternatywne sposoby wizualizacji danych budżetowych w Tableau

W wielu organizacjach raportowanie sprowadza się do bardziej lub mniej skomplikowanych tabel tworzonych w arkuszach kalkulacyjnych. Wraz z nieuchronnym przyrostem danych coraz więcej firm poszukuje alternatywnych rozwiązań, które umożliwiają szybsze raportowanie przy wykorzystaniu coraz bardziej zaawansowanych metod wizualizacji.

Dynamiczna wizualizacja danych stała się zaś domeną aplikacji klasy Business Intelligence. Te z kolei wdarły się przebojem na rynek analityki zarówno jako moduły istniejących już od lat platform wyspecjalizowanych w zarządzaniu bazami danych, jak również jako samodzielne, autonomiczne oprogramowanie. Twórcy aplikacji, które nie były powiązane z żadnym obecnym wcześniej na rynku systemem, poświęcali lwią część swojej pracy na tworzenie integracji z jak największą ilością dostępnych baz. Taka elastyczność przekłada się oczywiście na możliwości wdrożenia w praktycznie wszystkich firmach, zaczynając od tych, które korzystają z tabel w Excelu, a kończąc na globalnych organizacjach wykorzystujących potężne zbiory Big Data.

Jednym z takich narzędzi, od lat wiodącym wśród rozwiązań Business Intelligence jest Tableau. Platforma analityczna z bardzo przyjaznym interfejsem użytkownika, promująca samoobsługowe podejście do analizy danych w oparciu o metodę “drag & drop”. W poniższym artykule pokażemy, jak skutecznie wizualizować dane przy pomocy Tableau i jak wykorzystać podstawowe narzędzia do stworzenia efektywnych i użytecznych wykresów.

Przy pomocy Tableau jesteśmy w stanie tworzyć, utrzymywać i udostępniać bardzo zaawansowane zestawy raportów. Jedną z kluczowych i równie wartościowych właściwości aplikacji jest możliwość szybkiego podłączania do dowolnych danych, łączenie ich ze sobą i tworzenie analiz ad-hoc. Właśnie na tego typu elementach się dzisiaj skupimy, w myśl filozofii, że wartość analityczna raportu jest tym wyższa, im szybciej jesteśmy w stanie go przygotować.

Podział na kategorie daje nam dodatkowo dużą korzyść z punktu widzenia samego wyglądu wizualizacji. Jeśli będziemy chcieli stworzyć widok np. w oparciu o wykres słupkowy, to przy kilkudziesięciu lub kilkuset pozycjach istnieje bardzo duża szansa, że jedna lub kilka z nich będzie prezentowała wartości, które wyskalują oś wykresu w taki sposób, że pozostałe pozycje pozostaną nieczytelne.

Po dodaniu do naszego obszaru roboczego elementu grupującego wszystkie pozycje ograniczamy cały widok do jednej strony. To dobry początek, choć naszym celem było nie tylko pokazanie wydatków w poszczególnych okresach, ale przede wszystkim zestawienie ich z budżetem. Żeby to zrobić, w pierwszej kolejności dodajemy miarę, która odpowiada za budżet na pole „Detail” w obszarze „Marks”. Spowoduje to, że będzie ona dostępna dla narzędzi z których będziemy korzystać w dalszej kolejności.

Na tym etapie stworzymy jeszcze dodatkową miarę w postaci pola kalkulowanego, przy pomocy którego wzbogacimy nasz widok o kolor, informujący o tym, czy w danym obszarze budżet został przekroczony. Z menu „Analysis” wybieramy opcję Create Calculated Field i wpisujemy prostą formułę:

SUM([Wydatki])>SUM([Budżet])

[Wydatki] i [Budżet] odpowiadają konkretnym miarom w naszej bazie. W panelu Measures pojawi się nowe pole kalkulowane, które przenosimy do obszaru „Marks” i upuszczamy nad sekcją „Color”. Wizualizacja powoli zaczyna do nas mówić, natomiast to oczywiście nie wszystko co chcielibyśmy osiągnąć.

Przechodzimy do zakładki „Analytics”, gdzie mamy dostępny kolejny zestaw narzędzi. Korzystamy z nich analogicznie do tych, których używaliśmy do tej pory, czyli drag&drop. Wybieramy Reference Line, przenosimy nad wizualizację i upuszczamy nad polem „Add a Reference Line: Cell” w dodatkowym podmenu, które pojawi się na naszym ekranie. Następnie Tableau zapyta nas, do jakich wartości ma się odnosić nowa linia. Z rozwijanego menu wybieramy „Budżet”, natomiast w drugim drop-downie zmieniamy sposób wyświetlania na „Sum”.

Podobną operacje przeprowadzamy z narzędziem „Distribution Band”. W menu „Computation” zmieniamy ustawienia na takie jak w przypadku linii referencyjnej, natomiast w sekcji „Formatting” zaznaczamy pole „Fill Below”.

Dodatkowo możemy również wykorzystać narzędzie „Totals”, przy pomocy którego dodamy dodatkową linię podsumowującą wydatki roczne w poszczególnych grupach. Poniższy rysunek przedstawia efekt końcowy.

Jakie korzyści płyną z tego typu wizualizacji? Po pierwsze ogólny widok ogranicza się do jednej strony. Jeśli odbiorca będzie chciał wejść w szczegóły, może użyć przycisku z symbolem „+” dostępnego nad każdą kolumną i rozwinąć dane, które go interesują, np. za dany okres lub w określonej grupie. Dodatkowo przy każdym elemencie widzimy informację o progach realizacji budżetu (w naszym przykładzie 60% i 80%) oraz linię mówiącą o jego wartości granicznej.

Odbiorca loguje się do Tableau Server, otwiera raport i..? Dochodzi do wniosku że ten widok nie jest dla niego wystarczający, chciałby zobaczyć podobną informację, ale w odniesieniu do osób odpowiedzialnych za poszczególne budżety. Zazwyczaj taka sytuacja zwiastuje powrót do tworzenia raportu od podstaw. Natomiast plik opublikowany w Tableau Server każdy uprawniony użytkownik może edytować samodzielnie w oknie przeglądarki. Wejdźmy więc na chwilę w rolę adresata naszej wizualizacji: w menu Tableau Server wybieramy opcję „Edit” i przystępujemy do dalszej pracy.

Wykres Pareto składa się z miar odpowiadających wydatkom, ilości pozycji w budżecie, linii referencyjnych, jednej miary typu „Set” i jednego parametru. Warto zwrócić uwagę na to, że korzystamy tylko z dwóch elementów, które pochodzą bezpośrednio z bazy danych. Pozostałe tworzymy po stronie aplikacji i to właśnie one pozwalają na uzyskanie pożądanego efektu wizualnego.

Pole „Set” tworzymy w oparciu o miarę z wydatkami, odpowiada ono za wyświetlanie N pozycji według najwyższej wartości. Wartością N sterujemy przy pomocy Parametru, który daje możliwość dynamicznych zmian tej wartości i co za tym idzie – całej wizualizacji. Bazują na nim linie referencyjne, a za układ kolorów po prawej i lewej stronie wykresu odpowiada wcześniej wspomniany „Set”. W oparciu o miary i parametry użyte w wizualizacji tworzymy również dynamiczny tytuł, który każdorazowo będzie się zmieniał w zależności od ich wartości.

Poza znaczeniem informacyjnym samej wizualizacji, może ona mieć jeszcze jedno bardzo istotne zastosowanie – każdy jej element może filtrować dane w kolejnych obiektach na prezentacji. Ponieważ raporty w Tableau tworzymy w formie dashboardów, czyli dokumentów, w których umieszczamy pojedyncze wizualizacje, taka funkcjonalność stanowi podstawę interakcji z danymi. Mając stworzone bardzo rozbudowane tabele, czy chociażby elementy takie jak tworzyliśmy powyżej, dzięki Pareto będziemy mogli jednym kliknięciem myszy ograniczać je do tych pozycji, które z punktu widzenia budżetu będą najbardziej istotne.

Mając gotowe kilka elementów i ogólny przegląd danych możemy zagłębić się w szczegóły. Chcąc przeanalizować kolejne pozycje w budżecie stworzymy widok na wzór tabeli. Choć wizualizacja danych często kojarzy się z czymś dużo bardziej spektakularnym niż tabele, to ku uciesze dużej grupy użytkowników z tradycyjnym podejściem do analizy danych, narzędzia klasy BI radzą sobie na tym polu znakomicie. Oczywiście po stronie twórców raportów sugerowane są alternatywne rozwiązania, jednak mimo wszystko nic nie stoi na przeszkodzie, żeby poświęcić kilka chwil tej formie prezentacji.

Jak łatwo i szybko stworzyć tabelę w Tableau? Pigułki z informacjami takimi jak opis pozycji, powiązany z nią budżet oraz rzeczywiste kwoty, jakie zostały wydane umieszczamy w panelu „Rows”. Tworzymy również dodatkowe pole kalkulowane, które będzie liczyło różnicę między budżetem, a wydatkami. W praktyce sprowadzi się ono do prostej formuły:

SUM([Budżet])-SUM([Wydatki])

W trzech ostatnich polach dodanych do widoku zmieniamy sposób wyświetlania danych z „Continous” na „Discrete”. Tworzymy kolejne pole kalkulowane, które przedstawi nam różnicę procentową między dwoma wymiarami:

1-SUM([Wydatki])/SUM([Budżet])

Trzecim dodatkowym elementem będzie wcześniej już utworzone pole kalkulowane odpowiadające za dodawanie do wykresu atrybutu koloru. Nie możemy go jednak użyć w istniejącej formie, ponieważ w tym widoku zastosujemy nieco inną logikę w zakresie doboru barw, dlatego też duplikujemy istniejące już pole kalkulowane i zmieniamy jego nazwę na dowolną inną, następnie umieszczamy je w obszarze „Color” panelu „Marks”.

Kolejnym krokiem, będzie przeniesienie nowo utworzonej miary prezentującej różnice procentowe do panelu „Columns”. Następnie wykorzystując rozwijane menu przy pigułce z nazwami pozycji w budżecie sortujemy je malejąco. Ostatnim krokiem będzie otworzenie właściwości osi, w sekcji „Scale” zaznaczamy opcję „Reversed”. W ten sposób zachowaliśmy logikę koloru, a te pozycje, które przekraczają budżet na pierwszy rzut oka wskazują na swoje negatywne wartości. Możemy również dodać filtr daty i osoby odpowiedzialnej za budżet, a finalny widok prezentuje się następująco:

Na dashboard poza samymi wykresami trafiają filtry i parametry, które zostały stworzone na etapie budowy poszczególnych widoków. Zmieniając właściwości filtra możemy spowodować, że będzie on oddziaływał na wszystkie obiekty znajdujące się na raporcie lub na wybraną ich część. Jak wcześniej wspominałem, podobną rolę mogą też pełnić elementy wizualizacji, które po kliknięciu wybiorą dla nas tylko te obiekty i wartości w innych widokach, do których mają bezpośrednie odniesienie, co widać na poniższym rysunku. Każdy zbiór elementów umożliwi również wgląd w podstawowe dane, które prezentuje. Wybierając opcję „View data” wyświetlimy okno z tabelą podobną do tych, które znamy z Excela, jak również z łatwością wyeksportujemy interesujący nas wycinek do nowego pliku.