Dashboard idealny – perfekcyjny kokpit managerski? [artykuł]

Zadaniem kokpitu managerskiego jest efektywne wspieranie procesu podejmowania decyzji w ramach organizacji. Zaledwie jeden rzut oka na kokpit pozwala trafnie ocenić kondycję finansową, natychmiastowo zidentyfikować jej problemy czy też zaobserwować pewne trendy. Warunkiem realizacji takiego scenariusza jest jednak bazowanie na prawidłowo zaprojektowanym dashboardzie. Czym charakteryzuje się dashboard idealny? Jak wygląda proces jego tworzenia?   

Podejmowanie strategicznych decyzji w organizacji to złożony proces, który wymaga od osoby decyzyjnej dostępu do szerokiej i nierzadko bardzo różnorodnej wiedzy. Uzyskanie pełnego obrazu, opisującego funkcjonowanie całej organizacji lub wybranego jej obszaru biznesowego, przysparza wiele trudności. Z pomocą przychodzą jednak nowoczesne rozwiązania informatyczne i narzędzia klasy Business Intelligence, które firmowe dane, pochodzące z wielu różnych źródeł, przekładają na konkretną wiedzę i informację biznesową. Wspieranie zarządzania i procesów biznesowych w ramach systemów BI sprowadza się tym samym do przejrzystego prezentowania i wizualizacji danych pochodzących z firmowych hurtowni danych, wykorzystywanych w organizacji systemów informatycznych (np. CRM czy ERP) czy źródeł zewnętrznych.

Wyniki przeprowadzonych działań prezentowane są na tzw. kokpitach managerskich (ang. dashboard). Czym jest dashboard? To nic innego jak pulpit czy też kokpit, który można kojarzyć z kokpitem samochodowym czy samolotowym, który prezentuje najważniejsze dla sterującego informacje. Kokpit managerski pełni analogiczną rolę – jeden rzut oka osoby decyzyjnej w organizacji powinien wystarczyć, by ocenić sytuację przedsiębiorstwa, efektywnie monitorować poszczególne procesy biznesowe czy kluczowe dla organizacji parametry i wskaźniki wydajności (ang. KPI, Key Performance Indicators). Ze względu na swoją funkcję kokpit managerski bardzo często określany jest jako organizacyjne szkło powiększające czy też katalizator zmuszający organizację do przejścia od gromadzenia danych do ich gruntownej analizy i „tłumaczenia” na wymierną wartość biznesową.

Historia kokpitów managerskich sięga lat 80-tych i jest bezpośrednio związana z rozwojem narzędzi klasy Business Intelligence. Ewoluowały one z wykorzystywanych wówczas systemów informatycznych wspierających podejmowanie decyzji. Mowa m. in. o: DSS (Decision Support Systems), EIS (Executive Information Systems) czy MIS (Management Information Systems). Kompleksowe rozwiązania analityczne, opierające się na hurtowniach danych oraz systemach analizy danych w czasie rzeczywistym OLAP (ang. OnLine Analytical Processing), pojawiły się nieco później, bo dopiero w latach 90-tych. Wraz z ich rosnącym znaczeniem, do powszechnego użytku w latach 90-tych wszedł również termin Business Intelligence, który po raz pierwszy użyty został przez Howarda Dresnera w 1989 roku. Dynamiczny rozwój rynku BI, a także ogromny postęp technologiczny, przyczyniły się do ewolucji dasboardów, dzięki czemu stały się one bardziej efektywne i interaktywne. Naturalną konsekwencją stała się tym samym ich odpowiednia klasyfikacja. Wyróżnia się wiele rodzajów dasboardów – wiele bowiem zależy od prezentowanych w nich informacji, celu tworzenia czy docelowych odbiorców. Dasboard powinien być zorientowany na użytkownika i w możliwie największym stopniu odpowiadać zgłaszanym przez niego potrzebom informacyjnym. Biorąc pod uwagę powyższe, kokpity managerskie dzieli się na trzy podstawowe grupy:

– kokpity operacyjne (przeznaczone do monitorowania operacji, zawierające szczegółowe informacje, adresowane do specjalistów i ich przełożonych);
– kokpity taktyczne (przeznaczone do monitorowania postępu, zawierające zarówno informacje szczegółowe jak i podsumowania, adresowane do analityków i kadry managerskiej);
– kokpity strategiczne (przeznaczone do monitorowania realizacji strategii, zawierają zarówno informacje szczegółowe jak i podsumowania, adresowane są do kierownictwa organizacji).

Percepcja i obraz w komunikacji wizualnej to przede wszystkim przedmiot zainteresowania branży reklamowej, jednak nie można zapominać o naukowych faktach dotyczących przetwarzania informacji przez ludzki mózg oraz możliwości ich wykorzystania podczas projektowania efektywnego pulpitu managerskiego. Komunikowanie treści obrazem jest po pierwsze zdecydowanie szybsze aniżeli czytanie czy słuchanie. Badania udowadniają również, że zmysł wzroku odpowiada za odtwarzanie aż 87% informacji w mózgu, za 10% odpowiada słucha, a za pozostałe 3% pozostałe zmysły. Nikogo zatem nie powinno dziwić, że odpowiednie dobór formy wizualizacji danych odgrywa tak istotną rolę w procesie budowy idealnego dashboardu. Jakie form wizualizacji danych są najchętniej wykorzystywane? Zdecydowanie najpowszechniej stosowane są różnego rodzaju wykresy ( słupkowe, liniowe czy kołowe), tabele, histogramy, mapy (cieplne, przestrzenne czy logiczne), kontrolki, czy wskaźniki.

Prawidłowo zbudowany kokpit managerski składa się z kilku kluczowych elementów (nie tylko graficznych), a ponadto posiada pewne cechy charakterystyczne. W literaturze bardzo często natknąć się można na dwa akronimy charakteryzujące dashboard: SMART oraz IMPACT, które wyczerpują definicję idealnego kokpitu managerskiego. Pierwszy z akronimów – SMART odnosi się do takich cech jak:

S – Synergic
(ergonomia i efektywność wizualna, synergia informacji przedstawianych w różnych ujęciach)

M – Monitor KPIs
(koncentracja na wskaźnikach umożliwiających skuteczne podejmowanie decyzji)

A – Accurate
(informacje i wnioski oparte na wiarygodnych i sprawdzonych danych)

R – Responsive
(kontrola przekroczeń predefiniowanych progów i odchyleń od założonych wartości)

T – Timely
(informacje i wnioski oparte na najbardziej aktualnych danych)

Niewątpliwie „inteligentny” (SMART) kokpit managerski istotnie ułatwia podejmowanie decyzji w organizacji, jednak nie można go jeszcze uznać za w pełni efektywny. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt, iż brakuje mu kilku istotnych cech, które opisuje drugi z akronimów – IMPACT:

I – Interactive
(możliwość drążenia danych i uzyskiwania bardziej szczegółowych informacji)

M – More Data History
(możliwość śledzenia trendów na podstawie danych historycznych)

P – Personalized
(prezentacja danych istotnych z punktu widzenia odbiorcy konkretnego kokpitu)

A – Analytical
(możliwość wizualnego śledzenia zmian dla różnych wariantów decyzyjnych, porównywania i kontrastowania)

C – Collaborative
(ułatwiona komunikacja i współpraca)

T – Trackabillity
(możliwość indywidualnego dobru śledzonych parametrów, istotnych z punktu widzenia konkretnego odbiorcy)

Mnogość funkcji, interaktywność, konieczność zaspokojenia potrzeb informacyjnych wielu różnych odbiorców przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej przejrzystości kokpitu managerskiego rodzi wiele wyzwań. Konieczne jest tym samym właściwe zaplanowanie procesu jego projektowania, zaangażowanie w proces przyszłych użytkowników oraz wykorzystanie iteracyjnej metody wdrażania. Cykl życia kokpitu managerskiego dzieli się na pięć podstawowych faz:

1) Fazę projektowania
2) Fazę budowy
3) Fazę testowania
4) Fazę eksploatacji
5) Fazę monitorowania

Orientacja na użytkownika wymusza identyfikację odbiorcy kokpitu managerskiego (ewentualnie grupy odbiorców) i dokładne sprecyzowanie oczekiwań i wymagań biznesowych. W ramach tego etapu precyzowane są m. in. KPI, sprawdzana jest dostępność i jakość źródeł danych, ustalany jest harmonogram ich aktualizacji, a także reguły sortowania i filtrowania danych. Zgromadzenie wszystkich istotnych dla projektanta dashboardu wymagań biznesowych pozwala na przejście do drugiej fazy, która jest nieco łatwiejsza, aczkolwiek niepozbawiona ryzyk. Budowa kokpitu managerskiego to sztuka, która wymaga rozsądnego wykorzystania dostępnych form graficznych i metod wizualizacji danych, umiejętności odróżniania danych istotnych od zbędnych, odrobiny zmysłu estetycznego i krytycznego spojrzenia. Dashboard powinien być maksymalnie przejrzysty i pozbawiony wszelkich niepotrzebnych informacji czy elementów. Pozytywne zakończenie etapu jego  budowy pozwala na przejście do fazy testów, a następnie do przeprowadzenia pilotażu. Po wdrożeniu ewentualnych poprawek i naprawie zaobserwowanych nieprawidłowości, kokpit oddawany jest do eksploatacji. Ostatnią fazę cyklu życia kokpitu stanowi monitorowanie efektywności jego działania, analiza spływających informacji zwrotnych i ewentualne planowanie kolejnej iteracji.

Błędów jakie można popełnić przy tworzeniu kokpitów managerskich jest cała masa. Konieczne jest tym samym stosowanie się do kilku podstawowych reguł i wskazówek. Poniżej przedstawiamy 10 przykazań, którymi powinien się kierować każdy projektant dashboardów.

#1 Koncentracja na użytkowniku końcowym i jego potrzebach

Dobry dashboard koncentruje się na odbiorcy i jego potrzebach biznesowych. Konieczne staje się tym samym dokładne sprecyzowanie wymagań przyszłego odbiorcy bądź odbiorców, ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) czy określenie poziomu szczegółowości prezentowanych informacji. Precyzyjnie przeprowadzone analizy w tym zakresie to jeden z najistotniejszych czynników powodzenia prac nad kokpitem managerskim.

#2 Zaangażowanie użytkowników końcowych w fazę projektowania

Właściwe zrozumienie potrzeb biznesowych bez udziału użytkowników końcowych, a więc przyszłych odbiorców dashboardu, jest niezwykle trudne. By uniknąć nadmiernej liczny iteracji i towarzyszących im poprawek, już na samym początku fazy projektowania należy zidentyfikować użytkowników końcowych i zaangażować ich w prace projektowe.

#3 Wykorzystanie metody iteracyjnej

Zastosowanie metody iteracyjnej pozwala na ewolucyjny rozwój kokpitu managerskiego. Konieczne jest jednak poprzedzenie każdej iteracji fazą monitorowania. W jej ramach dokonywana jest ocena efektywności działania dashboardu, realizowana poprzez gruntowną analizę informacji zwrotnej otrzymanej od jego użytkowników.

#4 Koncentracja na danych

Tworząc pulpit managerski nie można zapominać o idei systemów Business Intelligence, a więc tłumaczeniu firmowych danych na informacje biznesowe, na podstawie których kierownictwo organizacji może podejmować kluczowe decyzje. Bez koncentracji na danych i umiejętności dostrzegania w nich biznesowej wartości realizacja założonego celu nie jest możliwa.

#5 Wystrzeganie się przesady w każdej postaci

Podobnie jak kokpit samochodowy tak i kokpit managerski musi myć maksymalnie przejrzysty. Pozbawiony niepotrzebnych elementów, zbędnych informacji czy nadmiernej szczegółowości. Kluczowe jest również zachowanie umiaru w zakresie stosowania najróżniejszych elementów graficznych. Proste wykresy w zdecydowanej większości wypadków są znacznie bardziej czytelne aniżeli wykresy prędkościomierzowe czy 3D. Utrudniona interpretacja danych to gwarancja niezadowolenia użytkowników końcowych.

#6 Budowa kokpitu wokół kluczowych wskaźników efektywności (KPI)

Kokpit managerski musi dostarczać informacji niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. Mając na uwadze powyższe, powinien umożliwiać monitorowanie kilku kluczowych wskaźników efektywności. Ich zrozumienie i prawidłowe określenie to klucz do sukcesu. Do największych błędów, poza niewłaściwym dobrem monitorowanych wskaźników, zalicza się ich nadmierne mnożenie – rozsądniej będzie skoncentrować się na kilku najistotniejszych, kluczowych dla biznesu.

#7 Zachowanie kompaktowości i stałych elementów

Jedną z cech charakterystycznych kokpitu managerskiego jest jego kompaktowość. Powinien się on mieścić na ekranie monitora i pozostawać czytelny po wydrukowaniu w formacie A4. Konieczność przewijania w pionie lub poziomie, a także doszukiwania się kluczowych informacji pośród wielu wykresów czy tabel całkowicie dyskwalifikuje dashboard, gdyż przeczy zasadzie przejrzystości. Projekt kokpitu managerskiego powinien również uwzględniać stałe elementy obowiązkowe. Mowa m. in. o tytule/nagłówku i stopce, która powinna zawierać informacje o dacie aktualizacji danych czy chociażby autorze dashboardu.

#8 Prawidłowe rozstawienie poszczególnych elementów

Kokpit managerski to ostatnia, najwyższa warstwa systemu raportowania. Podsumowanie, które zawiera najważniejsze dla osób decyzyjnych w organizacji informacje. Jednak nawet pośród najważniejszych informacji znajdują się informacje ważne i ważniejsze. Z uwagi na fakt, iż wzrok użytkownika koncentruje się zwykle na lewym górnym rogu dashboardu, to właśnie tam powinny być umieszczone najważniejsze informacje. Chcąc skierować wzrok odbiorcy w inne miejsce raportu, warto wykorzystać kolor lub kontrastujący z pozostałymi element graficzny – np. odmienny typ wykresu.

#9 Kolor i czcionka mają znaczenie

Nadmierne wykorzystywanie kolorów, a w szczególności kontrastowych lub zbyt mocno nasyconych rodzi duże ryzyko w kontekście czytelności i przejrzystości raportu. Podobny dysonans można uzyskać poprzez stosowanie zbyt wielu czcionek., dlatego też działania takiego należy się wystrzegać.

#10 Udostępnienie możliwości drążenia danych

Kokpity managerskie, w zależności od rodzaju i grupy odbiorców, prezentują mniej lub bardziej szczegółowe informacje. Dasborady, zawierające jedynie podsumowanie, a nie szczegółowe informacje, pozostają z reguły statyczne. Mając jednak na uwadze, że zarówno dashboardy operacyjne, taktyczne jak i strategiczne prezentują szczegółowe informacje, warto zadbać o ich interaktywność. Filtrowanie, agregowanie czy drążenie danych to możliwości, które niewątpliwie podniosą efektywność kokpitu.