Tableau Total Cost of Ownership [raport]

Wdrożenie narzędzia klasy Business Intelligence w organizacji to zmiana, którą rozpatrywać należy nie tylko na płaszczyźnie informatycznej, ale również organizacyjnej. Decentralizacja zarządzania i demokratyzacja dostępu do informacji, będące podstawową ideą wdrożenia BI w organizacji, to skuteczny sposób realizacji celów biznesowych, szansa na znacznie szybsze reagowanie na zmieniające się trendy rynkowe, a co za tym idzie poprawę kluczowych wskaźników ekonomicznych. Z jakimi kosztami wiąże się wdrożenie zaawansowanych narzędzi analitycznych w organizacji?

To, co szczególnie istotne dla osób decyzyjnych w firmie to niewątpliwie całkowite koszty wynikające z wdrożenia narzędzia w organizacji oraz ich relacja do korzyści płynących z jego użytkowania. W tej kategorii Tableau również wypada niezwykle korzystnie względem konkurencji, co potwierdza opracowanie pt.: „Tableau Total Cost of Ownership”, przygotowane przez International Institute of IT Economics. Przeprowadzone przez jego autorów kalkulacje jasno wskazują, że całkowity koszt posiadania (TCO), kalkulowany na bazie trzyletniego horyzontu czasowego, jest w przypadku Tableau aż o 29 % niższy względem głównego konkurenta – Microsoft Power BI. Z takim argumentem naprawdę trudno dyskutować.

Kalkulację przeprowadzono w oparciu o następujące założenia: 100 twórców treści, 1 000 ich odbiorców, przyrost zarówno pierwszej jak i drugiej grupy na poziomie 25% rocznie i przeciętne zużycie danych przez użytkownika na poziomie 20 GB (łącznie 2 TB dla całej organizacji). Trzyletni TCO obliczony na bazie powyższych założeń dla Tableau wyniósł 20.9 mln dolarów, zaś dla Microsoft Power BI aż 26.9 mln dolarów. Skąd tak duża różnica? Sugerując się jedynie kosztami samej platformy (infrastruktura + oprogramowanie) niekwestionowanym zwycięzcą pojedynku byłoby narzędzie stworzone przez Microsoft (1 143 264 dolarów vs. 2 825 534 dolarów). Warto jednak zaznaczyć, iż koszty te stanowią zaledwie 4 % (Microsoft Power BI) i 14 % (Tableau) ich całkowitych kosztów posiadania. Kluczowym czynnikiem wyboru jednego z omawianych narzędzi klasy Business Intelligence stają się tym samym pozostałe koszty użytkowania, a w szczególności:

1. Instalacja, konfiguracja i obsługa.
Mimo, iż obszar ten nie generuje zbyt dużego udziału w całkowitych kosztach posiadania, procentowa różnica pomiędzy Tableau i Microsoft Power BI jest naprawdę znacząca – 3 663 dolarów (Tableau) vs. 20 066 dolarów (Microsoft Power BI). Tak duża dysproporcja stanowi pochodną, oszacowanej na miesiąc, dodatkowej pracy niezbędnej do stworzenia kostek danych Azure AS, wymaganych do prawidłowego działania narzędzia Microsoftu.

2. Szkolenia pracowników.
Znacznie istotniejszą pozycję kosztową stanowią sesje treningowe z przyszłymi użytkownikami narzędzie Business Intelligence w organizacji. Mowa zarówno o twórcach treści jak i ich odbiorcach. Niewątpliwie właściwe przeszkolenie konieczne jest tak w kontekście Tableau jak i Microsoft Power BI. Ze względu na znacznie większą liczbę produktów tworzących narzędzie Microsoftu oraz nieco mniejszy poziom intuicyjności ich obsługi, dysproporcje w wysokości kosztów szkoleń są bardzo wyraźnie zauważalne – 623 660 dolarów (Tableau) vs. 1 215 017 dolarów (Microsoft Power BI).

3. Analiza danych i praca nad projektami.
Głównym motorem napędowym kosztów jest niewątpliwie analiza danych oraz sama praca nad poszczególnymi projektami, realizowanymi w ramach organizacji. Kalkulacji kosztów w tej sferze dokonano w głównej mierze w oparciu o czas spędzony na pracy z wykorzystaniem narzędzia – mowa zarówno o czasie spędzonym przez szeregowych użytkowników jak i specjalistów: informatyków czy ekspertów Business Intelligence. Ze względu na intuicyjną obsługę oraz rozliczne funkcjonalności, użytkownicy Tableau nie zgłaszają zbyt dużego zapotrzebowania na profesjonalne wsparcie, a do przygotowania analiz potrzebują nieporównywalnie mniej czasu aniżeli użytkownicy konkurencyjnych narzędzi. Doskonale potwierdzają to uzyskane wyniki kalkulacji – 18 040 502 dolarów (Tableau) vs. 25 739 576 dolarów (Microsoft Power BI).

Oszczędności rzędu 6 mln dolarów to niewątpliwie istotny, aczkolwiek nie jedyny argument przemawiający na korzyść Tableau. Towarzysząca badaniu International Institute of IT Economics ankieta jasno wskazuje, że Tableau gwarantuje niezwykle wysoki, ponad dwukrotnie wyższy poziom satysfakcji użytkowników końcowych (4,5 – 4,8 w pięciostopniowej skali), a nierzadko powala na zaoferowanie biznesowej wartości, której nie jest w stanie dostarczyć jakiekolwiek inne narzędzie klasy BI. Co więcej, korzyści, będące efektem wdrożenia Tableau w organizacji, stają się tym bardziej widoczne, im bardziej złożone i zaawansowane projekty realizowane są przy jego wykorzystaniu. O ile w przypadku prostych projektów korzystanie z Tableau gwarantuje zaledwie 10% niższe koszty aniżeli Microsoft Power BI, o tyle w przypadku tych szczególnie złożonych i kompleksowych, które pochłaniają wiele godzin pracy i angażują więcej osób, jest to aż 86%. Podejmując decyzję o wdrożeniu narzędzia klasy BI, warto zatem i ten argument wziąć pod rozwagę.

Ocena rentowności wdrożenia systemu Business Intelligence w organizacji to niełatwy temat. Większość podmiotów rozważając decyzję o implementacji nowych rozwiązań koncentruje się przede wszystkim na kosztach początkowych, a zapomina o stale rosnących i zmieniających się potrzebach biznesowych. W dobie Big Data i rosnącego znaczenia danych wdrożenie rozbudowanych narzędzi analitycznych staje się wręcz koniecznością – sposobem na poprawę kluczowych wskaźników finansowych, optymalizację procesów, a w konsekwencji osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

Od czego zacząć? Podstawą rzetelnej analizy ROI (Return On Investment) jest niewątpliwie prawidłowe zidentyfikowanie potrzeb biznesowych i zgromadzenie wymagań, a następnie przeprowadzenie analizy zyskowności planowanej inwestycji. Ocena rentowności w przypadku rozwiązań Business Intelligence może przysporzyć wiele kłopotów, gdyż z natury takie wdrożenie jest trudno mierzalne. Taki stan rzeczy nie powinien jednak zniechęcać, gdyż precyzyjna kalkulacja nie jest koniecznym elementem – nie niesie ze sobą żadnej wartości dodanej. Kluczowe jest wskazanie wartości progowej, która pozwala ocenić zasadność takiej inwestycji.

Wśród czynników, które warto wziąć pod uwagę przy ocenie rentowności wdrożenia, znajdują się m. in.: całkowity koszt posiadania narzędzia (TCO), oczekiwana skala zwiększenia efektywności działania (np. poprzez wzrost obrotów generowanych przez managerów sprzedaży), a także oszczędności wynikające ze skróconego czasu prowadzenia analiz i sporządzania raportów, które w oparciu o wynagrodzenia użytkowników narzędzia można w bardzo krótkim czasie przeliczyć na konkretne wartości. Wdrożenie zaawansowanych narzędzi analitycznych w organizacji skutkuje zwykle wieloma pozytywnymi zmianami, których przełożenie na liczby jest niezwykle trudne. Mowa chociażby o optymalizacji i automatyzacji pewnych procesów (np. budżetowania czy prognozowania), pozyskaniu ukrytych bądź niedostrzeganych dotychczas informacji, wyeliminowaniu zbędnych kosztów i nierentownych segmentów sprzedaży czy też korzyściach płynących ze skuteczniejszego badania trendów i preferencji klientów.

Przeprowadzenie tak gruntownej analizy, nawet pomimo braku podparcia w konkretnych wyliczeniach, pozwala na podjęcie racjonalnej decyzji w zakresie wdrożenia narzędzi Business Intelligence w organizacji i przekonanie osób decyzyjnych w organizacji o słuszności tego kroku. Prowadzi ponadto do precyzyjnego określenia potrzeb informacyjnych organizacji, wskazania obszarów, w ramach których decyzje podejmowane są w oparciu o analizę danych oraz zidentyfikowania tych, w których wciąż dominuje działanie intuicyjne. Wiedza taka stanowić będzie tym samym dodatkową korzyść, która może przyczynić się do jeszcze lepszego zrozumienia biznesu i przełożyć się na wymierne korzyści.

Link do pobrania Tableau w wersji trial: http://tableau.astrafox.pl/pobierz_Tableau