-
gru 3, 2016
W wielu organizacjach możemy spotkać się z problemem nieterminowych płatności, zarówno po stronie należności jak i zobowiązań. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne ale to nie nimi będziemy się dziś zajmować.
Pojawianie się przeterminowanych dokumentów wymaga rozpoczęcia kontroli ich ilości, wielkości zaległych kwot czy wreszcie długości przeterminowania. Skuteczne zarządzanie wspomnianymi dokumentami może mieć strategiczne znaczenie dla kondycji finansowej organizacji, w szczególności na niezakłóconą płynność finansową.
W cyklu artykułów dot. narzędzia do wizualizacji danych Tableau przedstawiałem sposoby pracy z danymi sprzedażowymi czy ogólne metody budowania miar KPI. Czy Tableau może odnaleźć się równie sprawnie w dziale kontrolingu i wesprzeć kontrolę wiekowania dokumentów? Owszem.
Wiele systemów finansowo-księgowych, z których codziennie korzystamy w naszych organizacjach posiada proste narzędzia wiekujące należności i zobowiązania oraz prezentujące wyniki swoich analiz, często w formie nieczytelnych tabel.
Zdarza się, że raporty te zwracają sumaryczną wartość przeterminowanych dokumentów w podziale na klienta. Aby uzyskać pogłębione informacje o strukturze dokumentów dla poszczególnych klientów musimy wykonać kolejny raport lub sięgać po informacje do poszczególnych kartotek czy też kont analitycznych należności.
W dalszej części opracowania zaprezentuję możliwości narzędzia Tableau w pracy z danymi, podłączonymi z dowolnego systemu finansowo-księgowego, w zakresie analizy należności.
Rys 1. – raport wiekowania należności – opracowanie własne
Jednym z wielu projektów raportów wiekujących dokumenty, zaprojektowanych przez naszą firmę, jest zaprezentowany powyżej widok (rys.1). W procesie projektowania raportu zależało nam na prostej i czytelnej formie raportu oraz na dostarczeniu kilku kluczowych informacji. Jednym z ważniejszych wskazań jest ogólna liczba dokumentów przeterminowanych wyrażona wartością względną. Świetnym sposobem wizualizacji wskaźnika wyrażonego wartością procentową, zawierającą się w przedziale domkniętym [0;1], jest opisywany w poprzednich częściach cyklu – donut bar (element #2).
Kolory dostarczają jeszcze informacji o statusie dokumentu przeterminowanego. Wartość reprezentowana przez kolor niebieski oznacza dokumenty przeterminowane częściowo – część faktury została już opłacona. Kolor czerwony prezentuje dokumenty przeterminowane w całości.
Rys 2. – wskaźnik przeterminowania dokumentów – donut bar – opracowanie własne
Rys 3. – filtr daty – widok granuli kwartalnej – opracowanie własne
Oczywiście raport musi mieć możliwość badania stanu należności na dany dzień oraz w wybranym agregacie czasowym (np. cały zakres dat, ostatni tydzień, miesiąc, kwartał, rok). W tym celu zastosowaliśmy wizualny filtr daty, reprezentujący jednocześnie ilość wystawionych dokumentów w wybranej granuli czasowej (element #1) (rys3 i 4).
Rys 4. – widok granuli miesięcznej – opracowanie własne
Rys 5. – wiekowanie należności wg klientów – opracowanie własne
Zaletą filtra opartego o wizualizację jest przekazywanie dodatkowej informacji o ilościach wystawionych dokumentów w wybranym czasie. W zależności od potrzeb, możną tą miarę dowolnie definiować (np. ilość bezwzględna / względna dokumentów przeterminowanych, wartości sumaryczne należności itd).
Element #3 (rys 5 i 6) raportu oferuje nam szybki przegląd klientów o największej sumie przeterminowanych należności z podziałem na poszczególne dokumenty oraz informację o długości przeterminowania. Użytkownik raportu ma możliwość, w dowolnej chwili, zwiększenia lub zmniejszenia suwakiem ilości wyświetlanych kontrahentów.
Rys 6. – informacje szczegółowe dot. Poszczególnych dokumentów – opracowanie własne
Rys 7. – wiekowanie – ilościowo / wartościowe – opracowanie własne
Ostatnim, najważniejszym elementem raportu jest podsumowanie (element #4) należności przeterminowanych wg ustalonego klucza. W naszym przypadku dokumenty mogą zostać podzielone na dwie grupy wg wartości – mniejsze lub większe od zadanego parametru. W naszym przykładzie parametr wskazuje wartość 10000 pln.
Rys 8. – udział % – opracowanie własne
Podstawowe okno (rys 7) prezentuje ilość dokumentów oraz ich sumaryczną wartość w każdej z grup w podziale na przedziały wiekowania. Przedziały zostały skonfigurowane w narzędziu Tableau i mogą być dowolnie modyfikowane przez analityka lub po modyfikacji przez odbiorcę raportu.
Dodatkowe widoki (rys 8) prezentujące procentowe udziały ilościowe i wartościowe pomagają zrozumieć jaki priorytet należy nadać poszczególnym zadłużeniom oraz na których należnościach należy się skupić i zintensyfikować swoje działania windykacyjne.
Rys 9. – widok analityczny dla wybranej grupy wiekowania – opracowanie własne
Porównując udziały ilościowe oraz wartościowe możemy zauważyć, że w grupie dokumentów o wartości >10000 pln jedynie 13% dokumentów generuje nam aż 89% procent należności przeterminowanych. Podobną sytuacja dotyczy grupy dokumentów o wartościach mniejszych od 10000 pln. Tutaj łącznie 18% dokumentów odpowiedzialne jest na 93% wartości zadłużenia.
Po kliknięciu na powyższych elementach raportu możemy przefiltrować pozostałe widoki aby uzyskać informację o klientach odpowiedzialnych za opisane zadłużenie. Wybierając np fioletowy słupek dla dokumentów o wartości mniejszej od 10000 prezentujący 45% udział wartości zadłużenia wylistujemy 10 kontrahentów o największym udziale w owym zagregowanym zadłużeniu (rys 9).
Zaprezentowane narzędzie jest jedynie przykładem możliwości Tableau. Elastyczność raportu można dowolnie zwiększać przygotowując kolejne widoki, dodając kolejne filtry czy parametry. Ogromnym ułatwieniem pracy z raportami opartymi o tą platformę jest możliwość automatyzacji odświeżania danych oraz zarządzania warstwą dostępu do danych dla poszczególnych odbiorców raportu jak i bezpieczeństwem danych. Powyższy raport można publikować zarówno w formie dostosowanej do urządzeń mobilnych bez konieczności budowy kolejnego, dostosowanego widoku.
gru 31, 2024
Analiza danych to kluczowy element prowadzenia biznesu w nowoczesnym świecie. Zrozumienie trendów, identyfikowanie wzorców i podejmowanie decyzji na podstawie danych...
gru 20, 2024
Integracja danych z różnych źródeł to jedno z największych wyzwań współczesnych organizacji. Firmy coraz częściej korzystają z różnorodnych systemów, takich...
lis 20, 2024
Automatyzacja raportowania ESG to klucz do efektywnego i zgodnego z regulacjami zarządzania danymi środowiskowymi, społecznymi i ładu korporacyjnego. Dowiedz się,...