7 rzeczy, zanim zaczniesz pracować w Tableau [lista]

Tableau to jedno z najbardziej intuicyjnych narzędzi klasy Business Intelligence na świecie. Lider w swojej kategorii, który pozwala przenieść procesy analityczne w organizacji na zupełnie nowy poziom. Mimo ogromnych możliwości, jakie oferuje, nie wymaga wcale od użytkowników informatycznego wykształcenia czy ponadprzeciętnych kompetencji technicznych. Do stworzenia swojego pierwszego dashboardu w Tableau wystarczy zaledwie jeden dzień szkolenia. Prowadzenie bardziej zaawansowanych procesów analitycznych wymaga znacznie większego zaangażowania i doświadczenia w pracy z dużą ilością danych. Jak przygotować się do stawiania pierwszych kroków z Tableau?

Korzyści płynące z wdrożenia Tableau w organizacji nie ograniczają się jedynie do dostępu do spójnej i kompleksowej informacji o bieżącej kondycji firmy. Wykorzystanie tak zaawansowanego narzędzia analitycznego pozwala również na atrakcyjne i niezwykle przejrzyste dla zarządzających wizualizowanie danych, a także łatwe i szybkie udostępnianie rezultatów przeprowadzonych analiz. Tableau, dzięki możliwości łączenia się z najróżniejszymi bazami danych, stanowi ponadto skuteczny sposób identyfikacji pomijanych dotychczas danych oraz „wyciągania” z nich cennych dla biznesu informacji. Możliwość przełożenia działań analitycznych na wymierne korzyści biznesowe sprawia, że wdrożenie Tableau w organizacji to gwarancja uzyskania wysokiej stopy zwrotu z inwestycji.

Niewątpliwymi atutami narzędzia są ponadto niewielkie wymagania sprzętowe oraz intuicyjna obsługa, co przekłada się na ograniczenie do minimum kosztów szkoleń pracowników. Korzystnie na stronę kosztową wpływa również fakt, iż wdrożenie narzędzie nie przysparza poważniejszych trudności, a obciążenie działu IT, związane z bieżącym wsparciem Tableau, jest wręcz minimalne. Dodając do tego niskie koszty utrzymania, a także istotne skrócenie czasu tworzenia raportów i zrozumiałych dla zarządzających dashboardów, można wręcz stwierdzić, iż wdrożenie narzędzia niesie dla organizacji same korzyści.

Wdrożenia Tableau w organizacji to jedno, jednak konieczne jest jeszcze umiejętne wykorzystanie tego zaawansowanego narzędzia i możliwości, jakie oferuje. Wprawdzie do podstawowego opanowania Tableau i przygotowania swojego pierwszego dashboardu wystarczy zaledwie jeden dzień szkolenia, pełne wykorzystanie potencjału drzemiącego w narzędziu wymaga nieco większej praktyki i wiedzy. Jej gromadzenie warto rozpocząć od poznania cennych wskazówek, które mogą istotnie ułatwić naukę i odpowiednio się do niej przygotować.

#1 Wybierz optymalną licencję

Decydując się na rozpoczęcie przygody z Tableau trzeba przede wszystkim mieć świadomość tego, iż producent oferuje wiele rozwiązań – m. in.  Tableau Desktop, Tableau Reader czy Tableau Online, które istotnie się od siebie różnią, oferują nieco inne możliwości i pełnią odmienne funkcje. Mając na uwadze powyższe, inne szkolenie wybierze osoba chcąca tworzyć atrakcyjne wizualizacje w Tableau Desktop, a inne osoba, której celem jest sprawne obsługiwanie Tableau Server. Zdecydowanie najrozsądniej będzie rozpocząć naukę od Tableau Desktop – podstawowego kreatora, który umożliwia tworzenie raportów i atrakcyjne wizualizowanie danych. Jednak i w jego przypadku producent oferuje dwa warianty – Personal i Professional. Jak łatwo się domyślić, wariant profesjonalny oferuje znacznie większe możliwości w zakresie dostępu do źródeł danych oraz możliwości dzielenia się wynikami pracy. Jest też przez to istotnie droższy od podstawowej wersji Personal.

O wyborze optymalnej wersji oprogramowania decydują potrzeby organizacji. W niewielkich firmach, których struktura nie uwzględnia wydzielonej komórki analitycznej bądź zapotrzebowanie na zaawansowane raporty analityczne jest stosunkowo niewielkie, wystarczające są zwykle podstawowe rozwiązania. Duże korporacje korzystają zwykle z pełnej gamy produktowej, gdyż w ich przypadku stworzenie w pełni rozwiniętej platformy Business Intelligence, a więc wykorzystanie nie tylko Tableau Desktop, ale również Tableau Server, jest wręcz koniecznością.

#2 Niebieski vs. Zielony

Po uruchomieniu Tableau, szybko można zaobserwować, że zarówno na etapie łączenia się z danymi jak i podczas pracy na danych, przy zmiennych wyświetlają się przeróżne ikonki. Każda z tych ikon niesie cenną dla analityka informację – mówi chociażby o zawartości poszczególnych pól, rodzajach zbiorów, połączeniach ze źródłami danych czy występujących błędach. Ikon jest naprawdę sporo, więc szczególnie na początkowym etapie nauki mogą one kryć wiele tajemnic i sprawiać większe bądź mniejsze problemy. Wraz z rosnącym doświadczeniem, a co za tym idzie przeprowadzaniem coraz bardziej zaawansowanych działań analitycznych, problem ten zostanie w naturalny sposób wyeliminowany.

Co ciekawe, w Tableau nie tylko ikony są cennym nośnikiem informacji. Wiele do przekazania mają również kolory, a w szczególności zielony oraz niebieski. Zielone ikony i pola odpowiadają zmiennym o charakterze ciągłym (zmienne przybierające dowolne wartości), zaś niebieskie zmiennym o charakterze dyskretnym (zmienne przybierające wyłącznie określone wartości). Dysponując taką wiedzę można znacznie trafniej dobierać narzędzia i metody analityczne, a co za tym idzie w znacznie krótszym czasie generować wartościowe z biznesowego punktu widzenia raporty.

By dowiedzieć się więcej o ikonkach i kolorach występujących w Tableau warto zajrzeć do artykułu: http://blog.tableau-software.pl/2015/04/ikonki-w-tableau-desktop.html.

#3 Dobra znajomość Excela może być bardzo pomocna

Excel to prawdopodobnie najpopularniejsze narzędzie analityczne na świecie. Narzędzie dostępne niemalże w każdej organizacji i znane niewątpliwie każdemu analitykowi danych. Wprawdzie między Tableau a Excelem występuje więcej różnic niż podobieństw, jednak mimo wszystko zaawansowana znajomość Excela może istotnie ułatwić pracę z Tableau. Szczególnie w kontekście nauki o polach kalkulowanych.

Tableau, podobnie jak Excel, oferuje wiele gotowych funkcji umożliwiających dokonywanie zaawansowanych obliczeń czy działań. Działają one podobnie jak w arkuszu kalkulacyjnym i w analogiczny sposób dokonano ich podziału na grupy tematyczne – funkcje numeryczne, logiczne, tekstowe itd. Istotnym ułatwieniem, szczególnie dla początkujących, będzie niewątpliwie znana z Excela pomoc na temat funkcji, która dostarcza podstawowych informacji o wybranej funkcji i podpowiada jej składnię.

Bez względu na skalę podobieństw pomiędzy Excelem a Tableau, mimo wszystko warto dobrze poznać arkusz kalkulacyjny i jego zaawansowane funkcje, gdyż posiadanie takich kompetencji jest wymagane na każdym stanowisku analitycznym. Mimo licznych ograniczeń, korzystanie z Excela również ma swoje zalety i może stanowić szybki sposób rozwiązania wielu problemów z danymi – chociażby ich czyszczeniem.

#4 Tableau bazuje na składni SQL

Praca  z wykorzystaniem Tableau to w dużej mierze praca z bazami danych, dlatego też znajomość strukturalnego języka zapytań SQL (Structured Query Language) jest niezwykle pomocna. Nie jest jednak wymagana, stąd też brak znajomości SQL-a nie przekreśla szans na pełne opanowanie obsługi Tableau i wykorzystanie wszystkich jego możliwości.

Dlaczego znajomość strukturalnego języka zapytań ułatwia pracę z Tableau? Język SQL wykorzystywany jest bowiem nie tylko do tworzenia i modyfikowania baz danych, ale przede wszystkim do pobierania z nich informacji, które mogą stanowić przedmiot zainteresowania analityka. Tableau również wykorzystuje język SQL podczas tworzenia połączeń z bazami danych i umożliwia użytkownikowi nie tylko podejrzenie stworzonej w intuicyjny sposób kwerendy, ale również jej edycję. Dla analityków posiadających biegłą znajomość SQL-a jest nie niewątpliwy atut. Dla początkujących szansa na równoległą naukę języka baz danych, która w przyszłości może zaprocentować. Pomimo wieku, język SQL został opracowany w latach 60. przez IBM, nadal cieszy się on ogromną popularnością i nic nie wskazuje na to, by w najbliższym czasie miało się to zmienić.

#5 Pobierz i sprawdź wersję demo

Nauka bez bezpośredniego kontaktu z narzędziem i możliwości bieżącego testowania zdobytej wiedzy to zdecydowanie najgorszy z możliwych pomysłów. Warto zatem zadbać o dostęp do Tableau i możliwie najczęściej z niego korzystać. Działanie takie przyniesie zdecydowanie najlepsze efekty, a sam proces nauki korzystania z narzędzia istotnie się dzięki temu skróci.

Realizacja takiego scenariusza wbrew pozorom wcale nie jest taka trudna, jak mogłoby się wydawać. Niewątpliwie w najbardziej komfortowej sytuacji są osoby, które posiadają licencję na użytkowanie Tableau (chociażby w miejscu pracy), gdyż mogą w dowolnym momencie poszerzać swoją wiedzę i sprawdzać jej poziom w praktyce. Oczywiście nie oznacza to, że osoby, które nie pracują na stanowisku analitycznym, nie mogą równie skutecznie zgłębiać tajników funkcjonowania Tableau. Pomóc w tym może chociażby wersja demo narzędzia, która dostępna jest dla każdego zainteresowanego. Wersja testowa pozwala na użytkowanie Tableau przez okres 14 dni, dlatego warto uprzednio zadbać o odpowiednie przygotowanie i zarezerwować sobie odpowiednio dużo czasu, by ten dwutygodniowy okres wykorzystać w możliwie największym stopniu.

Wersję demo Tableau możesz pobrać tu: http://tableau.astrafox.pl/pobierz_Tableau

#6 Zadbaj o odpowiednie przygotowanie

Wprawdzie nauka podstaw Tableau nie wymaga uprzedniego zgromadzenia jakiejkolwiek wiedzy, aczkolwiek jej posiadanie może wiele ułatwić. Stworzenie pierwszego kokpitu managerskiego nie jest trudnym zadaniem, jednak uczynienie go czytelnym i użytecznym z punktu widzenia biznesu stanowi niemałe wyzwanie. Dobrze jest zatem zaznajomić się uprzednio z dobrymi praktykami w zakresie wizualizacji danych. Konieczne jest bowiem wyjście od pomysłu, postawienie się w roli odbiorców raportu i zadanie sobie pytania o główny cel jego przygotowania. Płynące z analizy informacje powinny bowiem rozwiązywać określony problem biznesowy. Stanowić wartość dla osób decyzyjnych w firmie i umożliwiać im podjęcie możliwie najlepszych decyzji. Zadanie to jest niełatwe o tyle, że wymaga podjęcia wielu istotnych decyzji i dokonania wielu wyborów, które będą miały istotny wpływ na ostateczny kształt raportu czy sposób jego prezentacji. Umiejętność krytycznego spojrzenia na wykonaną przez siebie pracę, wyciąganie wniosków z popełnianych błędów oraz hołdowanie zasadzie – mniej znaczy więcej, niewątpliwie ułatwi realizację założonego sobie celu.

By możliwie szybko i w zaawansowanym stopniu przyswoić wiedzę na temat działania Tableau i nauczyć się wykorzystywania jego zaawansowanych możliwości, dobrze jest również zadbać o przynajmniej podstawową wiedzę z dziedziny baz danych. Znajomość języka SQL bez wątpienia sporo ułatwi (patrz punkt 5). Przydatna może się również okazać wiedza o narzędziach ETL (Extract, Transform and Load), gdyż bardzo często analiza danych poprzedzona jest ich czyszczeniem.

Do kompetencyjnych obszarów, które także są mile widziane podczas pracy z Tableau, zaliczyć należy podstawy matematyki i statystyki, a także wiedzę i praktykę biznesową. Taki zestaw kompetencji umożliwia bowiem trafne zidentyfikowanie problemu, właściwe zrozumienie potrzeb biznesowych i w konsekwencji znalezienie skutecznego sposobu na ich zaspokojenie.

#7 Przygotuj się na ciągłe doskonalenie

Wartość drzemiącą w danych z roku na rok dostrzega coraz więcej firm, stąd też rynek analizy danych niezwykle dynamicznie się rozwija. Wpływ na taki stan rzeczy ma również nieprawdopodobnie szybko przyrastająca liczba danych, które kryją wartościową z punktu widzenia biznesu wartość, co związane jest m. in. ze stale rosnącą liczbą urządzeń łączących się z Internetem. Wszystko to sprawia, że praca analityka staje się coraz bardziej wymagająca – obejmuje znacznie większą liczbę rekordów i wymaga zastosowania nieco bardziej zaawansowanych narzędzi i technik analitycznych. Wiąże się ponadto z koniecznością uprzedniego pozyskania potencjalnie wartościowych danych, doprowadzenia ich do postaci umożliwiającej dalszą analizę oraz umiejętnego selekcjonowania danych – odróżniania danych wartościowych od bezużytecznych z biznesowego punktu widzenia.

Sprostanie tak wysokim oczekiwaniom rynku wymaga od analityków danych ciągłego doskonalenia, monitorowania bieżących trendów i dobrych praktyk w dziedzinie analizy danych, nieustannego poszerzania wiedzy i ciągłej praktyki. Zadanie niewątpliwie niełatwe i wymagające dużego zaangażowania, aczkolwiek sposobności do poszerzania swoich kompetencji w dziedzinie analizy danych jest wbrew pozorom naprawdę sporo. Zajrzeć warto przede wszystkim na oficjalną stronę internetową Tableau, gdzie znaleźć można nie tylko oficjalne szkolenia online, ale również spory wybór tutoriali i aktualności ze świata Business Intelligence. Wiele wartościowych webinarów dostarczają również eksperci pracujący w Astrafox: https://astrafox.pl/webinary/. Koncentrują się one na realnych problemach biznesowych i wskazują na najlepsze sposoby ich rozwiązania. Cennym źródłem wiedzy są ponadto popularne platformy MOOC (Massive Open Online Course), a w szczególności Coursera czy edX.