7 najlepszych sposobów wizualizowania danych

Kokpit managerski to niewątpliwie najskuteczniejsza forma wizualnej komunikacji danych. Forma, która wykorzystywana jest przez wiele organizacji, jednak nie zawsze we właściwy sposób. Te same dane można bowiem przedstawić na dziesiątki różnych sposobów przy wykorzystaniu wielu różnych rodzajów wizualizacji. Rolą projektanta kokpitu managerskiego jest ich dobranie w taki sposób, który pozwoli osobom decyzyjnym w organizacji uzyskać kluczowe informacje w możliwie najkrótszym czasie. Jak zrealizować taki cel? Jakie sposoby wizualizowania uznaje się za najskuteczniejsze?

Tworzenie kokpitów managerskich to zadanie na pozór proste, jednak jak pokazuje rzeczywistość rodzi wiele problemów i wyzwań. Selekcja kluczowych danych oraz atrakcyjna ich wizualizacja to niewątpliwie elementy, które przysparzają największych trudności. Dlaczego pulpit zarządczy jest tak istotny? Dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe oraz działania podejmowane przez konkurencję zmuszają organizacje do szybkiego podejmowanie trafnych decyzji na każdym szczeblu zarządczym. Kokpit managerski wspiera proces decyzyjny w organizacjach i skraca czas niezbędny do podjęcia decyzji do minimum. Warunkiem realizacji takiego scenariusza jest jednak posiłkowanie się skutecznym pulpitem zarządczym. Skutecznym, czyli zorientowanym na użytkownika końcowego i zgłaszane przez niego potrzeby informacyjne. Inne bowiem wskaźniki i informacje będą kluczowe dla zarządu, a inne dla managera średniego szczebla, odpowiadającego za marketing czy produkcję. Im silniejsza korelacja potrzeb informacyjnych użytkownika końcowego z informacjami dostarczanymi przez pulpit managerski, tym efektywniejsze działanie procesu decyzyjnego w organizacji.

Wizualna komunikacja danych nie jest niczym nowym, gdyż zyskała na znaczeniu już wiele lat temu. Ogromna wartość jaką za sobą niesie stanowi pochodną możliwości percepcyjnych człowieka. Za pomocą wzroku człowiek odbiera niemalże 90% wszystkich informacji! Około 10% przypada na zmysł słuchu, a kilka pozostałych procent informacji odbieranych jest przy pomocy pozostałych zmysłów. Biorąc pod uwagę tak ewidentne dowody przemawiające na korzyść wizualnej komunikacji danych, żadna organizacja nie powinna rezygnować z nieustannego rozwijania i doskonalenia wykorzystywanych kokpitów managerskich.

Wiemy już, że stworzenie skutecznego pulpitu zarządczego nie jest proste, jednak nowoczesne rozwiązania informatyczne oraz systemy Business Intelligence istotnie to zadanie ułatwiają. Największym wyzwaniem jest selekcja danych oraz taka ich prezentacja, która pozwoli osobie decyzyjnej ocenić kondycję określonego obszaru biznesowego na podstawie zaledwie jednego rzutu okiem. Wypracowanie takiego stanu wymaga skutecznego planowania, zrozumienia potrzeb informacyjnych użytkownika końcowego oraz odrobiny zmysłu estetycznego. Wielu specjalistów zajmujących się projektowaniem kokpitów managerskich ma niestety skłonności do przesady, a niestety chęć „sprzedania” zbyt wielu informacji oraz ubieranie ich w nieodpowiednie formy wizualizacji są wręcz gwarancją katastrofy. Jak zatem stworzyć idealny kokpit managerski? Nie ma jednoznacznej, uniwersalnej metody pozwalającej na stworzenie pulpitu zarządczego, który spełni oczekiwania osób decyzyjnych w organizacji. Każdorazowo jest to kwestia indywidualna. W osiągnięciu sukcesu pomoże jednak kierowanie się dobrymi praktykami i wskazówkami, o jakich pialiśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów (link).

Jak nietrudno się domyślić sposobów wizualnej prezentacji danych jest mnóstwo, jednak sztuka polega na tym, by do prezentacji określonych danych bądź wskaźników (KPI) użyć właściwych metod. Które rodzaje wizualizacji cieszą się największą popularnością? Prym wiodą wszelkiego rodzaju wykresy, tabele, histogramy, mapy cieplne, kontrolki i wskaźniki. Po które sposoby wizualnej prezentacji danych warto sięgać pracując nad efektywnym kokpitem managerskim?

Wszelkiego rodzaju wskaźniki to niewątpliwie najszybszy i najskuteczniejszy sposób szybkiej weryfikacji kondycji organizacji. Wskaźniki wykorzystuje się przede wszystkim przy monitorowaniu określonych obszarów biznesowych pod kątem określonych KPI-ów  (ang. Key Performance Indicators). W zależności od tego, w jakiej formie zostaną przedstawione mogą nieść za sobą dodatkowe, istotne z punktu widzenia osób decyzyjnych informacje. Szczególnie popularne są chociażby wskaźniki przypominające prędkościomierze – nie tylko prezentują bieżącą wartość określonego wskaźnika, ale również jego odchylenie względem ustalonej normy. Naturalnie nie jest to jedyna możliwość ich skutecznej prezentacji. W zdecydowanej większości przypadków wystarczające są wskaźniki wyrażone liczbowo, uzupełnione referencją do poprzedniego miesiąca, kwartału czy roku. Doskonale odbierane przez ludzki umysł są również kolorowe strzałki – zielone, oznaczające pozytywną zmianę oraz czerwone, sugerujące obranie negatywnego trendu.

Projektując kokpit managerski należy już na wstępie dokładnie zastanowić się nad wyborem odpowiednich wskaźników do prezentacji, a także formy prezentacji, która pozwoli kierownictwu na szybkie i dokładne zorientowanie się w bieżącej sytuacji organizacji.

Choć wskaźniki dostarczają osobom decyzyjnym w organizacji konkretnych informacji o bieżącej kondycji całej firmy bądź konkretnego jej obszaru biznesowego, nie pozwalają na zorientowanie się, jak kształtuje się trend w nieco dłuższej perspektywie czasu i czego należy się spodziewać w nadchodzących miesiącach. Doskonale w tej roli sprawdzają się z kolei wykresy liniowe. Przekazują istotne informacje w sposób niezwykle zwięzły i szybki. Umożliwiają prezentację wyników w określonym przedziale czasu i jednoczesne porównanie ich do benchmarku czy innych punktów odniesienia. Wykorzystywane są chociażby do prezentacji wyników sprzedaży poszczególnych produktów, wyników sprzedaży osiąganych w poszczególnych kanałach czy segmentach, monitorowania rzeczywistego wykorzystania budżetu względem planu itd. Możliwości ich zastosowania jest naprawdę sporo, dlatego też stanowią one jeden z najczęściej pojawiających się w kokpitach managerskich rodzaj wizualizacji danych.

Wykres liniowy, mimo iż oferuje wiele możliwości prezentacyjnych, nie sprawdza się w każdej sytuacji. Kiedy jego wykorzystanie może okazać się złym pomysłem? Chociażby w sytuacji, kiedy chcemy zagregowane dane zaprezentować w rozbiciu na segmenty bądź kategorie. Prezentacja na wykresie liniowym danych dotyczących wielkości osiągniętej sprzedaży niesie za sobą pewną informację, aczkolwiek z punktu widzenia zarządu istotne mogą być również informacje na temat produktów czy linii biznesowych, które w największym stopniu przyczyniły się do wypracowania ogólnego wyniku. Zastosowanie wykresów słupkowych, rozbitych na kategorie, pozwala szybko zorientować się, czy organizacja jest przesadnie uzależniona od jednego produktu, określonego kanału dystrybucji czy też linii biznesowej. Analizując w ten sposób nie przychody lecz koszty czy ewentualnie zaplanowany budżet można bardzo szybko zidentyfikować obszary, w których wprowadzenie nawet niewielkich procentowo oszczędności przyczyni się do znacznej redukcji ogólnego wyniku.

To, o czym należy pamiętać przy wykorzystywaniu wykresów tego typu przy projektowaniu pulpitów managerskich, to ograniczenie liczby kategorii czy segmentów do zaledwie kilku – w przeciwnym razie wyniki będą nieczytelne.

Kolejnym rodzajem wykresu, którego wykorzystanie warto rozważyć przy projektowaniu pulpitu managerskiego jest wykres kołowy. Niezwykle prosty w odbiorze, a przez to bardzo skuteczny. Udziały poszczególnych kategorii czy segmentów prezentować można na wiele różnych sposobów, aczkolwiek wykres kołowy jest niewątpliwie tym najbardziej intuicyjnym. Co więcej, znacznie łatwiej przy jego pomocy zidentyfikować największych „udziałowców” i uzmysłowić sobie skalę ich przewagi nad całą resztą. Wykres kołowy nie jest jednak pozbawiony wad. Największą jest niewątpliwie fakt, iż sprawdza się on w przypadku prezentacji maksymalnie kilku kategorii. Gdy będzie ich więcej, wykres stanie się nieczytelny, a dostrzeżenie różnic pomiędzy poszczególnymi kategoriami znacznie trudniejsze.

Warto zatem dobrze przemyśleć wykorzystanie wykresu kołowego lub ewentualnie zagregować w jakiś sposób posiadane dane. Przykładowo, prezentując dane dotyczące udziału poszczególnych produktów w ogólnych wynikach sprzedaży, dobrze jest skoncentrować się na 4-5 największych produktach, a wszystkie pozostałe wrzucić do kategorii „Inne”. Trzeba być jednak świadomym tego, iż nie zawsze taka agregacja jest wskazana z biznesowego punktu widzenia.

Bardzo często istotne z punktu widzenia osób decyzyjnych w organizacji są zależności występujące pomiędzy dwoma różnymi wartościami. Jakie korzyści niesie wiedza na temat samego istnienia oraz siły zależności? Pozwala m. in. szybko zaobserwować, czy konkretne działania podejmowane w ramach organizacji mają negatywny, pozytywny czy też neutralny wpływ na inne aspekty działalności organizacji. Możliwości zastosowania wykresów bąbelkowych jest naturalnie o wiele więcej, aczkolwiek należy je dobrze przemyśleć, by wnioski płynące z ich analizy miały jak największą wartość biznesową.

Choć wykres bąbelkowy sugeruje wykorzystanie do wizualizacji okręgów, zdarzają się również przypadki wykorzystania innych kształtów. Nie warto jednak podążać tą drogą, gdyż okrąg w znacznie bardziej intuicyjny sposób umożliwia odbiorcy uzmysłowienie sobie wielkość zależności występującej pomiędzy dwoma zmiennymi aniżeli kwadrat czy jakikolwiek inny kształt.

Mimo dominacji wszelkiego rodzaju wykresów nie należy zapominać o znacznie bardziej oczywistych rozwiązaniach, jakimi są tabele. Tabelaryczna prezentacja danych wymaga wprawdzie nieco większej koncentracji i odrobinę dłuższej analizy, aczkolwiek w wielu przypadkach stanowi najskuteczniejszą formę prezentacji złożonych danych. Biorąc pod uwagę fakt, iż kokpit managerski powinien być interaktywny, wykorzystanie odpowiednio zaprojektowanej i połączonej z bazą danych tabeli przestawnej doskonale się w to wymaganie wpisuje. Konieczne jest jednak wykorzystanie przemyślanych opcji grupowania i filtrowania danych. Co więcej, by tabela przestawna była czytelna, nie powinna być przesadnie rozbudowana. Powinna być dość mocno zagregowana, jednak interaktywna na tyle, by umożliwić zainteresowanym bezproblemowe zejście do pożądanego poziomu szczegółowości.

Mapa drzewa, czyli tzw. treemap, to ostatni w naszym zestawieniu ciekawy sposób prezentacji danych zarządczych. Sposób wymyślony w latach 90. i wykorzystywany w przypadku pracy na dużych zbiorach danych – odpowiednio skategoryzowanych bądź uporządkowanych hierarchicznie. Czym charakteryzuje się mapa drzewa? To nic innego jak powierzchnia wypełniona przylegającymi do siebie, różnej wielkości prostokątami. Ich umiejscowienie pozwala określić miejsce w hierarchii, a rozmiar zmienną liczbową. Bardzo często mapa drzewa wzbogacana jest dodatkowo o kolor, który reprezentuje kolejną zmienną i nadaje tym samym całości znacznie większą wartość informacyjną.

Doskonały przykład wykorzystana mapy drzewa w organizacji stanowi chociażby analiza sprzedaży realizowana w poszczególnych regionach. Mapa regionów sprzedaży w organizacji będzie niczym innym jak zbiorem dużych prostokątów reprezentujących regiony oraz umieszczonych w ich wnętrzu mniejszych prostokątów reprezentujących podregiony, placówki czy nawet poszczególnych handlowców. Rozmiar tych prostokątów odpowiadać będzie wielkości wygenerowanej sprzedaży, zaś kolor (bądź poziom jego nasycenia) poziom realizacji planów sprzedażowych. Zaledwie jeden rzut oka pozwala zidentyfikować region o największej sprzedaży, a w jego obrębie handlowców, którzy pochwalić się mogą najlepszymi wynikami.

Przy pomocy mapy drzewa analizować można jednak nie tylko sprzedaż, ale również skuteczność działań marketingowych, źródła pochodzenia ruchu na stronach internetowych w poszczególnych krajach czy wyniki osiągane przez poszczególne zespoły w ramach organizacji.